Buchhaltung

Belege erfassen, Buchungssätze anlegen, Belege festschreiben und den DATEV-Export für das Steuerbüro erzeugen.

Buchhaltung

Wozu dieses Modul da ist

Die Buchhaltung sammelt eure Belege und bereitet sie für das Steuerbüro auf. Du lädst eine E-Rechnung hoch oder tippst einen Beleg von Hand ein. Danach ordnest du ihm einen Buchungssatz zu, schreibst ihn fest und erzeugst daraus eine DATEV-Datei.

Das ist vorbereitende Buchhaltung. Ihr sammelt und kontiert, euer Steuerbüro bucht daraus den Jahresabschluss.

Was das Modul nicht tut

Es gibt keinen Kontenrahmen zum Durchblättern. Du wählst in den Stammdaten nur SKR03 oder SKR04 aus. Diese Angabe wandert in den Export. Die Kontonummern tippst du bei jeder Buchung selbst ein.

Das Modul erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine Bilanz und keine Gewinn- und Verlustrechnung. Es führt auch keine offenen Posten, ordnet keine Zahlungen zu und mahnt nicht.

Rechnungen an deine Kunden schreibst du nicht hier, sondern im Modul Finanzen.

Was du vorher brauchst

Zum Erfassen eines Belegs brauchst du nichts vorzubereiten. Du kannst sofort loslegen.

Für den DATEV-Export brauchst du dagegen drei Angaben aus eurem Steuerbüro:

Was	Wo du es einträgst	Wozu du es brauchst
Berater-Nr.	Buchhaltung > DATEV-Stammdaten	Kennzeichnet euer Steuerbüro in der Exportdatei. Ohne diese Nummer bricht der Export ab.
Mandanten-Nr.	Buchhaltung > DATEV-Stammdaten	Kennzeichnet euch als Mandant. Ohne diese Nummer bricht der Export ab.
Wirtschaftsjahr-Beginn	Buchhaltung > DATEV-Stammdaten	Legt das Geschäftsjahr im Export fest, meist der 1. Januar. Ohne dieses Datum bricht der Export ab.

Wichtig: Die Buchhaltung ist nicht für alle sichtbar. Anders als in den meisten Modulen hat die Rolle Mitglied hier keinen Lesezugriff. Nur Inhaber und Administrator sehen das Modul überhaupt.

Vom Beleg bis zum DATEV-Export

Schritt 1: Die DATEV-Stammdaten hinterlegen

Diesen Schritt machst du nur einmal.

Öffne Buchhaltung und scroll zur Karte DATEV-Stammdaten.
Trag Berater-Nr. und Mandanten-Nr. ein. Beide Nummern nennt dir euer Steuerbüro.
Wähle den Kontenrahmen (SKR) aus, also SKR03 oder SKR04. Stimm die Wahl vorher mit dem Steuerbüro ab.
Setz den Wirtschaftsjahr-Beginn, zum Beispiel den 01.01.2026.
EXTF-Version und Sachkontenlänge kannst du so lassen, wie sie stehen. Voreingestellt sind 700 und 4.
Klick auf Konfiguration speichern.

Oben auf der Seite steht danach hinter DATEV-Konfiguration das Wort Vollständig. Solange dort Unvollständig steht, fehlt eine der drei Pflichtangaben.

Schritt 2: Den Beleg erfassen

Dafür gibt es zwei Wege. Beide findest du in der Karte Beleg importieren.

Datei hochladen. Wähl eine PDF- oder XML-Datei aus und klick auf Importieren. Steckt in der Datei eine E-Rechnung, liest DARION-AI Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge selbst aus. Der Beleg trägt danach den Status Erkannt.
Von Hand erfassen. Nutz stattdessen den Abschnitt Oder manuell erfassen. Wähl die Quelle und den Beleg-Typ, also zum Beispiel Eingangsrechnung. Trag Lieferant, Rechnungsnummer und Brutto (EUR) ein und klick auf Beleg anlegen. Der Beleg trägt danach den Status Erfasst.

