Dokumenten-Archiv, das Wirtschaftsprüfer beim ersten Anlauf akzeptieren

Dokumente werden unveränderbar gespeichert, mit SHA-256-Hash-Prüfsumme, Zeitstempel und Audit-Trail. Eine Änderung am Original ist technisch unmöglich; erlaubt ist nur eine neue Version, und die Historie bleibt vollständig erhalten. Die Aufbewahrungsfristen sind pro Dokumentenart vorkonfiguriert: 10 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Handelsbriefe, 30 Jahre für Patente und Personalakten. Nach Ablauf schlägt das System Dokumente automatisch zur Löschung vor. Du bestätigst im Vier-Augen-Prinzip, und das System dokumentiert die Löschung mit einem Audit-Eintrag inklusive Hash der gelöschten Datei. Den Wirtschaftsprüfer-Export bekommst du auf Knopfdruck, mit allen Belegen, Audit-Trails und Hash-Verifikation für die maschinelle Auswertbarkeit nach GoBD.

Jedes hochgeladene PDF, Bild oder Scan wird per OCR (Tesseract, EU-on-prem) erfasst und volltextindiziert. Du suchst nach 'Lieferschein 2024 Müller GmbH' und das System findet alle passenden Dokumente, auch in Anhängen aus Mails, in gescannten Verträgen und in handschriftlichen Notizen (dort mit eingeschränkter Trefferquote). Die Suche unterstützt Wildcards, Boolean-Operatoren, Phrase-Suche und die Suche in Metadaten wie Autor, Erstelldatum, Akte und Schlagworten. Treffer werden im Dokument hervorgehoben, sodass du direkt zur richtigen Seite springst. Die OCR-Qualität liegt bei Standard-Scans über 98 Prozent, und bei schlechter Scan-Qualität schlägt der KI-Helfer Korrekturen vor. Mehrsprachige OCR für Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch ist standardmäßig dabei.

Bei jeder Änderung an einem Dokument entsteht eine neue Version, während die Original-Version unveränderbar archiviert bleibt. Die Vergleichsansicht zeigt zwei Versionen nebeneinander mit hervorgehobenen Änderungen, als Word-Diff, Excel-Diff oder PDF-Diff. Du siehst pro Version, wer wann was geändert hat. Ein Rollback auf eine ältere Version geht per Klick: Die alte Version wird zur neuen, und die zwischenzeitlichen Versionen bleiben in der Historie unangetastet. Gerade bei Verträgen ist das wichtig, denn du kannst nachweisen, dass die unterschriebene Version unverändert ist. Der Hash der Originaldatei wird dafür im Audit-Log dokumentiert. Bei eIDAS-signierten Dokumenten wird die Signatur bei jeder Versionsänderung neu validiert.

Du organisierst Dokumente in Akten, etwa pro Kunde, pro Projekt, pro Mitarbeiter oder pro Lieferant. Akten-Strukturen funktionieren als Templates: Du erstellst eine neue Kunden-Akte und alle Standard-Ordner sind schon angelegt, von Verträgen über Korrespondenz, Rechnungen und Lieferscheine bis zu Reklamationen. Berechtigungen vergibst du pro Akte oder pro Ordner. Ein Vertriebsmitarbeiter sieht nur seine Kunden, HR sieht nur Mitarbeiter-Akten, und externe Partner bekommen befristeten Read-Only-Zugriff auf eine bestimmte Akte. Der KI-Helfer schlägt beim Upload automatisch Akte und Ordner vor, basierend auf Inhalt, Absender und Dokumenten-Typ. Multi-Tenant-Isolation per Postgres Row-Level Security stellt sicher, dass keine Daten zwischen Mandanten leaken.

Mit dem Outlook- und Gmail-Plugin archivierst du Mails samt Anhängen mit einem Klick direkt in die richtige Akte. Der KI-Helfer schlägt die passende Akte basierend auf Absender, Betreff und Mail-Verlauf vor. Word, Excel und PowerPoint öffnest du direkt aus DARION-AI und speicherst zurück, dabei wird automatisch eine neue Version angelegt. Co-Editing für mehrere Nutzer gleichzeitig funktioniert über Microsoft 365 oder Google Workspace. Beide sind über OAuth angebunden, ohne dass ein Drittanbieter deine Dokumente kopiert. Der Web-Clipper als Browser-Extension archiviert Webseiten als PDF inklusive Quell-URL und Datum, was für Recherche-Dokumentation und Compliance-Belege wichtig ist.

Du lädst ein Dokument hoch, und der KI-Helfer (Qwen3, self-hosted in der EU) klassifiziert es automatisch nach Dokumenten-Typ, also Rechnung, Vertrag, Lieferschein, Brief oder Angebot. Er extrahiert Metadaten wie Datum, Absender, Betrag und Belegnummer und schlägt Schlagworte vor. Die Trefferquote liegt bei Standard-Dokumenten typisch über 90 Prozent, und der KI-Helfer lernt aus deinen Korrekturen. Die Vertrags-Klauseln-Analyse zeigt dir kritische Punkte wie Kündigungsfristen, Haftungs-Begrenzungen, Preisanpassungs-Klauseln und Geheimhaltungsvereinbarungen. Bei sensiblen Akten kannst du die KI-Verarbeitung pro Akte abschalten, dann wird nur die OCR ausgeführt, ohne KI-Modelle. Sensible Daten verlassen die EU nicht, und das Modell wird ausschließlich auf deinen anonymisierten Daten trainiert.