Modul 14 von 16
Dokumenten-Archiv, das Wirtschaftsprüfer beim ersten Anlauf akzeptieren
Archiviere Belege, Verträge und Mails GoBD-konform, suchst per Volltext über alle Dokumente und versionierst Änderungen revisionssicher. EU-gehostet in Nürnberg, OCR läuft on-prem ohne Datenabfluss — der KI-Helfer schlägt Akten-Struktur und Schlagworte vor. 49 Euro pro Nutzer und Monat all-in, keine Pro-GB-Speicherkosten.
Was Dokumente kann
GoBD-konforme Archivierung mit Hash-Prüfsumme
Dokumente werden unveränderbar gespeichert mit SHA-256-Hash-Prüfsumme, Zeitstempel und Audit-Trail. Jede Änderung am Original ist technisch unmöglich — nur eine neue Version ist erlaubt, die Historie bleibt vollständig erhalten. Aufbewahrungsfristen pro Dokumentenart vorkonfiguriert (10 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Handelsbriefe, 30 Jahre für Patente und Personalakten). Nach Ablauf werden Dokumente automatisch zur Löschung vorgeschlagen — du bestätigst im Vier-Augen-Prinzip, das System dokumentiert die Löschung mit Audit-Eintrag inklusive Hash der gelöschten Datei. Wirtschaftsprüfer-Export auf Knopfdruck mit allen Belegen, Audit-Trails und Hash-Verifikation für die maschinelle Auswertbarkeit nach GoBD.
OCR-Volltextsuche über alle Dokumente
Jedes hochgeladene PDF, Bild oder Scan wird per OCR (Tesseract, EU-on-prem) durchsucht und volltextindiziert. Du suchst nach 'Lieferschein 2024 Müller GmbH' und das System findet alle passenden Dokumente — auch in Anhängen aus Mails, in gescannten Verträgen und in handschriftlichen Notizen (mit eingeschränkter Trefferquote). Suche unterstützt Wildcards, Boolean-Operatoren, Phrase-Suche und Suche in Metadaten (Autor, Erstelldatum, Akte, Schlagworte). Treffer werden im Dokument hervorgehoben, du springst direkt zur richtigen Seite. OCR-Qualität bei Standard-Scans über 98 Prozent, bei schlechter Scan-Qualität schlägt der KI-Helfer Korrekturen vor. Mehrsprachige OCR (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch) standardmäßig dabei.
Versionierung mit Vergleichsansicht für Word, Excel und PDF
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird eine neue Version erstellt — die Original-Version bleibt unveränderbar archiviert. Vergleichsansicht zeigt zwei Versionen nebeneinander mit hervorgehobenen Änderungen (Word-Diff, Excel-Diff, PDF-Diff). Du siehst pro Version, wer wann was geändert hat. Rollback auf eine ältere Version per Klick — die alte Version wird zur neuen, die zwischenzeitlichen Versionen bleiben in der Historie unangetastet. Wichtig für Verträge: Du kannst nachweisen, dass die unterschriebene Version unverändert ist, der Hash der Originaldatei wird im Audit-Log dokumentiert. Bei eIDAS-signierten Dokumenten wird die Signatur bei jeder Versionsänderung neu validiert.
Akten-Struktur mit hierarchischen Ordnern und Berechtigungen
Organisiere Dokumente in Akten — pro Kunde, pro Projekt, pro Mitarbeiter, pro Lieferant. Akten-Strukturen sind Templates, du erstellst eine neue Kunden-Akte und alle Standard-Ordner sind angelegt (Verträge, Korrespondenz, Rechnungen, Lieferscheine, Reklamationen). Berechtigungen pro Akte oder pro Ordner — Vertriebsmitarbeiter sieht nur seine Kunden, HR sieht nur Mitarbeiter-Akten, externe Partner bekommen befristeten Read-Only-Zugriff auf eine bestimmte Akte. Der KI-Helfer schlägt beim Upload automatisch Akte und Ordner vor — basierend auf Inhalt, Absender und Dokumenten-Typ. Multi-Tenant-Isolation per Postgres Row-Level Security stellt sicher, dass keine Daten zwischen Mandanten leaken.
