Documentenarchief dat accountants bij de eerste controle accepteren

Documenten worden onveranderlijk opgeslagen met SHA-256-hash-controlegetal, tijdstempel en audit-trail. Elke wijziging aan het origineel is technisch onmogelijk — alleen een nieuwe versie is toegestaan, de geschiedenis blijft volledig bewaard. Bewaartermijnen per documenttype zijn voorgeconfigureerd (10 jaar voor boekingsstukken, 6 jaar voor handelsbrieven, 30 jaar voor octrooien en personeelsdossiers). Na afloop worden documenten automatisch voor verwijdering voorgesteld — je bevestigt via het vier-ogen-principe, het systeem documenteert de verwijdering met een audit-invoer inclusief hash van het verwijderde bestand. Accountantsexport op één klik met alle stukken, audit-trails en hash-verificatie voor machinale verwerkbaarheid volgens GoBD.

Elke geüploade PDF, afbeelding of scan wordt via OCR (Tesseract, EU-on-prem) doorzocht en als volledige tekst geïndexeerd. Je zoekt naar 'Leveringsbon 2024 Müller GmbH' en het systeem vindt alle overeenkomende documenten — ook in bijlagen van e-mails, in gescande contracten en in handgeschreven notities (met beperkte trefferquote). Zoeken ondersteunt wildcards, booleaanse operatoren, woordgroupzoeken en zoeken in metadata (auteur, aanmaaklatum, dossier, trefwoorden). Treffers worden in het document gemarkeerd, je springt direct naar de juiste pagina. OCR-kwaliteit bij standaardscans boven 98 procent, bij slechte scankwaliteit stelt de AI-assistent correcties voor. Meertalige OCR (Duits, Engels, Frans, Italiaans) standaard inbegrepen.

Bij elke wijziging aan een document wordt een nieuwe versie aangemaakt — de oorspronkelijke versie blijft onveranderlijk gearchiveerd. De vergelijkingsweergave toont twee versies naast elkaar met gemarkeerde wijzigingen (Word-diff, Excel-diff, PDF-diff). Je ziet per versie wie wanneer wat heeft gewijzigd. Terugkeer naar een oudere versie met één klik — de oude versie wordt de nieuwe, de tussenliggende versies blijven onaangeroerd in de geschiedenis. Belangrijk voor contracten: je kunt aantonen dat de ondertekende versie ongewijzigd is, de hash van het originele bestand wordt in het audit-log gedocumenteerd. Bij eIDAS-ondertekende documenten wordt de handtekening bij elke versiewijziging opnieuw gevalideerd.

Organiseer documenten in dossiers — per klant, per project, per medewerker, per leverancier. Dossierstructuren zijn sjablonen, je maakt een nieuw klantdossier aan en alle standaardmappen zijn al aangemaakt (contracten, correspondentie, facturen, leveringsbonnen, klachten). Rechten per dossier of per map — de verkoopmedewerker ziet alleen zijn klanten, HR ziet alleen medewerkersdossiers, externe partners krijgen tijdelijke alleen-lezen-toegang tot een bepaald dossier. De AI-assistent stelt bij het uploaden automatisch dossier en map voor — op basis van inhoud, afzender en documenttype. Multi-tenant-isolatie via Postgres Row-Level Security zorgt ervoor dat er geen gegevens lekken tussen tenants.

Outlook- en Gmail-plugin: met één klik archiveer je e-mails inclusief bijlagen direct in het juiste dossier — de AI-assistent stelt het dossier voor op basis van afzender, onderwerp en e-mailverloop. Word, Excel en PowerPoint open je direct vanuit DARION-AI, sla je terug op, er wordt automatisch een nieuwe versie aangemaakt — gelijktijdig bewerken door meerdere gebruikers via Microsoft 365 of Google Workspace. Microsoft 365 en Google Workspace zijn via OAuth gekoppeld, geen kopiëren van documenten door derden. De web-clipper als browserextensie archiveert webpagina's als PDF inclusief bron-URL en datum — belangrijk voor onderzoeksdocumentatie en compliance-bewijzen.

Je uploadt een document, en de AI-assistent (Qwen3, self-hosted in de EU) classificeert het automatisch naar documenttype, dus factuur, contract, leveringsbon, brief of offerte. Hij extraheert metadata zoals datum, afzender, bedrag en bonnummer en stelt trefwoorden voor. De trefferquote ligt bij standaarddocumenten doorgaans boven de 90 procent, en de AI-assistent leert van je correcties. De contractclausuleanalyse toont je kritieke punten zoals opzegtermijnen, aansprakelijkheidsbeperkingen, prijsaanpassingsclausules en geheimhoudingsovereenkomsten. Bij gevoelige dossiers kun je de AI-verwerking per dossier uitschakelen, dan wordt alleen de OCR uitgevoerd, zonder AI-modellen. Gevoelige gegevens verlaten de EU niet, en het model wordt uitsluitend op je geanonimiseerde gegevens getraind.