Archivo documental que los auditores aceptan al primer intento

Los documentos se almacenan de forma inalterable con suma de verificación SHA-256, sello de tiempo y registro de auditoría. Cualquier modificación del original es técnicamente imposible; solo se permite una nueva versión, mientras que el historial se conserva íntegramente. Los periodos de retención por tipo de documento están preconfigurados (10 años para justificantes contables, 6 años para correspondencia comercial, 30 años para patentes y expedientes de personal). Tras el vencimiento, los documentos se proponen automáticamente para su eliminación; lo confirmas mediante el principio de cuatro ojos y el sistema documenta la eliminación con entrada en el registro de auditoría, incluido el hash del archivo eliminado. La exportación para auditores, a un clic, incluye todos los justificantes, registros de auditoría y verificación de hashes para la auditabilidad mecánica conforme a GoBD.

Cada PDF, imagen o escaneado cargado se procesa por OCR (Tesseract, on-prem en la UE) y se indexa en texto completo. Buscas 'albarán 2024 Müller GmbH' y el sistema encuentra todos los documentos coincidentes, incluyendo los adjuntos en correos, contratos escaneados y notas manuscritas (con tasa de coincidencia limitada). La búsqueda admite comodines, operadores booleanos, búsqueda por frase y búsqueda en metadatos (autor, fecha de creación, expediente, palabras clave). Los resultados se resaltan en el documento y puedes ir directamente a la página correcta. La calidad del OCR en escaneos estándar supera el 98%; ante baja calidad de escaneo el ayudante de IA propone correcciones. OCR multilingüe (alemán, inglés, francés, italiano) incluida de serie.

Ante cada modificación de un documento se crea una nueva versión; la versión original permanece archivada de forma inalterable. La vista de comparación muestra dos versiones en paralelo con los cambios resaltados (comparación de Word, Excel y PDF). Ves por versión quién cambió qué cuándo. Reversión a una versión anterior con un clic: la versión antigua se convierte en la nueva, mientras que las versiones intermedias permanecen intactas en el historial. Importante para contratos: puedes demostrar que la versión firmada no ha sido modificada; el hash del archivo original queda documentado en el registro de auditoría. En documentos firmados mediante eIDAS, la firma se valida de nuevo en cada cambio de versión.

Organiza los documentos en expedientes: por cliente, por proyecto, por empleado, por proveedor. Las estructuras de expedientes son plantillas; creas un nuevo expediente de cliente y todas las carpetas estándar ya están creadas (contratos, correspondencia, facturas, albaranes, reclamaciones). Permisos por expediente o por carpeta: los comerciales ven solo sus clientes; RR. HH. ve solo los expedientes de empleados; los socios externos obtienen acceso de solo lectura con plazo fijo a un expediente concreto. El ayudante de IA propone automáticamente el expediente y la carpeta al subir archivos, basándose en el contenido, el remitente y el tipo de documento. El aislamiento multitenant mediante Row-Level Security de Postgres garantiza que no haya fuga de datos entre tenants.

Plugin de Outlook y Gmail: con un clic archivas correos junto con los adjuntos directamente en el expediente correcto; el ayudante de IA propone el expediente basándose en el remitente, el asunto y el hilo del correo. Word, Excel y PowerPoint los abres directamente desde DARION-AI, guardas de nuevo, y la nueva versión se crea automáticamente; la coedición para varios usuarios simultáneamente se realiza a través de Microsoft 365 o Google Workspace. Microsoft 365 y Google Workspace están conectados mediante OAuth; ninguna copia de documentos por terceros. La extensión del navegador como web clipper archiva páginas web en PDF, incluida la URL de origen y la fecha, importante para documentación de investigaciones y justificantes de cumplimiento normativo.

Subes un documento y el ayudante de IA (Qwen3, self-hosted en la UE) lo clasifica automáticamente por tipo de documento: factura, contrato, albarán, carta u oferta. Extrae metadatos como fecha, remitente, importe y número de justificante y propone palabras clave. La tasa de aciertos en documentos estándar suele superar el 90%, y el ayudante de IA aprende de tus correcciones. El análisis de cláusulas contractuales te muestra los puntos críticos como plazos de preaviso, limitaciones de responsabilidad, cláusulas de ajuste de precios y acuerdos de confidencialidad. En expedientes sensibles puedes desactivar el procesamiento de IA por expediente; entonces solo se ejecuta el OCR, sin modelos de IA. Los datos sensibles no salen de la UE, y el modelo se entrena exclusivamente con tus datos anonimizados.