Mail- und Office-Integration mit Outlook-Plugin
Outlook- und Gmail-Plugin: Mit einem Klick archivierst du Mails samt Anhängen direkt in die richtige Akte — der KI-Helfer schlägt die Akte basierend auf Absender, Betreff und Mail-Verlauf vor. Word, Excel und PowerPoint öffnest du direkt aus DARION-AI, speicherst zurück, neue Version wird automatisch angelegt — Co-Editing für mehrere Nutzer gleichzeitig über Microsoft 365 oder Google Workspace. Microsoft 365 und Google Workspace sind über OAuth angebunden, kein Drittanbieter-Kopieren der Dokumente. Web-Clipper als Browser-Extension archiviert Webseiten als PDF inklusive Quell-URL und Datum — wichtig für Recherche-Dokumentation und Compliance-Belege.
KI-Helfer für Klassifikation und Vertrags-Analyse
Lade ein Dokument hoch, der KI-Helfer (Mistral, EU-gehostet) klassifiziert es automatisch nach Dokumenten-Typ (Rechnung, Vertrag, Lieferschein, Brief, Angebot), extrahiert Metadaten (Datum, Absender, Betrag, Belegnummer) und schlägt Schlagworte vor. Trefferquote bei Standard-Dokumenten typisch über 90 Prozent, der KI-Helfer lernt aus deinen Korrekturen. Vertrags-Klauseln-Analyse zeigt dir kritische Punkte (Kündigungsfristen, Haftungs-Begrenzungen, Preisanpassungs-Klauseln, Geheimhaltungsvereinbarungen). Bei sensiblen Akten kannst du die KI-Verarbeitung pro Akte abschalten — dann wird nur OCR ausgeführt, ohne KI-Modelle. Sensible Daten verlassen die EU nicht, das Modell wird ausschließlich auf deinen anonymisierten Daten trainiert.
Wer nutzt das Modul
Geschäftsführer
Du brauchst beim nächsten Wirtschaftsprüfer-Termin sofort die letzten 7 Jahre Belege für Stichproben — der Prüfer will Beleg Nr. 2023-04-117 sehen, dann Nr. 2024-09-203 und so weiter. Im DMS-Modul gibst du eine Belegnummer oder einen Zeitraum ein — das System zeigt das Original-PDF inklusive Audit-Trail (wer hat wann hochgeladen, wer hat wann zugegriffen, welcher Hash hat sich nicht geändert). Der Wirtschaftsprüfer-Modus erlaubt einen befristeten Read-Only-Zugriff für externe Prüfer auf eine bestimmte Akte — ohne dass du DSGVO-Bedenken haben musst, alle Zugriffe sind protokolliert. Audit-Bericht für die Prüfung exportierst du als PDF auf Knopfdruck, fertig dokumentiert für GoBD-Anforderungen.
Teamleiter
Als Vertriebsleiter musst du Verträge für drei Mitarbeiter koordinieren und Vertragsverlängerungen rechtzeitig vorbereiten. Im DMS siehst du pro Kunde alle Vertrags-Versionen, kannst die letzte unterzeichnete Version mit dem aktuellen Entwurf vergleichen und siehst kritische Änderungen rot markiert. Wenn ein Vertrag in 30 Tagen ausläuft, bekommst du eine Notification — der KI-Helfer schlägt eine Verlängerungs-Erinnerung vor und legt direkt einen Wiedervorlage-Termin im CRM an. Vertrags-Klauseln-Analyse zeigt dir bei Neuverträgen problematische Punkte (lange Kündigungsfristen, einseitige Preisanpassung, fehlende Haftungs-Begrenzung) bevor du unterschreibst.
Mitarbeiter
Du bekommst eine Rechnung als PDF per Mail von einem Lieferanten. Mit dem Outlook-Plugin klickst du 'In DARION-AI archivieren' — der KI-Helfer erkennt Lieferant, Datum, Belegnummer und Betrag und schlägt die richtige Akte vor (Lieferanten-Akte → Rechnungen 2026). Du bestätigst mit einem Klick, das Dokument ist GoBD-konform archiviert mit Hash und Zeitstempel, der Buchungs-Vorschlag landet im Finanz-Modul mit vorgeschlagenem Kostenkonto. Suche per Volltext findet später jede Rechnung in unter 2 Sekunden — auch wenn du die Belegnummer vergessen hast und nur noch weißt, dass es um Hardware-Bestellungen aus dem Sommer ging.
Verzahnt mit
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Häufige Fragen
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ISO-27001-konformes Information Security Management System mit Risiko-Inventory, Statement of Applicability, TOMs nach Artikel 32 DSGVO, unveränderbarem Audit-Trail mit Hash-Verkettung und NIS2-Reifegrad-Tracker.
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