Settore
Spedizioni & Logistica — basta Excel e thread di e-mail
Tracciamento ordini, lettere di vettura, ore autisti e conformità doganale in un unico sistema — invece di essere distribuiti su cinque cartelle diverse.
Das Problem
Tracciamento ordini nel caos delle e-mail
Ogni ordine di spedizione circola come thread di e-mail tra i pianificatori, gli autisti e i clienti. Le richieste di stato arrivano per telefono. Chi ha commissionato quale camion, quando e dove, è ricostruibile solo con una faticosa ricerca nelle cartelle di Outlook. Quando arriva un ispettore doganale o BAFA, raccogliere i documenti richiede settimane invece di ore. Manca anche una sola lettera di vettura e si rischia una sanzione. Non è un caso isolato: è la quotidianità di molte aziende di spedizione con 20-200 autisti.
Lettere di vettura sparse in Word ed Excel
Le lettere di vettura CMR vengono stampate come modello Word, firmate e scansionate. Le scansioni finiscono in cartelle di Windows senza indicizzazione. Per un'archiviazione conforme ai GoBD manca la conservazione immutabile con marca temporale e registro degli accessi. In caso di reso o danno assicurativo qualcuno deve rovistare tra le cartelle. I formati di ricezione ZUGFeRD e XRechnung dei grandi clienti vengono ridigitati manualmente. Il potenziale OCR rimane inutilizzato, il tasso di errore cresce con ogni nuovo ordine.
L'audit BAFA e doganale costa settimane di preparazione
Le verifiche del commercio estero, i controlli BAFA e gli audit doganali richiedono catene di documenti complete, dall'accettazione dell'ordine alla consegna. Nelle aziende di spedizione consolidate questa catena è distribuita su almeno quattro sistemi: TMS, e-mail, archivio cartaceo e software di contabilità. La preparazione di un audit impegna due collaboratori per diverse settimane. Le richieste integrative dell'ispettore allungano ulteriormente il processo. Con un audit trail completo l'ispettore concluderebbe in mezza giornata.
Die Lösung
Modulo Vendite con tracciamento dello stato ordine
Il modulo Vendite di DARION-AI copre l'intero ciclo dell'ordine di spedizione, dalla richiesta alla conferma di consegna. Ogni ordine ha uno stato univoco, visibile per i pianificatori, l'app autisti e il portale clienti. Le telefonate per verificare lo stato spariscono perché i clienti possono seguire la propria spedizione direttamente nel portale. Le modifiche vengono registrate con marca temporale e utente. La pianificazione settimanale può essere supportata da suggerimenti helper IA che tengono conto del carico storico e degli ordini correnti.
DMS per lettere di vettura e documenti doganali
Il modulo DMS gestisce lettere di vettura CMR, dichiarazioni doganali, bolle di consegna e foto di danni come documenti immutabili con marca temporale e registro degli accessi. L'OCR estrae automaticamente data, numero di spedizione, mittente e destinatario — ricerca in secondi invece che in ore. ZUGFeRD e XRechnung sono supportati come formati di ricezione e l'helper IA suggerisce le scritture contabili. La conservazione conforme ai GoBD non è più un progetto, ma una funzione standard. Per gli audit doganali e BAFA esporti l'intera catena documentale con un solo clic.
Audit trail con un clic per BAFA e dogana
DARION-AI registra ogni accesso, ogni modifica e ogni esportazione con utente, marca temporale e contesto — automaticamente, senza lavoro di manutenzione aggiuntivo. Per i controlli BAFA, le verifiche del commercio estero e gli audit GoBD generi un report completo in pochi minuti. Il modulo ISMS copre i requisiti NIS2 per le aziende logistiche e fornisce la documentazione probatoria direttamente dal sistema. Nessun assemblaggio manuale, nessun rincorrere i documenti.
Praxisbeispiele
Pianificazione settimanale con suggerimenti helper IA
Il pianificatore apre il lunedì mattina la pianificazione settimanale nel modulo Vendite. L'helper IA suggerisce un'assegnazione ottimizzata dei percorsi in base agli ordini aperti, alla disponibilità degli autisti e al carico storico. Le modifiche avvengono tramite drag-and-drop. Gli autisti ricevono automaticamente il percorso sull'app mobile. I clienti ricevono una e-mail di conferma con link di tracciamento.
Rilevazione ore mobile per autisti
Gli autisti registrano i tempi di guida, attesa e carico direttamente nel client mobile DARION-AI. I dati confluiscono senza interruzione nel processo di preparazione delle buste paga HR e nella valutazione delle ore di progetto. Ore straordinarie e tempi di riposo vengono verificati automaticamente. Il pianificatore vede le posizioni e gli orari attuali degli autisti in tempo reale nel dashboard, senza software di telematica separato.
Archiviazione GoBD-conforme dei documenti doganali
I provvedimenti doganali in entrata, le dichiarazioni di esportazione e i documenti T1 vengono importati nel DMS tramite e-mail in arrivo o scansione. L'OCR legge i numeri di riferimento e i valori delle merci, collegando i documenti all'ordine di spedizione corrispondente. Durante un audit doganale il responsabile scarica in pochi secondi la documentazione completa per un numero di riferimento, inclusa la marca temporale che attesta la conformità GoBD.
Relevante Module
Compliance & Standards
NIS2GoBDGDPR
Häufige Fragen
Una piattaforma
Tutti i moduli. Un accesso. 49 € netto per utente/mese.
Nessun modulo-bingo, nessun costo nascosto. 14 giorni di prova gratuita.