Verträge
Verträge im Register erfassen, Laufzeiten und Fristen im Blick behalten, Entwürfe unterzeichnen.
Verträge
Wozu dieses Modul da ist
Das Modul Verträge ist euer Vertragsregister. Du erfasst dort jeden Vertrag mit Partner, Art, Wert und Laufzeit.
Damit siehst du auf einer Seite, wie viele Verträge aktiv sind, welches Volumen dahintersteht und welcher Vertrag demnächst ausläuft.
Ein Vertrag beginnt als Entwurf. Mit dem Unterzeichnen wird er aktiv und zählt in die Kennzahlen ein.
Was das Modul nicht tut
Das Modul verschickt keine E-Mails. Es erinnert dich nicht von selbst an eine Kündigungsfrist. Wer auslaufende Verträge sehen will, schaut in die Kennzahl Auslaufend oder ins Dashboard.
Es ist keine digitale Signatur. Die Schaltfläche Unterzeichnen setzt den Vertrag intern auf aktiv und merkt sich den Zeitpunkt. Dein Vertragspartner erfährt davon nichts.
Vertragsdateien liegen nicht hier. Du hinterlegst nur einen Link auf das Dokument. Die Datei selbst gehört ins DMS.
Eine Versionierung gibt es nicht. Änderst du einen Vertrag, überschreibst du den alten Stand.
Was du vorher brauchst
Für einen neuen Vertrag genügen zwei Angaben. Das sind Vertragstitel / Bezeichnung und Vertragspartner. Alles andere kannst du nachtragen.
| Was | Wo du es findest | Wozu du es brauchst |
|---|---|---|
| Rolle Administrator oder Inhaber | Admin > Mitglieder | Zum Anlegen und Ändern. Mit der Rolle Mitglied siehst du das Register, änderst aber nichts. |
| Link auf das Dokument | DMS oder eure Ablage | Damit du das Original später direkt aus dem Vertrag heraus öffnen kannst. |
Arbeite außerdem am Rechner. Am Telefon blendet DARION-AI in diesem Modul alle Schreibfunktionen aus.
Den ersten Vertrag erfassen
- Modul öffnen. Klick in der Seitenleiste auf Verträge.
- Formular aufrufen. Klick in der Tabelle Vertragsregister oben rechts auf + Vertrag hochladen.
- Vertrag benennen. Trag unter Vertragstitel / Bezeichnung ein, worum es geht, zum Beispiel „Wartung Aufzug Halle 2“.
- Nummer vergeben. Die Vertragsnummer ist freiwillig. Nutzt ein Schema, das ihr durchhaltet, etwa V-2026-001.
- Partner eintragen. Trag den Vertragspartner ein und wähle den Partner-Typ. Zur Wahl stehen Lieferant, Kunde, Partner, Intern und Sonstige.
- Art wählen. Unter Vertragsart stehen Service, NDA, Arbeitsvertrag, Miete / Leasing, Kauf, Lizenz und Sonstige.
- Laufzeit festlegen. Trag Vertragsbeginn und Vertragsende ein.
- Geld und Frist ergänzen. Trag den Wert (EUR) ein. Setz Automatische Verlängerung und die Kündigungsfrist (Tage), zum Beispiel 90.
- Verantwortlichen benennen. Wähle unter Verantwortlich eine Person aus eurem Arbeitsbereich.
- Speichern. Klick auf Vertrag erstellen.
Woran du erkennst, dass es geklappt hat
Der Vertrag steht in der Tabelle Vertragsregister und trägt den Status Entwurf. In der Spalte Frist steht sein Vertragsende.
Die Kachel Entwürfe ist um eins gestiegen. In die Kacheln Aktive Verträge und Volumen zählt er noch nicht ein. Das passiert erst mit dem Unterzeichnen.
Häufige Aufgaben
Einen Entwurf unterzeichnen
Klick in der Vertragszeile rechts auf Aktionen und dann auf Unterzeichnen. Der Vertrag wechselt auf Aktiv und bekommt einen Zeitstempel.
Das geht nur bei Verträgen im Status Entwurf. Bei allen anderen fehlt der Menüpunkt.
Einen Vertrag ansehen
Klick auf eine beliebige Stelle in der Vertragszeile. Rechts öffnet sich die Karte Vertragsdetails.
Sie zeigt Typ, Volumen, Beginn, Ende, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und Vertragsnummer. Darunter stehen die Schaltflächen für Bearbeiten, Unterzeichnen und Löschen.
Das Originaldokument öffnen
Hast du beim Anlegen eine Dokument-URL hinterlegt, kannst du in den Vertragsdetails auf Original-PDF öffnen klicken. Der Link geht in einem neuen Fenster auf.
Ohne hinterlegte Adresse bleibt die Schaltfläche ausgegraut.
