Branche
E-Commerce & Handel — webshop, magazijn en financiën eindelijk verbonden
Afscheid van retourchaos en afzonderlijke systemen: DARION-AI verbindt shopkoppeling, magazijn, inkoop, financiën en marketing.
Das Problem
Shopsysteem op zichzelf, magazijn en inkoop in Excel
De webshop draait op Shopify of WooCommerce, het magazijn wordt bijgehouden in Excel en inkoop verloopt via e-mail met leveranciers. Bij elke retouropiek — kerst, Black Friday, vakantieseizoen — loopt het systeem vast: magazijnvoorraad klopt niet met shopvoorraad, terugbetalingen lopen vertraging op en leveranciers wachten op bestellingen. Medewerkers besteden dagelijks uren aan handmatige afstemming in plaats van aan verkoopbevorderende activiteiten. Groei betekent meer chaos, niet meer omzet.
Retouren coördinatieloos over vier systemen
Een retour begint bij de klant in het Shopify-portaal, belandt als e-mail bij de klantenservice, wordt handmatig ingeboekt in het magazijn en daarna in DATEV als stornoboekrecht geregistreerd. Elke stap vindt plaats in een ander systeem, handmatig. Bij elke overgang ontstaan fouten — verkeerde bedragen, vergeten magazijninboekingen, niet vastgelegde kwaliteitsgebreken. Het resultaat is een vertekende magazijnvoorraad, onjuiste financiële cijfers en gefrustreerde klanten die wachten op hun terugbetaling.
Campagnes zonder gegevensbasis uit het eigen systeem
Marketingcampagnes worden gepland in Mailchimp of HubSpot, zonder directe toegang tot klantaankoophistorie, magazijnvoorraad of marge per product. Het marketingteam weet niet welke producten winstgevende marges hebben en welke bestsellers momenteel op voorraad zijn. Campagnes voor uitverkochte artikelen genereren klantvragen en teleurstellingen. Multi-channelcoördinatie — webshop, marketplace, nieuwsbrief, Google Shopping — verloopt handmatig met hoog foutenrisico.
Die Lösung
Inkoop en magazijn met financiën voor GoBD-bewijsketens
DARION-AI verbindt de inkoop-module, de warehouse-module en de financiën-module tot een doorlopende bewijsketen. Een bestelling bij een leverancier genereert automatisch een openstaande verplichting in de boekhouding. De goederenontvangst boekt de magazijnvoorraad en sluit de verplichting af met de juiste boekingsregel. GoBD-conforme archivering met tijdstempel en toegangslog is standaard, geen project. DATEV-export voor de belastingadviseur is één klik.
REST-API voor shopkoppeling en marketplace-synchronisatie
De DARION-AI REST-API synchroniseert bestellingen, voorraden en klantgegevens bidirectioneel met Shopify, WooCommerce en Amazon Seller Central. Retourprocessen starten in het shopsysteem en sluiten automatisch af met magazijninboeking en stornoboekrecht in de financiële administratie. De klantenservice ziet alle kanalen in één overzicht. Voorraadboeking op meerdere kanalen wordt in realtime voorkomen.
Marketing-module met aankoophistorie en margezicht
De marketing-module heeft directe toegang tot productgegevens, magazijnvoorraad en marges vanuit de warehouse- en financiën-module. Campagnes kunnen gericht worden ingezet op producten met hoge voorraad en goede marge. Multi-channelcoördinatie voor e-mail, Google Shopping en sociale advertenties is configureerbaar. Campagneprestaties — klikken, conversies, omzet — vloeien door naar de CRM-module en zijn rechtstreeks gekoppeld aan de klanthistorie.
Praxisbeispiele
Retourafhandeling zonder mediabreuk
Een klant initieert een retour in het shopportaal. DARION-AI ontvangt de webhook, legt een retourorder aan in het CRM en informeert de klantenservice. Na goederenontvangst boekt de warehouse-module automatisch de voorraad bij. De financiën-module genereert de stornoboekrecht. De klant ontvangt de terugbetaling binnen 24 uur, zonder dat een medewerker handmatig tussen systemen hoeft te schakelen.
Black Friday-campagne met realtime magazijnvoorraad
Het marketingteam opent een week voor Black Friday de marketing-module en ziet welke producten een bovengemiddelde voorraad en goede marge hebben. Ze stellen de campagne direct in de module op en distribueren deze via e-mail, Google Shopping en sociale advertenties. Zodra een product uitverkocht is, pauzeert het systeem automatisch de bijbehorende advertenties. Geen handmatige deactivering, geen teleurstellende klikken op uitverkochte producten.
Leveranciersbestellingen met automatische minimumvoorraad
De warehouse-module bewaakt voorraden in realtime. Daalt een product onder de ingestelde minimumvoorraad, dan stelt DARION-AI een bestelvoorstel op met aanbevolen leverancier en hoeveelheid op basis van historische bestellingen. De inkoper keurt goed met één klik en de bestelling gaat direct naar de leverancier per EDI of e-mail. De verwachte levering is direct zichtbaar in het magazijn en in het CRM voor klantvragen.
Relevante Module
Compliance & Standards
AVGGoBDeIDAS
Häufige Fragen
Één platform
Alle modules. Één login. 49 € netto per gebruiker/maand.
Geen module-bingo, geen verborgen kosten. 14 dagen gratis uitproberen.