Anlagen
Geräte, Lizenzen und Inventar erfassen, Mitarbeitenden zuweisen und nach Kategorie und Status auswerten.
Anlagen
Wozu dieses Modul da ist
Im Modul Anlagen führst du euer Inventar an einer Stelle. Also Rechner, Software-Lizenzen, Fahrzeuge, Möbel und alles Übrige.
Zu jedem Gegenstand hältst du fest, wem er gehört, wo er steht und was er gekostet hat. Darüber siehst du auf einen Blick, wie sich euer Bestand nach Kategorie und Status verteilt.
In der Seitenleiste heißt der Eintrag Assets. Die Seite selbst trägt die Überschrift Asset-Inventar.
Was das Modul nicht tut
Das Modul führt keine Lebenslaufakte je Gegenstand. Es merkt sich also nicht, wann ein Gerät den Besitzer gewechselt hat oder in der Reparatur war.
Es rechnet keine Abschreibung. Der Anschaffungswert bleibt so stehen, wie du ihn eingetragen hast.
Es verwaltet keine Lizenzplätze. Eine Software-Lizenz ist hier ein Eintrag wie jeder andere. Wie viele Plätze davon belegt sind, zählt DARION-AI nicht mit.
Wartungstermine und Erinnerungen gibt es nicht. Der Status Wartung ist eine Markierung von Hand, kein Terminplan.
Was du vorher brauchst
Um einen Gegenstand anzulegen, brauchst du nur zwei Angaben. Das sind die Asset-Bezeichnung und die Asset-Kategorie. Alles andere kannst du weglassen und später nachtragen.
| Was | Wo du es anlegst | Wozu du es brauchst |
|---|---|---|
| Mitarbeitende | Personal | Damit du unter Zugewiesen an Mitarbeiter (optional) eine Person auswählen kannst. Ohne Mitarbeitende steht dort „Keine Mitarbeiter vorhanden". |
Außerdem brauchst du die Rolle Inhaber oder Administrator, um anzulegen und zu bearbeiten. Mit der Rolle Mitglied siehst du alles, änderst aber nichts.
Einen Gegenstand erfassen
- Modul öffnen. Klick in der Seitenleiste auf Assets.
- Formular öffnen. Klick oben rechts in der Liste auf + Asset.
- Bezeichnung eintragen. Unter Asset-Bezeichnung steht der Name, unter dem ihr das Gerät kennt. Ein Beispiel ist „MacBook Pro Buchhaltung".
- Nummer vergeben. Unter Internes Asset-Tag / Seriennummer trägst du eure eigene Nummer ein, zum Beispiel HW-001. Das Feld ist freiwillig.
- Kategorie wählen. Zur Auswahl stehen Hardware, Software, Fahrzeug, Möbel und Sonstige.
- Status setzen. Ein neuer Eintrag steht auf Aktiv.
- Person zuordnen. Unter Zugewiesen an Mitarbeiter (optional) wählst du aus, wer das Gerät nutzt.
- Kaufdaten eintragen. Trag Kaufdatum und Anschaffungswert (EUR) ein, zum Beispiel 4299.
- Standort ergänzen. Unter Standort hältst du fest, wo das Gerät steht, zum Beispiel „Büro Nürnberg".
- Speichern. Klick auf Asset erstellen.
Woran du erkennst, dass es geklappt hat
Der Gegenstand steht in der Liste. Über der Liste ist die Zahl der Einträge um eins gestiegen.
Gehört er zur Kategorie Hardware, zählt auch die Kachel Hardware hoch. Der eingetragene Anschaffungswert erscheint im Gesamt-Buchwert unter dieser Kachel.
In der Karte Asset-Verteilung wächst der Balken der passenden Kategorie. In der Karte Status-Verteilung wächst die Kachel Aktiv.
Fehlt in der Spalte Zugewiesen der Name und steht dort nur ein Strich, hast du beim Anlegen niemanden ausgewählt.
Häufige Aufgaben
Die Details eines Gegenstands ansehen
Unter der Liste steht immer eine Karte. Solange du nichts ausgewählt hast, heißt sie Asset-Details und zeigt nur einen Hinweis. Klick in der Liste auf eine Zeile. Die Karte trägt danach den Namen des Gegenstands und zeigt alle Felder untereinander, auch Standort und Notizen.
Die Karte zeigt nur an. Zum Ändern nutzt du Bearbeiten in der Zeile.
Ein Gerät an eine andere Person übergeben
Klick in der Zeile auf Bearbeiten und ändere das Feld Zugewiesen an Mitarbeiter (optional). Speichere mit Speichern.
DARION-AI merkt sich dabei nur den neuen Stand. Wer das Gerät vorher hatte, steht danach nirgends mehr.
Ein Gerät ausmustern
Setz den Asset-Status auf Ausgemustert. Der Eintrag bleibt in der Liste stehen, damit eure Historie vollständig bleibt.
Ausgemusterte Gegenstände zählen nicht mehr in den Gesamt-Buchwert. In der Karte Status-Verteilung wandern sie in die Kachel Ausgemustert.
Nach etwas Bestimmtem suchen
Das Suchfeld durchsucht drei Felder: Bezeichnung, Asset-Tag und Standort. Notizen durchsucht es nicht.
Daneben filterst du nach Status und nach Kategorie. Beide Filter lassen sich kombinieren.
