E-Rechnung
Aus einer Rechnung aus dem Finanzmodul eine XRechnung im XML-Format erzeugen, prüfen und herunterladen.
E-Rechnung
Wozu dieses Modul da ist
Viele Auftraggeber nehmen keine PDF-Rechnung mehr an, sondern verlangen eine E-Rechnung. Das ist eine Rechnung als maschinenlesbare XML-Datei.
Genau diese Datei erzeugt das Modul. Du wählst eine Rechnung aus dem Modul Finanzen aus. DARION-AI baut daraus eine XRechnung nach der Norm EN 16931. Danach lädst du die Datei herunter und schickst sie an deinen Auftraggeber.
Was das Modul nicht tut
Es verschickt nichts. Es gibt keine Anbindung an Peppol und keinen Versand per E-Mail. Die fertige XML-Datei lädst du herunter und verschickst sie selbst.
Es erzeugt keine ZUGFeRD-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Diesen Weg gibt es in DARION-AI noch nicht. In der Formatauswahl steht deshalb nur XRechnung zur Wahl.
Eingehende E-Rechnungen verarbeitest du nicht hier. Dafür ist das Modul Buchhaltung zuständig. Der Reiter Empfangen verweist genau dorthin.
Was du vorher brauchst
| Was | Wo du es anlegst | Wozu du es brauchst |
|---|---|---|
| Eine Rechnung | Finanzen | Jede E-Rechnung hängt an einer Rechnung aus dem Finanzmodul. Ohne Rechnung gibt es nichts zu erzeugen. |
| Verkäufer-Stammdaten | E-Rechnung, ganz unten auf der Seite | Anschrift, Steuernummer und Kontakt gehören zu den Pflichtfeldern einer XRechnung. Fehlen sie, entsteht zwar eine Datei, sie erfüllt die deutschen Pflichtregeln aber nicht. |
| Die Leitweg-ID deines Kunden | E-Rechnung, Feld Buyer-Reference-Default | Öffentliche Auftraggeber verlangen diese Kennung. Ohne sie weist die Behörde die Rechnung zurück. |
Zum Ansehen genügt die Rolle Mitglied. Zum Anlegen und Erzeugen brauchst du Inhaber oder Administrator.
Die erste XRechnung erzeugen
Schritt 1: Die Verkäufer-Stammdaten pflegen
Diesen Schritt machst du nur einmal.
- Öffne E-Rechnung und scroll bis zur Karte Verkäufer-Stammdaten (XRechnung).
- Trag Firmenname, Straße, PLZ und Ort ein.
- Setz Land (ISO-Code) auf DE.
- Füll USt-IdNr. oder Steuernummer aus.
- Ergänze Kontakt: Name, Kontakt: E-Mail und Kontakt: Telefon.
- Trag eure IBAN ein, damit dein Kunde weiß, wohin er zahlen soll.
- Im Feld Buyer-Reference-Default (BT-10) hinterlegst du die Leitweg-ID, die du am häufigsten brauchst.
- Klick auf Stammdaten speichern.
Diese Karte siehst du nur am Rechner. Am Handy blendet DARION-AI sie aus.
Schritt 2: Die E-Rechnung anlegen
- Bleib auf der Seite E-Rechnung und scroll zur Liste E-Rechnungen.
- Klick auf + Neue Rechnung.
- Wähl unter Verknüpfte Finance-Rechnung (Quelle) die passende Rechnung aus.
- Als Ziel-Format steht XRechnung fest. Etwas anderes gibt es nicht.
- Klick auf E-Rechnung erstellen.
Die neue Zeile steht jetzt in der Liste und trägt den Status Entwurf.
Schritt 3: Das XML erzeugen und herunterladen
- Klick in der Zeile auf Generieren.
- Unter der Liste öffnet sich die Karte XRechnung-Vorschau mit einem Auszug aus dem XML.
- Klick auf XML laden. Die Datei öffnet sich in einem neuen Tab, und du kannst sie speichern.
Woran du erkennst, dass es geklappt hat
Die Zeile trägt jetzt den Status Generiert, und die Kachel Generiert ist um eins gestiegen. Die Schaltfläche XML laden lässt sich anklicken. Bleibt sie ausgegraut, existiert noch kein XML.
Steht in der Zeile Fehler, ist beim Erzeugen etwas schiefgegangen. Über der Liste erscheint dann eine rote Meldung mit dem Grund.
Häufige Aufgaben
Eine E-Rechnung noch einmal erzeugen
Klick erneut auf Generieren. DARION-AI baut das XML aus den aktuellen Daten der verknüpften Rechnung neu auf. Hast du zwischendurch die Verkäufer-Stammdaten ergänzt, ist das der richtige Weg.
