Vertrieb
Kontakte pflegen, Deals durch die Vertriebsstufen führen, eigene Pipelines anlegen.
Vertrieb
Wozu dieses Modul da ist
In der Seitenleiste heißt dieses Modul Vertrieb. Die Adresse lautet trotzdem /crm, beides meint dasselbe.
Du pflegst hier eure Kontakte, also Personen und Unternehmen. Zu jedem Verkaufsvorgang legst du einen Deal an. Diesen Deal schaltest du Stufe für Stufe weiter, vom ersten Kontakt bis zum Abschluss.
Auf der Übersicht siehst du, wie viel Geld in eurer Pipeline steckt und wie viele Abschlüsse ihr im Schnitt gewinnt.
Aufnahme aus der Anwendung mit Beispieldaten der Musterfirma GmbH. Deine Ansicht zeigt eure eigenen Daten.
Was das Modul nicht tut
Das Modul verschickt keine E-Mails. Aktivitäten wie Anrufe und Mails hältst du nachträglich fest, ausgelöst werden sie woanders.
Angebote und Rechnungen schreibst du nicht hier, sondern in den Finanzen. Ein gewonnener Deal wird nicht automatisch zum Angebot.
Es gibt keinen Import. Bestehende Kontaktlisten musst du von Hand eintragen.
Was du vorher brauchst
Für einen Deal genügt ein einziges Feld, nämlich der Titel. Du kannst also sofort loslegen.
| Was | Wo du es anlegst | Wozu du es brauchst |
|---|---|---|
| Kontakte | Vertrieb > Kontakte | Damit du beim Deal einen Kunden auswählen kannst. Ohne Kontakt bleibt das Feld leer. |
| Pipeline | Vertrieb > Pipelines | Damit du Deals nach Vertriebsweg trennen kannst, etwa Neukunden und Bestandskunden. |
| Rolle Administrator oder Inhaber | Admin > Mitglieder | Zum Anlegen und Ändern. Mit der Rolle Mitglied siehst du alles, änderst aber nichts. |
Den ersten Deal anlegen
- Modul öffnen. Klick in der Seitenleiste auf Vertrieb.
- Kontakt anlegen. Wechsle auf den Reiter Kontakte und klick auf Neuer Kontakt. Trag Namen und E-Mail ein und speichere.
- Deal starten. Geh zurück auf Übersicht und klick auf Neuer Deal.
- Titel vergeben. Trag ein, worum es geht, zum Beispiel „Wartungsvertrag Halle 2“.
- Kunden zuordnen. Wähle unter Kunde den eben angelegten Kontakt aus.
- Pipeline wählen. Ordne den Deal einer Pipeline zu, falls ihr mehrere führt.
- Wert eintragen. Trag unter Wert den erwarteten Umsatz ein, zum Beispiel 12000.
- Wahrscheinlichkeit schätzen. Wähle gering, mittel oder hoch. Das entspricht 25, 50 und 75 Prozent.
- Speichern. Klick auf Speichern.
Woran du erkennst, dass es geklappt hat
Der Deal steht auf der Übersicht in der ersten Spalte des Boards, also unter Prospect. Jeder neue Deal startet dort, das lässt sich beim Anlegen nicht ändern.
Sein Betrag zählt sofort in der Kachel Pipeline-Wert mit. Die Kachel Offene Deals ist um eins gestiegen.
Der Weg eines Deals
Ein Deal durchläuft feste Stufen. Du schaltest ihn im Auswahlfeld auf der Deal-Karte weiter.
| Stufe | Was sie bedeutet | Was danach möglich ist |
|---|---|---|
| Prospect | Erster Kontakt, noch nichts geprüft. | Qualifiziert oder Verloren |
| Qualifiziert | Bedarf und Budget sind geklärt. | Angebot oder Verloren |
| Angebot | Ein Angebot liegt beim Kunden. | Verhandlung, zurück zu Qualifiziert oder Verloren |
| Verhandlung | Ihr sprecht über Preis und Vertrag. | Gewonnen, zurück zu Angebot oder Verloren |
| Gewonnen | Der Auftrag ist da. Endpunkt. | nichts mehr |
| Verloren | Der Deal ist geplatzt. Endpunkt. | nichts mehr |
Zwei Dinge sind dabei wichtig. Gewonnen erreichst du nur aus Verhandlung. Und aus Gewonnen oder Verloren kommst du nicht mehr heraus.
Wählst du einen Sprung, den die Tabelle nicht erlaubt, weist DARION-AI ihn ab. Auf der Übersicht erscheint dann der Hinweis „Diese Stage-Änderung ist nicht erlaubt“.
Häufige Aufgaben
Einen Kontakt anlegen
Öffne Vertrieb > Kontakte und klick auf Neuer Kontakt. Wähle zuerst den Typ aus, also Person oder Unternehmen.
Für eine Person trägst du Vorname und Nachname ein. Für ein Unternehmen nutzt du das Feld Verknüpftes Unternehmen. Dazu kommen E-Mail und Telefon.
Der Status steht anfangs auf Lead. Wird ein Kunde daraus, setzt du ihn auf Aktiv. Wer nicht mehr aktuell ist, bekommt Archiviert.
Eine Aktivität festhalten
Klick in der Kontaktliste auf einen Namen. Auf der Detailseite klickst du auf Aktivität loggen.
Wähle den Aktivitätstyp aus, also Anruf, E-Mail, Meeting oder Notiz. Trag einen Betreff und den Zeitpunkt ein. Die Einträge sammelt der Reiter Aktivitäten.
