Módulo 24 de 24
PróximamenteDocumentos en los que trabajáis a la vez
Works es el lugar donde se escribe en la empresa: actas, conceptos, textos de propuestas, instrucciones. Varios compañeros escriben en el mismo documento, ven quién trabaja dónde y ya no necesitan copias de archivos ni rondas de correo. Cada versión se guarda automáticamente, cada documento pertenece por diseño técnico a un único cliente y todo funciona conforme al RGPD en servidores propios en Núremberg.
Qué puede hacer Works
Un editor para todo lo que escribís
Títulos, listas, tablas, listas de comprobación y citas están integrados en el editor, sin rodeos por plantillas de Word ni complementos externos. El texto se guarda de forma continua, no tienes que guardar manualmente y no pierdes nada aunque el navegador se cierre de golpe. El editor es deliberadamente sencillo: hace exactamente lo que exige el día a día en lugar de ofrecer cien opciones de formato que al final nadie usa.
Varias personas en el mismo documento
Varias personas editan el mismo documento en tiempo real y cada cambio aparece de inmediato para el resto. Ves quién escribe dónde y ya no tienes que preguntar si alguien sigue con el archivo abierto. Así desaparecen las copias clásicas con nombres como final_v3 y se elimina el trabajo posterior de fusionar tres versiones.
Versiones guardadas en lugar de archivos sueltos
De cada documento se guardan versiones, de modo que puedes volver atrás en cualquier momento si algo se borró o se sobrescribió por error. Las versiones pertenecen al documento y no a usuarios concretos, así que se mantienen aunque alguien deje la empresa. De este modo queda trazable cómo se originó un texto.
Permisos por documento
Cada documento nace privado y se comparte de forma dirigida con compañeros concretos. Quien no tiene permiso no ve el documento, tampoco en la búsqueda. Así trabajas con borradores confidenciales, por ejemplo sobre personal o sobre el cálculo de una oferta, en el mismo sistema que todo lo demás sin que queden visibles para todo el equipo.
Separación por cliente forzada en la base de datos
Cada documento, cada versión guardada y cada permiso está ligado a tu empresa, protegido con seguridad a nivel de fila directamente en la base de datos y una puerta de módulo adicional. La separación no solo se oculta en la interfaz, sino que se impone una capa más abajo: ni siquiera una llamada defectuosa puede devolver datos de otra empresa.
Conectado con Documentos, Conocimiento y Proyectos
Un texto terminado pasa al archivo a prueba de auditoría del módulo Documentos, los contenidos de validez duradera se incorporan al módulo Conocimiento y las actas se enlazan con el proyecto correspondiente. Works es así el banco de trabajo para escribir, mientras archivo, base de conocimiento y expediente de proyecto conservan su propia función.
Quién utiliza este módulo
Director general
Como director general ya no escribes la actualización trimestral en Word para enviarla por correo, sino que la creas como documento e invitas a dos responsables a escribir contigo. Trabajáis en paralelo sobre el mismo texto, la versión siempre está al día y al final trasladas el resultado a la base de conocimiento, donde lo encuentra toda la empresa. En temas sensibles el borrador sigue siendo privado hasta que decides compartirlo.
Jefe de equipo
Como responsable de equipo levantas el acta de la reunión semanal durante la propia reunión, mientras dos compañeros añaden sus puntos en paralelo. Las tareas quedan como lista de comprobación y los puntos abiertos siguen visibles hasta la siguiente ronda. Como se guardan versiones de forma continua, semanas después puedes reconstruir qué se habló y en qué quedó.
Empleado
Como empleado redactas una instrucción para un proceso recurrente, pides la opinión de una compañera y solo compartes el texto cuando está realmente listo. No necesitas una cuenta adicional con un proveedor externo ni un archivo en el escritorio, y el texto se queda donde están también el resto de los datos de la empresa.
Integrado con
DocumentosConocimientoProyectos
Preguntas frecuentes
Otros módulos de esta área
Disponible
Cumplimiento RGPD
Cumplimiento de la protección de datos con gestión de políticas y prueba de aceptación, solicitudes de los interesados según el art. 12 del RGPD con plazo automático de 30 días, registro de actividades según el art. 30 y resumen de las EIPD desde el módulo ISMS. Separación estricta de tenants, apto para auditorías, alojado en la UE en Núremberg.
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Disponible
Documentos
Gestión documental conforme a GoBD con búsqueda de texto completo por OCR, versionado y ayudante de IA para estructura de expedientes, clasificación y archivo inalterable
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Disponible
Conocimiento
Base de conocimiento estructurada con búsqueda de IA, generación automática de FAQ desde tickets, rutas de incorporación por roles, inventario de habilidades y detección de contenido obsoleto. Conforme al RGPD, aislado multitenant, alojado en la UE en Hetzner Núremberg, sin mantenimiento manual en Excel.
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Disponible
ISMS
Sistema de gestión de la seguridad de la información conforme a ISO 27001 con inventario de riesgos, Declaración de Aplicabilidad, medidas técnicas y organizativas según el art. 32 del RGPD, registro de auditoría inalterable con encadenamiento de hashes y rastreador del nivel de madurez NIS2.
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Informes
Resumen de informes entre módulos con paneles, exportaciones programadas y ayudante de IA para el análisis de ejecuciones e informes obsoletos