Inkoop die bestelling, leveringsbon en factuur netjes samenvoegt

Medewerkers maken inkoopverzoeken direct in de module aan, met positie, hoeveelheid, kostenplaats, project en gewenste leverdatum. De workflow leidt het verzoek afhankelijk van bedragsdrempel en kostenplaats naar de juiste goedkeurder. Meerstapsgoedkeuringen zijn mogelijk, bijv. teamleider tot 1.000 €, afdelingsleiding tot 10.000 €, directie daarboven. Vervangregelingen voor verlof en ziekte leg je per goedkeurder vast, DARION-AI leidt automatisch om.

Leveranciers beheer je met stamgegevens, contacten, bankgegevens, btw-nummers en betalingsvoorwaarden op één plek. Leg raamcontracten, prijslijsten en individuele condities per leverancier vast. De status (actief, geblokkeerd, in beoordeling) bepaalt of nieuwe bestellingen mogelijk zijn. Bij elke leverancier zie je bestelhistorie, openstaande bestellingen, gemiddelde levertijd en reclamatiequote live.

Bij het aanmaken van een inkoopverzoek stelt de AI-Assistent passende leveranciers voor, gebaseerd op eerdere bestellingen, prijzen, levertijden en betrouwbaarheid. Hij leert van je beslissingen, werkt Qwen3-gebaseerd en self-hosted in de EU, zonder gegevensuitstroom naar derde landen. Bij terugkerende bestellingen herkent de assistent patronen en stelt automatisch de goedkoopste beschikbare leverancier voor. Knelpuntartikelen met een levertijd van meer dan twee weken markeert hij vroegtijdig en stelt alternatieven voor. Prijsafwijkingen, bijvoorbeeld wanneer een leverancier 30 procent meer vraagt dan gebruikelijk, worden direct in het goedkeuringsscherm weergegeven voordat je bestelt. Je kunt de assistent ook harde criteria meegeven, bijvoorbeeld 'alleen Duitse leveranciers' of 'ISO-9001-gecertificeerd', en de voorstellen respecteren die regels dan altijd.

De klassieke driewegs-afstemming loopt automatisch: bestellingspositie wordt afgestemd tegen leveringsbon (goederenontvangst) en inkomende factuur. Afwijkingen in hoeveelheid, prijs of positie worden kleurgemarkeerd en geëscaleerd naar de goedkeurings-inbox. De inkomende factuur wordt pas voor betaling vrijgegeven als alle drie documenten overeenkomen of een afwijking bewust is goedgekeurd.

Goederenontvangsten registreer je op de laptop of via mobiele app direct aan de ontvangstpoort. Scan de leveringsbon via QR-code of foto, DARION-AI koppelt de levering aan de bestelling. Deelleveringen worden correct geboekt, de leveringsstatus van de bestelling wordt live bijgewerkt. De AI-Assistent extraheert uit foto's van leveringsbonnen automatisch posities en hoeveelheden.

Voor voorraadartikelen leg je minimumvoorraad en aanvultijd vast. DARION-AI maakt automatisch bestelvoorstellen zodra het minimumvoorraadniveau bereikt is. Seizoensgebonden schommelingen leert de AI-Assistent uit de historie en past voorstellen aan. Voor just-in-time-bestellingen koppel je behoeften direct aan projecten uit de PSA-module.