AVG-compliance zonder stapels papier en zonder externe privacyadviseurs in permanent gebruik

Je functionaris voor gegevensbescherming heeft vakantie en een toezichthoudende privacyautoriteit kondigt een controle voor overmorgen aan. Je opent de compliance-module en exporteert met één druk op de knop het volledige verwerkingsregister conform Art. 30 als PDF, de acceptatiebewijzen voor alle privacyrichtlijnen van de afgelopen drie jaar met tijdstempel en IP-adres, evenals de status van alle verzoeken van betrokkenen inclusief naleving van de termijn. De ingebouwde AI-assistent beantwoordt in de chat 'Zijn er openstaande DSAR-verzoeken die de termijn van 30 dagen hebben overschreden?' en geeft de gevallen weer. De compliance-module kost geen externe adviseursinspanningen voor het samenstellen van deze documentatie, dat is inbegrepen in 49 euro per gebruiker per maand. De DSFA-status vanuit de ISMS-module is eveneens in beeld, zonder dat je tussen twee systemen hoeft te wisselen.

Als functionaris voor gegevensbescherming of compliance-verantwoordelijke onderhoud je richtlijnen, volg je verzoeken van betrokkenen op en houd je het verwerkingsregister actueel, alles in één module in plaats van in Excel-tabellen en e-mailmappen. Wanneer een nieuw privacybeleid van kracht wordt, maak je een nieuwe versie aan en start je de bevestigingsworkflow: het systeem toont je dagelijks wie nog niet heeft bevestigd. Bij een verzoek van een betrokkene leg je naam, type en ontvangstdatum vast, de termijn van 30 dagen wordt automatisch ingesteld. Je ziet in het dashboard welke verzoeken tot een termijneskalatie dreigen te worden, voordat dat gebeurt. Bij de jaarlijkse managementreview druk je het compliance-statusrapport uit de module: hoeveel richtlijnen, hoeveel acceptaties, hoeveel DSAR-verzoeken afgesloten, geen handmatig samenstellen vanuit spreadsheets.

Je ontvangt een herinnering per e-mail: het privacybeleid van het bedrijf is bijgewerkt naar versie 2.1 en je moet het bevestigen. Je klikt op de link, ziet de huidige versie van het beleid direct in de DARION-AI-module en bevestigt met één klik. Het tijdstempel, je IP-adres en een apparaathash worden opgeslagen als acceptatierecord, dubbele bevestigingen zijn niet mogelijk. Dat is het. Je hoeft geen papier te ondertekenen, geen e-mail terug te sturen, geen apart systeem te openen. Je bedrijf heeft daarmee een revisieplichtig bewijs dat je het beleid in de huidige versie hebt kennisgenomen, juridisch relevant bij privacyincidenten en interne audits.