Einen Deal weiterschalten
Dafür gibt es zwei Wege. Auf der Übersicht änderst du die Stufe direkt im Auswahlfeld auf der Deal-Karte.
Der zweite Weg führt über die Detailseite. Klick in der Deal-Liste auf einen Titel. Oben stehen dann nur die Stufen als Schaltflächen, die von hier aus erlaubt sind.
Eine eigene Pipeline anlegen
Öffne Vertrieb > Pipelines und klick auf Neue Pipeline. Gib ihr einen Namen, zum Beispiel Bestandskunden.
Darunter baust du die Stufen. Je Stufe trägst du Stage-Name, Win-Probability und WIP-Limit ein. Mit Stage hinzufügen kommt eine weitere Zeile dazu.
Mit Als Standard setzen legst du fest, welche Pipeline neue Deals vorschlägt.
Deals als Kanban ansehen
Öffne Vertrieb > Deals und klick auf Kanban. Die Ansicht zeigt dieselben Deals in Spalten. Die Stufe änderst du auch dort über das Auswahlfeld auf der Karte.
Wer darf was in diesem Modul
| Was du tun willst | Mitglied | Administrator | Inhaber |
|---|---|---|---|
| Kontakte, Deals und Pipelines ansehen | ja | ja | ja |
| Kontakte anlegen und ändern | nein | ja | ja |
| Deals anlegen und ändern | nein | ja | ja |
| Deals weiterschalten | nein | ja | ja |
| Aktivitäten festhalten | nein | ja | ja |
| Pipelines anlegen und ändern | nein | ja | ja |
Die Rolle gilt immer für den gesamten Arbeitsbereich, nicht für einzelne Module. Eine eigene Vertriebsrolle, mit der jemand nur Deals bearbeitet, gibt es derzeit nicht.
Referenz
Die Seiten des Moduls
| Seite | Was du dort findest |
|---|---|
| Vertrieb | Die vier Kennzahlen und das Board mit allen Deals |
| Vertrieb > Kontakte | Die Kontaktliste mit Typ, Name, E-Mail und Status |
| Vertrieb > Deals | Die Deal-Liste mit Titel, Stufe, Wert und Wahrscheinlichkeit |
| Vertrieb > Pipelines | Eure Pipelines und den Stage-Editor |
Die vier Reiter stehen ganz oben auf jeder Seite des Moduls.
Die Kennzahlen auf der Übersicht
Die vier Kacheln rechnet DARION-AI aus euren Deals aus. Gepflegt werden sie nicht.
Pipeline-Wert ist die Summe aller Deals, die weder gewonnen noch verloren sind.
Offene Deals zählt genau diese Deals.
Win-Rate ist der Anteil der gewonnenen an allen entschiedenen Deals. Offene Deals zählen dabei nicht mit.
Ø Sales-Cycle ist die durchschnittliche Zeit zwischen dem ersten und dem letzten Stufenwechsel eines Deals. Solange kein Deal je die Stufe gewechselt hat, steht dort ein Strich.
Was es noch nicht gibt
Die Karte KI-Insights. Sie steht rechts neben dem Board und zeigt drei feste Beispieltexte mit erfundenen Firmennamen. Die Karte wertet eure Daten nicht aus.
Die Überschrift des Boards. Über dem Board steht „Sales-Pipeline · Q2 2026“ mit dem Zusatz „6 Stages“. Dieser Text ist fest hinterlegt. Er passt sich weder eurem Zeitraum noch eurer Pipeline an.
Eigene Stufen im Board. Der Stage-Editor speichert eure Stufen, aber Board, Liste und Kanban zeigen immer dieselben sechs festen Stufen. Win-Probability und WIP-Limit wirken sich noch nirgends aus.
Der CSV-Export. Die Schaltfläche über der Kontaktliste ist ausgegraut und lässt sich nicht anklicken. Einen Import gibt es ebenfalls nicht.
Die Dublettenprüfung. Legst du einen zweiten Kontakt mit derselben E-Mail an, hindert dich niemand daran. Eine Warnung erscheint dabei nicht.
Der Forecast. Best Case, Likely und Commit werden berechnet, aber in der Oberfläche noch nicht angezeigt.
Wenn etwas nicht klappt
„Vertrieb“ fehlt in meiner Seitenleiste. Dann ist das Modul für euren Arbeitsbereich ausgeblendet, oder deine Rolle hat keinen Lesezugriff. Sprich die Person an, die euren Arbeitsbereich verwaltet.
Ich kann den Deal nicht auf Gewonnen setzen. Gewonnen ist nur aus der Stufe Verhandlung erreichbar. Schalte den Deal erst dorthin.
Ich kann einen verlorenen Deal nicht wiederbeleben. Gewonnen und Verloren sind Endpunkte. Für einen neuen Anlauf legst du einen neuen Deal an.
Im Feld Kunde steht mein Kunde nicht. Gesucht wird nur in euren Kontakten. Leg den Kontakt zuerst unter Vertrieb > Kontakte an.
Der Pipeline-Wert sieht zu hoch aus. In die Summe fließen alle offenen Deals ein, auch solche in der Stufe Prospect. Schalte entschiedene Deals auf Gewonnen oder Verloren.
Verwandt
- Finanzen: Aus einem gewonnenen Deal ein Angebot schreiben.
- Verträge: Den unterschriebenen Vertrag ablegen.
- Berechtigungen: Welche Rolle was darf.