Den Status auf Versendet setzen
Schick die Datei zuerst an deinen Kunden. Klick danach in der Zeile auf Bearbeiten. Wähl unter Status den Wert Versendet und speichere. Die Kachel Versendet zählt diesen Wert.
Eine E-Rechnung suchen
Über der Liste stehen fünf Reiter: Alle, Versendet, Empfangen, Drafts und Fehler. Jeder Reiter außer Empfangen setzt einen Statusfilter. Zusätzlich gibt es ein Suchfeld sowie Filter für Status und Format.
Eine E-Rechnung löschen
Klick in der Zeile auf Löschen und bestätige. Die Zeile verschwindet aus der Liste. Gelöscht wird sie nicht wirklich, sie wird nur ausgeblendet.
Wer darf was in diesem Modul
| Was du tun willst | Mitglied | Administrator | Inhaber |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungen ansehen und herunterladen | ja | ja | ja |
| E-Rechnungen anlegen und erzeugen | nein | ja | ja |
| Status ändern und löschen | nein | ja | ja |
| Verkäufer-Stammdaten pflegen | nein | ja | ja |
Die Rolle gilt für den gesamten Arbeitsbereich, nicht je Modul. Die Verkäufer-Stammdaten sind zusätzlich geschützt, weil dort eure IBAN steht.
Referenz
Die Status einer E-Rechnung
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Entwurf | Angelegt, aber noch ohne XML. |
| Generiert | Das XML ist erzeugt und lässt sich herunterladen. |
| Validiert | Du hast die Rechnung selbst als geprüft markiert. |
| Versendet | Du hast die Datei an deinen Kunden geschickt und das hier vermerkt. |
| Fehler | Beim Erzeugen ist etwas schiefgegangen. |
Nur Generiert setzt DARION-AI von allein. Alle anderen Status wählst du selbst unter Bearbeiten.
Die Kennzahlen auf der Übersicht
Versendet zählt alle Zeilen im Status Versendet. Generiert zählt Generiert und Validiert zusammen. Validiert zeigt, welcher Anteil davon auf Validiert steht. Entwürfe zählt die Entwürfe, Gesamt alle Zeilen.
Weil du Validiert und Versendet selbst setzt, sind das drei von fünf Kennzahlen, die von deiner Pflege abhängen.
Was es noch nicht gibt
Die amtliche Prüfung. Die Karte XRechnung-Vorschau zeigt eine Liste mit Punkten wie „Schema (CII / EN 16931)“ und „Steuerberechnung“. Diese Liste ist eine Erinnerungshilfe. DARION-AI prüft deine Datei nicht gegen den amtlichen Prüfdienst. Der Hinweis steht auch unter der Liste.
Der Versand. Weder Peppol noch E-Mail-Versand sind angebunden. Es gibt keinen Knopf, der eine E-Rechnung verschickt.
ZUGFeRD. Das hybride PDF mit eingebettetem XML ist vorbereitet, aber abgeschaltet. In der Formatauswahl steht deshalb nur XRechnung. Im Filter über der Liste taucht ZUGFeRD noch auf. Damit findest du alte Zeilen, neu anlegen kannst du sie nicht.
Der DATEV-Export. Die Schaltfläche DATEV-Export ist ausgegraut, ebenso die Karte DATEV-Sync darunter.
Die Empfangs-Konfiguration. Die Schaltfläche Empfang konfigurieren ist ausgegraut. Eingehende Rechnungen bearbeitest du in der Buchhaltung.
Der Format-Konverter. Die Karte Format-Konverter (PDF / Excel / E-Mail) und ihre Schaltfläche Datei hochladen sind ausgegraut.
Wenn etwas nicht klappt
Der Knopf „Neue Rechnung“ ganz oben reagiert nicht. Ganz oben auf der Seite steht ein ausgegrauter Knopf mit diesem Namen. Der aktive Knopf heißt + Neue Rechnung und steht weiter unten, rechts über der Liste der E-Rechnungen.
In der Auswahl steht keine Rechnung. Dann gibt es im Modul Finanzen noch keine Rechnung. Leg dort zuerst eine an. Statt der Auswahlliste erscheint in diesem Fall ein Eingabefeld.
Mein Kunde weist die Datei zurück. Prüf zuerst die Verkäufer-Stammdaten. Sind Anschrift, Steuernummer und Kontakt gepflegt? Prüf danach die Leitweg-ID im Feld Buyer-Reference-Default (BT-10). Erzeug das XML danach mit Generieren noch einmal.
Ich finde die Verkäufer-Stammdaten nicht. Am Handy blendet DARION-AI diese Karte aus. Ruf die Seite an einem Rechner auf.
Verwandt
- Finanzen: Rechnungen schreiben und finalisieren.
- Buchhaltung: Eingehende E-Rechnungen erfassen.
- Berechtigungen: Welche Rolle was darf.