Archivio documentale che i revisori contabili accettano al primo tentativo

I documenti vengono archiviati in modo immutabile con hash-checksum SHA-256, timestamp e audit trail. Ogni modifica all'originale è tecnicamente impossibile, è consentita solo una nuova versione, la cronologia rimane completamente conservata. Termini di conservazione preconfigurati per tipo di documento (10 anni per i documenti contabili, 6 anni per la corrispondenza commerciale, 30 anni per brevetti e fascicoli del personale). Alla scadenza i documenti vengono automaticamente proposti per la cancellazione. Confermi con il principio dei quattro occhi, il sistema documenta la cancellazione con voce di audit incluso l'hash del file cancellato. Esportazione per il revisore contabile con un clic con tutti i documenti, audit trail e verifica dell'hash per la leggibilità meccanica conforme a GoBD.

Ogni PDF, immagine o scansione caricata viene analizzata tramite OCR (Tesseract, EU on-prem) e indicizzata in full-text. Cerchi 'bolla di consegna 2024 Müller GmbH' e il sistema trova tutti i documenti corrispondenti, anche negli allegati delle mail, nei contratti scansionati e nelle note manoscritte (con tasso di corrispondenza limitato). La ricerca supporta caratteri jolly, operatori booleani, ricerca per frase e ricerca nei metadati (autore, data di creazione, fascicolo, parole chiave). I risultati vengono evidenziati nel documento, passi direttamente alla pagina giusta. Qualità OCR per scansioni standard oltre il 98%, per scansioni di bassa qualità l'helper IA suggerisce correzioni. OCR multilingue (tedesco, inglese, francese, italiano) incluso di default.

A ogni modifica di un documento viene creata una nuova versione: la versione originale rimane archiviata in modo immutabile. La vista comparativa mostra due versioni affiancate con le modifiche evidenziate (Word-diff, Excel-diff, PDF-diff). Vedi per ogni versione chi ha modificato cosa e quando. Rollback a una versione precedente con un clic: la vecchia versione diventa la nuova, le versioni intermedie rimangono nella cronologia intatte. Importante per i contratti: puoi dimostrare che la versione firmata è invariata, l'hash del file originale è documentato nel log di audit. Per i documenti firmati con firma eIDAS la firma viene rivalidata a ogni modifica di versione.

Organizza i documenti in fascicoli: per cliente, per progetto, per dipendente, per fornitore. Le strutture degli archivi sono template, crei un nuovo fascicolo cliente e tutte le cartelle standard sono già create (Contratti, Corrispondenza, Fatture, Bolle di consegna, Reclami). Autorizzazioni per fascicolo o per cartella: il commerciale vede solo i suoi clienti, le Risorse umane vedono solo i fascicoli del personale, i partner esterni ricevono accesso temporaneo di sola lettura a un determinato fascicolo. L'helper IA propone automaticamente il fascicolo e la cartella durante il caricamento, in base al contenuto, al mittente e al tipo di documento. Isolamento multi-tenant tramite Postgres Row-Level Security assicura che nessun dato venga trasferito tra tenant.

Plugin Outlook e Gmail: con un clic archivi le mail con allegati direttamente nel fascicolo giusto. L'helper IA propone il fascicolo in base al mittente, all'oggetto e alla cronologia della mail. Word, Excel e PowerPoint li apri direttamente da DARION-AI, salvi indietro, la nuova versione viene creata automaticamente: co-editing per più utenti contemporaneamente tramite Microsoft 365 o Google Workspace. Microsoft 365 e Google Workspace sono collegati tramite OAuth, nessuna copia di documenti da terze parti. Il Web Clipper come estensione del browser archivia le pagine web come PDF incluso URL sorgente e data, importante per la documentazione di ricerca e le prove di conformità.

Carichi un documento e l'helper IA (Qwen3, self-hosted nell'UE) lo classifica automaticamente per tipo di documento, quindi fattura, contratto, bolla di consegna, lettera o offerta. Estrae i metadati come data, mittente, importo e numero documento e propone parole chiave. Il tasso di corrispondenza per i documenti standard è tipicamente superiore al 90 percento, e l'helper IA impara dalle tue correzioni. L'analisi delle clausole contrattuali ti mostra i punti critici come termini di disdetta, limitazioni di responsabilità, clausole di adeguamento dei prezzi e accordi di riservatezza. Per i fascicoli sensibili puoi disattivare l'elaborazione IA per singolo fascicolo, in quel caso viene eseguita solo l'OCR, senza modelli IA. I dati sensibili non lasciano l'UE, e il modello viene addestrato esclusivamente sui tuoi dati anonimizzati.