Conformità GDPR senza pile di fascicoli e consulenti per la protezione dei dati sempre in servizio

Gestisci le policy di protezione dei dati, le Acceptable-Use-Policy, i contratti di elaborazione dati e le istruzioni interne con controllo versioni completo. Ogni nuova versione è immediatamente attiva e attiva un workflow di conferma: i collaboratori devono accettare la nuova versione esattamente una volta, il record di accettazione contiene timestamp, indirizzo IP e hash del dispositivo come prova. Il sistema impedisce le doppie conferme e mostra per ogni policy e versione chi ha confermato e chi è ancora in attesa. In caso di audit sulla protezione dei dati esporti le prove di accettazione per tutte le policy con un clic come PDF. Le policy vengono archiviate con soft-delete, la cronologia delle versioni rimane completamente conservata. L'helper IA integrato propone su richiesta template di struttura, la configurazione legale e le formulazioni finali le verifica il tuo responsabile della protezione dei dati.

Le richieste degli interessati (DSAR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati) vengono registrate in modo strutturato con nome, email, tipo di richiesta e data di ricezione. Il termine di risposta di 30 giorni secondo l'art. 12 GDPR viene impostato automaticamente dal database in base alla data di ricezione, nessun calcolo manuale. Il modulo mostra le richieste aperte ordinate per scadenza, le richieste scadute vengono evidenziate a colori. Le note interne e le transizioni di stato (aperto, in lavorazione, concluso, rifiutato) vengono registrate nel workflow e sono tracciabili. Per ogni richiesta puoi avviare un job di esportazione dei dati, che raccoglie i dati rilevanti dell'interessato dal sistema. Tutti i passaggi finiscono nell'audit trail, le richieste delle autorità di protezione dei dati sono così completamente documentate.

Il registro dei trattamenti è predisposto per modulo: per ogni attività di trattamento sono inseriti scopo, base giuridica, categorie di persone interessate, categorie di dati, destinatari, trasferimenti verso paesi terzi e termini di cancellazione. Le voci sono modificabili e vengono versionate in caso di modifiche. Poiché un'attività di trattamento per modulo viene creata esattamente una volta e viene identificata in modo univoco tramite codice ROPA, non ci sono duplicati e nessuna incoerenza tra la documentazione del modulo e il registro. Con un clic esporti il registro completo come PDF o CSV per la tua autorità di protezione dei dati competente o per le verifiche esterne sulla protezione dei dati. La cronologia delle modifiche documenta chi ha modificato quale voce e quando, l'audit trail è completo.

Le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA secondo l'art. 35 GDPR) vengono create e gestite nel modulo ISMS. Il modulo Compliance riflette questo stato come vista di sola lettura: vedi nome del processo, categorie di dati, scopi, base giuridica, livello di rischio e stato di approvazione di tutte le DPIA a colpo d'occhio. Nessuna doppia gestione, nessun export-import avanti e indietro. Quando una DPIA viene impostata su 'approvata' nell'ISMS, lo stato nel modulo Compliance è immediatamente visibile. Questa vista centrale aiuta i responsabili della protezione dei dati a valutare rapidamente lo stato complessivo dell'obbligo DPIA, senza dover passare da un modulo all'altro. L'accesso in scrittura alle voci DPIA avviene esclusivamente nel modulo ISMS, il che esclude modifiche accidentali nel contesto della conformità.

Tutti i dati di conformità sono rigidamente separati per tenant: la Row-Level Security a livello Postgres assicura che nessun record di un tenant sia visibile per un altro. L'account-ID proviene esclusivamente dalla richiesta JWT, non dai parametri del client, il mass-assignment è escluso a livello di schema. Le accettazioni di policy sono ulteriormente protette strutturalmente da chiavi esterne composite: un'accettazione cross-tenant è tecnicamente impossibile e genera un errore del database. Il soft-delete preserva tutti i record nell'audit trail, le policy e le richieste cancellate sono quindi ricostruibili. Per le verifiche sulla protezione dei dati da parte delle autorità o del responsabile della protezione dei dati l'intero stock di conformità con timestamp, ID utente e cronologie degli stati è pronto per l'esportazione.

Il dashboard del modulo Compliance mostra a colpo d'occhio dove si trova la necessità di azione: quante policy sono attive e hanno ancora conferme in attesa? Quante richieste degli interessati sono aperte e quante scadono in meno di 7 giorni? Quante voci del registro dei trattamenti sono gestite in modo completo? L'helper IA integrato risponde alle domande sullo stato di conformità GDPR direttamente nella chat, ad esempio 'Quali policy non hanno ancora ricevuto tutte le conferme?' o 'Quali richieste DSAR sono scadute?'. Tutte le tabelle offrono filtri per stato, tipo e parola di ricerca nonché paginazione per grandi quantità di dati. I risultati sono esportabili direttamente senza strumenti esterni, il responsabile della protezione dei dati non ha bisogno di accesso al sistema per i report periodici.