Das Register durchsuchen
Über der Tabelle stehen ein Suchfeld und zwei Filter. Die Suche greift auf den Vertragstitel und den Vertragspartner zu. Die Filter grenzen auf einen Status und eine Vertragsart ein.
Der Volltext eines Vertrags wird nicht durchsucht. Was nicht im Titel oder beim Partner steht, findet die Suche nicht.
Auslaufende Verträge finden
Die Kachel Auslaufend zählt aktive Verträge, deren Ende in den nächsten 90 Tagen liegt. Über der Kachelreihe fasst DARION-AI das noch einmal in einem Satz zusammen.
Zusätzlich taucht ein Vertrag im Dashboard in der Karte Genehmigungs-Queue auf. Das passiert, wenn er in den nächsten 30 Tagen endet und keine automatische Verlängerung hat.
Wer darf was in diesem Modul
| Was du tun willst | Mitglied | Administrator | Inhaber |
|---|---|---|---|
| Vertragsregister und Details ansehen | ja | ja | ja |
| Verträge erfassen und ändern | nein | ja | ja |
| Entwürfe unterzeichnen | nein | ja | ja |
| Verträge löschen | nein | ja | ja |
Die Rolle gilt immer für den gesamten Arbeitsbereich, nicht für einzelne Module. Eine eigene Rolle nur für Verträge gibt es derzeit nicht.
Referenz
Der Status eines Vertrags
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Entwurf | Erfasst, aber noch nicht unterzeichnet. Zählt nicht in Volumen und Bestand. |
| Aktiv | Der Vertrag läuft. |
| Abgelaufen | Die Laufzeit ist vorbei. |
| Beendet | Der Vertrag wurde gekündigt. |
| Verlängert | Der Vertrag wurde fortgeschrieben. |
Den Status setzt du im Formular selbst. Nur der Weg von Entwurf auf Aktiv läuft über Unterzeichnen.
Die Kennzahlen auf der Übersicht
Die fünf Kacheln rechnet DARION-AI aus euren Verträgen aus.
Aktive Verträge zählt alle Verträge im Status Aktiv.
Volumen ist die Summe der Werte dieser aktiven Verträge.
Auslaufend zählt die aktiven Verträge, deren Ende in den nächsten 90 Tagen liegt.
Ø Laufzeit ist die durchschnittliche Laufzeit in Monaten. Sie rechnet über alle Verträge, bei denen Beginn und Ende gefüllt sind.
Entwürfe zählt alle Verträge im Status Entwurf.
Was es noch nicht gibt
Die beiden Schaltflächen im Seitenkopf. Ganz oben stehen Export und Vertrag hochladen. Beide sind ausgegraut und lassen sich nicht anklicken. Zum Anlegen nutzt du + Vertrag hochladen in der Tabelle darunter.
Der Export. Auch die Schaltfläche Export über der Tabelle ist gesperrt. Der Hinweis dort lautet „Export folgt“.
Der Datei-Upload. Trotz des Namens lädt + Vertrag hochladen keine Datei hoch. Die Schaltfläche öffnet das Formular. Dokumente verknüpfst du über das Feld Dokument-URL.
Die Fristen-Erinnerung. Es gibt keine Benachrichtigung per E-Mail und keine Mahnung vor Ablauf einer Kündigungsfrist.
Die KI-Auswertung. In den Vertragsdetails steht unten der Platzhalter „KI-Auswertung folgt“. Er wertet nichts aus.
Diese Punkte werden nachgeliefert. Zusätzliche Kosten entstehen dafür nicht.
Wenn etwas nicht klappt
„Verträge“ fehlt in meiner Seitenleiste. Dann ist das Modul für euren Arbeitsbereich ausgeblendet, oder deine Rolle hat keinen Lesezugriff. Sprich die Person an, die euren Arbeitsbereich verwaltet.
Am Handy fehlen alle Schaltflächen zum Anlegen. Verträge ist mobil auf Lesen gestellt. Am Rechner sind die Schaltflächen da.
Ich finde den Menüpunkt Unterzeichnen nicht. Er erscheint nur bei Verträgen im Status Entwurf. Steht der Vertrag schon auf Aktiv, ist er bereits unterzeichnet.
Das Volumen sieht zu niedrig aus. In die Summe fließen nur aktive Verträge ein. Entwürfe zählen nicht mit, auch wenn ein Wert eingetragen ist.
Ø Laufzeit zeigt einen Strich. Dann fehlt bei allen Verträgen entweder der Beginn oder das Ende. Trag beide Daten nach.
Verwandt
- DMS: Die Vertragsdatei ablegen und verlinken.
- Vertrieb: Den Kunden hinter dem Vertrag pflegen.
- Einkauf: Lieferanten und Bestellungen führen.
- Berechtigungen: Welche Rolle was darf.