DMS
Verschlüsseltes Dokumentenmanagement mit Volltextsuche, Versionierung und Audit-Trail.
DMS
Das DMS-Modul ist deine zentrale Ablage für alle Dokumente. Jede Datei wird verschlüsselt gespeichert und über alle Module hinweg durchsuchbar gemacht.
Was du machst
- Dokumente hochladen, taggen und versionieren
- Volltextsuche über PDFs, Office-Dateien und Bilder
- Zugriffsrechte pro Ordner und Dokument vergeben
- Aufbewahrungsfristen automatisch durchsetzen
- Dokumente an Module wie Projekte, CRM und Verträge anhängen
Wichtige Funktionen
- Server-side Verschlüsselung: AES-256 auf MinIO mit per-Tenant-Schlüsseln.
- Versionierung: Jede Änderung als neue Version, alte Stände bleiben referenzierbar.
- Volltextsuche: OCR für gescannte PDFs, Indexierung in Postgres mit GIN.
- Tagging und Metadaten: Custom Fields pro Dokumenttyp.
- Aufbewahrungsfristen: Automatische Lifecycle-Regeln (z.B. 10 Jahre für Rechnungen).
- Vorschau: PDF und Bilder direkt im Browser, ohne Download.
- Audit-Trail: Jeder Lese- und Schreibzugriff wird protokolliert.
Integration mit anderen Modulen
- Finanzen: Rechnungen und Belege liegen verlinkt im DMS.
- Projekte: Projektdokumente in einem strukturierten Ordnerbaum.
- Verträge: Verträge mit Fristen und eSignature-Status.
- Compliance: Aufbewahrungsfristen-Reporting für DSGVO und HGB.
Aktivierung
DMS ist ab Tag 1 aktiv. Beim ersten Login wählst du die Standard-Ordnerstruktur (HGB-kompatibel) oder erstellst eine eigene.