Settore
Meccanica industriale — contratti OEM, manutenzione e ricambi in un unico sistema
Dall'ora del progettista al contratto di manutenzione: DARION-AI collega progetti, magazzino e gestione contratti per i costruttori di macchine.
Das Problem
Contratti OEM in SharePoint, ore in Excel
I contratti di manutenzione con i clienti OEM si trovano in cartelle SharePoint, le ore dei progettisti vengono registrate in Excel e lo stato di avanzamento del progetto è in un tool PM separato. A fine mese tre collaboratori devono consolidare i dati da tre sistemi diversi. Quando si avvicina un rinnovo contrattuale manca la panoramica sulle prestazioni degli ultimi mesi. Le scadenze SLA vengono annotate in calendario e dimenticate durante le ferie. Il risultato: rielaborazione manuale, fatture ritardate e violazioni SLA che generano penali.
Magazzino ricambi scollegato dal servizio
Il magazzino ricambi è gestito in un software dedicato, gli ordini di servizio arrivano dal sistema di ticketing e gli acquisti passano attraverso l'ufficio acquisti. Questi tre sistemi non si conoscono. Un tecnico di servizio non sa se un ricambio è disponibile a magazzino prima di recarsi dal cliente. Se arriva senza il pezzo, si genera una trasferta aggiuntiva. L'ufficio acquisti ordina pezzi già presenti in magazzino perché la giacenza è registrata in modo errato. Immobilizzo del capitale e tempi di consegna aumentano.
Più sedi, versioni diverse
Con 2-5 siti produttivi nascono problemi di versionamento dei dati: documenti di progettazione, listini prezzi e documenti di progetto esistono in più versioni locali. Non è chiaro chi stia lavorando con quale versione. La modifica collaborativa non è possibile, i processi di approvazione avvengono via e-mail. In caso di conflitti sulle date di consegna la direzione non dispone di una visione consolidata. Il reporting viene assemblato manualmente in Excel ed è già obsoleto al momento della finalizzazione.
Die Lösung
Modulo Contratti con visibilità sulle date di consegna
Il modulo Contratti di DARION-AI memorizza contratti di manutenzione OEM, contratti di fornitura e accordi quadro con alert automatici di rinnovo e tracciamento delle scadenze SLA. Ogni contratto è collegato al relativo progetto nel modulo Progetti — le date di consegna del progetto sono visibili direttamente nel contratto. Le scadenze SLA generano promemoria automatici prima che scattino le penali. Le ore dei progettisti dai progetti confluiscono direttamente nella fatturazione contrattuale — nessun allineamento manuale.
Magazzino e IT-Service integrati per i ricambi
Il modulo Warehouse di DARION-AI è direttamente connesso al modulo IT e servizi. Un ticket di servizio può creare automaticamente una prenotazione ricambi. Il tecnico di servizio vede la giacenza di magazzino in tempo reale prima di recarsi dal cliente. Gli ordini vengono generati automaticamente quando la scorta minima viene superata al ribasso, con workflow di approvazione per ordini che superano una soglia definita. L'immobilizzo del capitale si riduce perché gli ordini in eccesso vengono eliminati grazie alla corretta visibilità delle giacenze.
Ore HR dai progetti direttamente in busta paga
Ore dei progettisti, tempi dei tecnici di servizio e carichi dei project manager vengono registrati nel modulo Progetti e confluiscono senza interruzione nella preparazione delle buste paga HR. Analisi degli straordinari, assegnazioni ai centri di costo e report dei costi di progetto sono aggiornati quotidianamente senza export in Excel. La direzione dispone nel dashboard di una visione consolidata su tutte le sedi — avanzamento progetti, utilizzo delle risorse e stato contrattuale in un'unica schermata.
Praxisbeispiele
Monitoraggio scadenze SLA per clienti OEM
Il responsabile del servizio apre la mattina il dashboard Contratti. Tutti i contratti di manutenzione OEM con scadenza nei prossimi 14 giorni sono evidenziati in rosso. Con un clic vede l'ultimo appuntamento di servizio, lo stato del ticket aperto e la giacenza di magazzino per i ricambi necessari. Assegna l'incarico con un clic e il tecnico riceve la documentazione completa dell'ordine sull'app.
Ordine ricambi con soglia minima automatica
Il modulo magazzino rileva che l'O-ring tipo A4 è sceso a 3 pezzi — la scorta minima è 10. Viene creato automaticamente un ordine proposto e inviato all'acquirente per l'approvazione. Dopo l'approvazione l'ordine viene inviato direttamente al fornitore preferito. Il tecnico di servizio vede nel suo sistema di ticketing quando il pezzo verrà consegnato e pianifica di conseguenza l'appuntamento dal cliente.
Chiusura mensile senza consolidamento dati manuale
A fine mese il project manager esporta le ore di tutti i collaboratori dal modulo Progetti direttamente nella preparazione delle buste paga HR — un clic, nessun file Excel. L'amministrazione finanziaria preleva le prestazioni di progetto fatturate dal modulo Contratti per l'emissione delle fatture. Il commercialista riceve l'export DATEV direttamente dal modulo Finanze. Il processo richiede ore invece di giorni.
Relevante Module
Compliance & Standards
GoBDGDPRISO 27001
Häufige Fragen
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