Gestione contratti senza cimitero SharePoint e senza scadenze dimenticate

Tutti i contratti in un fascicolo con dati anagrafici, controparti contrattuali, durate e allegati. L'OCR PDF rende i contratti ricercabili full-text — trovi la clausola sulla limitazione di responsabilità in secondi anziché ore. I contratti sono categorizzati per tipo (fornitori, clienti, dipendenti, NDA, DPA, contratti di locazione), l'accesso è protetto tramite ruoli e Postgres Row-Level Security — la direzione vede tutto, gli acquisti solo i contratti fornitori, HR solo i contratti di lavoro. La ricerca supporta frasi, wildcard e filtri per controparte, durata o valore del contratto. La cronologia di ricerca è personale, in modo che l'ultimo filtro sia ancora disponibile al login successivo. I contratti tra società collegate, ramificazioni di gruppo e contratti con partner vengono rappresentati con tag di relazione. Gli allegati come appendici, CGC, descrizioni delle prestazioni sono collegati versionati al contratto principale. Anche i filoni contrattuali paralleli — contratto quadro più singoli ordini — li colleghi in modo gerarchico, in modo da vedere nel contratto quadro lo stato di tutti gli ordini in corso.

I contratti li firmi in conformità a eIDAS direttamente in DARION-AI — firma elettronica qualificata (QES) per firme giuridicamente vincolanti, firma avanzata (AES) per i flussi di lavoro interni. Le controparti contrattuali firmano tramite un link sicuro senza proprio account, con identificazione tramite video-ident o eID. I contratti firmati vengono archiviati in modo immutabile, il certificato di firma fa parte dell'audit trail. Le firme in blocco per molti NDA contemporaneamente sono possibili — ad esempio durante un'ondata di recruiting per 20 candidati. I certificati di firma provengono da prestatori di servizi fiduciari UE, la conformità a eIDAS è verificabile. I timestamp di prestatori di servizi fiduciari qualificati garantiscono il momento della firma in modo giuridicamente vincolante. Per firme a più livelli (amministratore delegato più procuratore) il flusso di lavoro avviene automaticamente nell'ordine corretto. Per i contratti con requisito di forma scritta ai sensi del BGB la QES può essere combinata anche con una firma elettronica di accompagnamento, in modo che anche le clausole di forma scritta classiche siano soddisfatte digitalmente in modo legalmente sicuro.

Per ogni contratto definisci durata, termine di disdetta e opzione di proroga. DARION-AI monitora le scadenze automaticamente, le notifiche arrivano 90, 60 e 30 giorni prima del termine di disdetta — configurabili per tipo di contratto. Per i contratti critici (valore contrattuale sopra soglia, fornitore strategico) il sistema escala all'amministratore delegato. Le proroghe contrattuali dimenticate o le disdette mancate sono storia — l'helper IA suggerisce già nel testo di notifica la prossima azione: 'scrivere disdetta', 'negoziare proroga', 'avviare comparazione fornitori'. La panoramica di tutte le scadenze dei prossimi 12 mesi la vedi nel dashboard scadenze, ordinata per importanza e data. Anche le revisioni dei Service Level Agreement e le clausole annuali di adeguamento prezzo attivano come scadenza, in modo da non dimenticare di avviare revisioni o trattative di prezzo in tempo. In caso di proroga tacita il sistema avvisa in modo particolarmente anticipato — 120 giorni prima della scadenza con escalation alla direzione, in modo che non ti ritrovi con un vincolo contrattuale dalla porta sul retro. Gli appuntamenti atterrano opzionalmente nel tuo calendario Outlook, in modo da essere ricordato della scadenza anche senza login in DARION-AI.

Carica un contratto e l'helper IA estrae automaticamente le parti contrattuali, la durata, i termini di disdetta, la limitazione di responsabilità, il foro competente e le condizioni di pagamento. Le clausole a rischio come la proroga automatica, i diritti di modifica unilaterali o clausole di responsabilità insolite vengono segnalate e mostrate con motivazione. L'helper è basato su Qwen3, self-hosted nell'UE, e impara dai tuoi modelli contrattuali senza che i dati fuoriescano verso servizi cloud statunitensi. Per i contratti standard in lingua tedesca il tasso di rilevamento è superiore al 90 percento. Tu confermi o correggi l'estrazione, e il sistema impara dalle tue correzioni; dopo circa 30 contratti le proposte sono per lo più direttamente accettabili. Il punteggio di rischio per contratto combina valore contrattuale, durata, limite di responsabilità e clausole critiche, così riconosci subito i contratti più delicati del portfolio e puoi assegnare loro una priorità. E quando metti a confronto più contratti simili, l'helper IA crea una matrice delle clausole su responsabilità, durata, penali e service level. Così vedi a colpo d'occhio dove i tuoi contratti standard divergono e quali condizioni dovresti standardizzare nei confronti dei fornitori.

Ogni versione del contratto viene salvata, le modifiche tra versioni le vedi nel visualizzatore diff con evidenziazione di aggiunte e cancellazioni. I cicli di negoziazione con le controparti contrattuali avvengono tramite un flusso di lavoro strutturato — annotazioni, suggerimenti, accettazione o rifiuto per clausola. I contratti di modifica e le appendici sono collegati al contratto principale, l'helper IA riassume le modifiche tra due versioni in una frase. In caso di più clausole negoziate in parallelo il sistema mantiene la visione d'insieme — vedi per clausola lo stato (aperto, in negoziazione, accettato) e non devi cercare nei thread di e-mail cosa era stato concordato da ultimo. Anche le revisioni legali esterne le documenti come commento per clausola, in modo che nella prossima trattativa contrattuale tu parta dall'ultimo stato invece di ricominciare da capo.

Gestisci centralmente modelli contrattuali per NDA, contratti di fornitura, contratti di lavoro, DPA e contratti di locazione. Le variabili come controparte contrattuale, durata, valore contrattuale vengono compilate dal sistema dai dati anagrafici del fascicolo cliente o dipendente — non digiti più un indirizzo o una denominazione. L'helper IA suggerisce clausole appropriate dalla tua libreria di modelli, ad esempio in base al tipo di contratto, al settore o al valore contrattuale. Le revisioni legali le archivi come commento per clausola — al prossimo utilizzo il sistema avvisa se una clausola critica è stata modificata senza revisione. Così costruisci una libreria di modelli versionata che migliora con ogni revisione. I modelli specifici per settore per i fornitori IT, i contratti edili ai sensi del VOB o i contratti di consulenza sono disponibili come starter kit. Modelli multilingue per contratti internazionali con colonne tedesca e inglese in parallelo. Anche le librerie di clausole per situazioni particolari — divieto di concorrenza, riservatezza, clausola salvatoria, accordo arbitrale — le gestisci in modo modulare, in modo da poter combinare i moduli appropriati a seconda del contratto.