Einen Eintrag löschen
Klick in der Zeile auf Löschen und bestätige im Dialog. DARION-AI blendet den Eintrag aus. Danach siehst du ihn nicht mehr.
Nutz das nur bei Fehleingaben. Für Geräte, die es nicht mehr gibt, ist der Status Ausgemustert der bessere Weg.
Wer darf was in diesem Modul
| Was du tun willst | Mitglied | Administrator | Inhaber |
|---|---|---|---|
| Bestand, Kennzahlen und Details ansehen | ja | ja | ja |
| Gegenstände anlegen und bearbeiten | nein | ja | ja |
| Gegenstände einer Person zuweisen | nein | ja | ja |
| Gegenstände löschen | nein | ja | ja |
Die Rolle gilt immer für den gesamten Arbeitsbereich, nicht für einzelne Module. Eine eigene Rolle nur für das Inventar gibt es derzeit nicht.
Referenz
Die Felder eines Gegenstands
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Asset-Bezeichnung | ja | Der Name, unter dem ihr den Gegenstand kennt. |
| Asset-Kategorie | ja | Eine der fünf festen Kategorien. |
| Internes Asset-Tag / Seriennummer | nein | Eure eigene Nummer, zum Beispiel HW-001. |
| Asset-Status | nein | Standard ist Aktiv. |
| Zugewiesen an Mitarbeiter | nein | Auswahl aus euren Mitarbeitenden. |
| Kaufdatum | nein | |
| Anschaffungswert (EUR) | nein | Fließt in den Gesamt-Buchwert ein. |
| Standort | nein | Wird von der Suche mit durchsucht. |
| Notizen | nein | Wird von der Suche nicht durchsucht. |
Die Kategorien
Hardware, Software, Fahrzeug, Möbel und Sonstige. Andere Kategorien kannst du nicht anlegen.
Der Status eines Gegenstands
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Aktiv | In Nutzung. |
| Wartung | Von Hand so markiert. |
| Ausgemustert | Aussortiert. Zählt nicht mehr im Buchwert. |
| Verloren | Abhanden gekommen. |
Die vier Kacheln über der Liste
| Kachel | Was sie zählt |
|---|---|
| Hardware | Gegenstände der Kategorie Hardware, dazu den Gesamt-Buchwert |
| Lizenzen | Gegenstände der Kategorie Software |
| Mobile | Fahrzeuge und Sonstige zusammen |
| Wartung | Gegenstände im Status Wartung |
Die Kachel Mobile ist irreführend beschriftet. Sie zählt Fahrzeuge und Sonstige, nicht Mobiltelefone. Handys liegen je nach eurer Praxis unter Hardware oder Sonstige.
Der Gesamt-Buchwert ist die Summe der Anschaffungswerte aller Gegenstände, die nicht ausgemustert sind. Es ist kein abgeschriebener Restwert.
Kennzahlen und Verteilung rechnet DARION-AI aus den ersten 100 Gegenständen eures Bestands. Bei größeren Beständen bleibt die Liste vollständig, die Kacheln zeigen dann aber nur einen Ausschnitt.
Was es noch nicht gibt
QR-Scan. Die Schaltfläche über der Liste ist ausgegraut und lässt sich nicht anklicken.
Export. Die Schaltfläche daneben ist ebenfalls ausgegraut.
Lebenslauf und Wartungsplanung. Eine Zeitleiste je Gegenstand und wiederkehrende Wartungstermine gibt es nicht. Sie sind auch nicht als Schaltfläche angedeutet.
Abschreibung. DARION-AI führt weder eine Nutzungsdauer noch einen Restbuchwert.
Lizenz-Überwachung. Belegte und freie Plätze einer Software-Lizenz zählt DARION-AI nicht mit.
Import aus einer Tabelle. Deinen Bestand trägst du derzeit von Hand ein.
Wenn etwas nicht klappt
„Assets" fehlt in meiner Seitenleiste. Dann ist das Modul für euren Arbeitsbereich ausgeblendet. Sprich die Person an, die euren Arbeitsbereich verwaltet.
Ich kann nicht speichern. Prüf Asset-Bezeichnung und Asset-Kategorie. Beide sind Pflicht.
Die Auswahl der Mitarbeitenden ist leer. Dann sind unter Personal noch keine Mitarbeitenden angelegt. Den Gegenstand kannst du trotzdem speichern.
In der Spalte Zugewiesen steht eine lange Zeichenfolge. Dann findet DARION-AI die Person nicht in eurer Mitarbeiterliste. Für die Auflösung der Namen zieht die Seite die ersten 100 Mitarbeitenden heran. Bei größeren Teams passiert das also.
Der Gesamt-Buchwert wirkt zu niedrig. Ausgemusterte Gegenstände zählen nicht mit. Prüf außerdem, ob überall ein Anschaffungswert eingetragen ist.
Die Suche findet meinen Eintrag nicht. Gesucht wird nur in Bezeichnung, Asset-Tag und Standort. Steht dein Suchbegriff in den Notizen, findet ihn die Suche nicht.
Verwandt
- IT-Verwaltung: Tickets rund um Geräte und IT.
- Einkauf: Bestellungen und Lieferanten.
- Verträge: Wartungs- und Lizenzverträge.
- Berechtigungen: Welche Rolle was darf.