Ein von Hand erfasster Beleg bekommt kein Belegdatum. Das Formular fragt es nicht ab, und nachtragen lässt es sich in der Oberfläche nicht. Für den DATEV-Export ist das entscheidend: Er wählt die Belege nach ihrem Belegdatum aus. Ein Beleg ohne Datum fällt durch diese Auswahl und erscheint in keinem Export, egal welchen Zeitraum du wählst. Du kannst ihn kontieren und festschreiben, exportiert wird er nie. Nutz für alles, was in die Buchhaltung soll, deshalb den Weg über Datei hochladen. Dort liest DARION-AI das Datum aus der Rechnung aus.

Schritt 3: Den Buchungssatz erfassen

Geh zur Karte Buchung erfassen.
Trag die Beleg-ID des Belegs ein.
Füll Betrag (EUR), Soll/Haben, Konto und Gegenkonto aus. Ein typisches Paar ist 4400 gegen 1600.
Setz das Belegdatum, zum Beispiel den 15.02.2026.
Trag in Belegfeld 1 deine Belegnummer ein, etwa RE-2026-001. Erlaubt sind 36 Zeichen.
Beschreib den Vorgang im Buchungstext, zum Beispiel „Wartung Februar“. Erlaubt sind 60 Zeichen.
Den BU-Schlüssel kannst du leer lassen.
Klick auf Buchung erfassen.

Ist der Buchungssatz vollständig, springt der Beleg von selbst auf den Status Kontiert. Braucht ein Beleg mehrere Zeilen, legst du einfach weitere Buchungen mit derselben Beleg-ID an.

Schritt 4: Den Beleg festschreiben

Klick in der Belegzeile auf Festschreiben. Damit erklärst du den Beleg für unveränderlich, so wie es die GoBD verlangen. Der Status wechselt auf Festgeschrieben.

Schritt 5: Den DATEV-Export erzeugen

Scroll zur Karte DATEV-Export (EXTF).
Trag Zeitraum von und Zeitraum bis ein, zum Beispiel 01.02.2026 bis 29.02.2026.
Klick auf DATEV-Export erstellen.

Dein Browser lädt eine Datei mit dem Namen EXTF_20260221.csv herunter. Die schickst du an euer Steuerbüro.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

Nach dem Export meldet DARION-AI, wie viele Buchungen in der Datei stehen. Die exportierten Belege tragen jetzt den Status Exportiert, und die Kachel Exportiert ist entsprechend gestiegen.

Bleibt die Zahl bei null, lag im gewählten Zeitraum kein festgeschriebener Beleg. Exportiert wird ausschließlich, was den Status Festgeschrieben trägt.

Wichtig: Festschreiben kannst du nicht rückgängig machen. Danach lässt sich der Beleg weder ändern noch löschen. Das sperrt die Datenbank selbst. Prüf deshalb vorher Betrag, Konten und Datum.

Häufige Aufgaben

Eine E-Rechnung aus dem Posteingang übernehmen

Speicher die Datei aus der E-Mail auf deinem Rechner. Öffne Buchhaltung, wähl sie unter Beleg importieren aus und klick auf Importieren. Enthält die Datei kein maschinenlesbares Rechnungs-XML, legt DARION-AI trotzdem einen Beleg an. Er bleibt dann im Status Erfasst, und du ergänzt die Werte von Hand.

Einen Beleg auf mehrere Konten aufteilen

Leg mehrere Buchungen mit derselben Beleg-ID an. Jede Zeile bekommt ihren eigenen Betrag und ihr eigenes Konto. Die Summe aller Zeilen muss dem Brutto des Belegs entsprechen, auf den Cent genau.

Spiegelzeilen sind verboten. Buch also nicht dieselbe Summe noch einmal mit vertauschtem Konto und Gegenkonto. Jede Zeile ist bereits eine vollständige Buchung mit beiden Seiten.

Die DATEV-Stammdaten ändern

Öffne Buchhaltung, trag in der Karte DATEV-Stammdaten die neuen Werte ein und speichere. Bereits erzeugte Exportdateien ändern sich dadurch nicht.

Wer darf was in diesem Modul

Was du tun willst	Mitglied	Administrator	Inhaber
Belege und Buchungen ansehen	nein	ja	ja
Belege anlegen und importieren	nein	ja	ja
Buchungssätze erfassen	nein	ja	ja
Belege festschreiben	nein	ja	ja
DATEV-Stammdaten pflegen und exportieren	nein	ja	ja

Die Rolle gilt immer für den gesamten Arbeitsbereich, nicht für einzelne Module. Eine feinere Abstufung, mit der jemand nur Belege erfassen, aber nicht festschreiben darf, gibt es derzeit nicht.

Referenz

Die Status eines Belegs

Status	Was er bedeutet
Erfasst	Von Hand angelegt oder ohne lesbares Rechnungs-XML importiert.
Erkannt	Aus einer E-Rechnung importiert, die Werte stammen aus der Datei.
Kontiert	Es gibt einen vollständigen Buchungssatz. Der Beleg ist bereit zum Festschreiben.
Festgeschrieben	Unveränderlich nach GoBD. Nur dieser Status wandert in den Export.
Exportiert	In einer DATEV-Datei ausgegeben. Der letzte Zustand, danach passiert nichts mehr.

Die Reihenfolge steht fest. Schritte lassen sich nicht überspringen und nicht zurücknehmen.

Die Kennzahlen auf der Übersicht

Belege gesamt zählt alle Belege. Offen / erfasst zählt alles mit dem Status Erfasst, Erkannt oder Kontiert. Festgeschrieben und Exportiert zählen genau die Belege in diesen beiden Status.

Wann ein Buchungssatz vollständig ist

Vollständig ist er, wenn Betrag, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld 1, Buchungstext und Soll/Haben gefüllt sind. Der Betrag muss größer als null sein. Konto und Gegenkonto müssen sich unterscheiden.

Was es noch nicht gibt

Die Beleg-ID steht nirgends in der Oberfläche. Die Belegtabelle zeigt Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Brutto und Status. Das Formular Buchung erfassen verlangt aber die Beleg-ID. Solange sie nicht angezeigt wird, kommst du an diesen Wert nur über den Support.

Der Kontenrahmen. SKR03 und SKR04 sind eine Auswahl in den Stammdaten, mehr nicht. Eine Kontenliste zum Nachschlagen oder Anpassen gibt es nicht.

Die Umsatzsteuervoranmeldung. Du kannst je Buchung einen BU-Schlüssel setzen. Eine Voranmeldung erzeugt DARION-AI daraus nicht.

Offene Posten und Zahlungszuordnung. Fällige Forderungen und Verbindlichkeiten führt das Modul nicht.

Diese Punkte kommen später dazu. Zusätzliche Kosten entstehen dafür nicht.

Wenn etwas nicht klappt

„Buchhaltung“ fehlt in meiner Seitenleiste. Mit der Rolle Mitglied siehst du das Modul nicht. Sprich die Person an, die euren Arbeitsbereich verwaltet.

Der Export bricht ab. Dann fehlt eine der drei Pflichtangaben. Prüf Berater-Nr., Mandanten-Nr. und Wirtschaftsjahr-Beginn. Steht oben Vollständig, sind alle drei gesetzt.

Der Export enthält keine Buchungen. Es zählt das Belegdatum, nicht das Erfassungsdatum. Prüf zuerst, ob deine festgeschriebenen Belege in den gewählten Zeitraum fallen. Prüf danach, ob sie überhaupt ein Belegdatum haben. Von Hand erfasste Belege haben keines und erscheinen deshalb in keinem Export.

Ich kann den Beleg nicht festschreiben. Festschreiben geht nur aus dem Status Kontiert. Steht dort noch Erfasst oder Erkannt, fehlt ein vollständiger Buchungssatz.

Der Beleg springt nicht auf Kontiert. Prüf zuerst die Summe. Ist am Beleg ein Brutto hinterlegt, muss die Summe aller Buchungszeilen genau diesem Betrag entsprechen. Prüf außerdem, ob Konto und Gegenkonto verschieden sind.

Verwandt

Finanzen: Rechnungen schreiben und Ausgaben erfassen.
E-Rechnung: XRechnung aus einer Rechnung erzeugen.
Einkauf: Bestellungen und Lieferanten.
Berechtigungen: Welche Rolle was darf.