Branche
Spedition & Logistik — Schluss mit Excel und E-Mail-Threads
Auftragsverfolgung, Frachtbriefe, Fahrer-Zeiten und Zoll-Compliance in einem System — statt auf fünf verschiedene Ordner verteilt.
Das Problem
Auftragsverfolgung im E-Mail-Chaos
Jeder Speditionsauftrag wandert als E-Mail-Thread zwischen Disponenten, Fahrern und Kunden. Statusabfragen landen telefonisch. Wer welchen LKW wann wo beauftragt hat, lässt sich nur durch mühsames Suchen in Outlook-Ordnern nachvollziehen. Kommt ein Zoll- oder BAFA-Auditor, dauert die Zusammenstellung der Unterlagen Wochen statt Stunden. Fehlt nur ein Frachtbrief, droht ein Bußgeld. Das ist kein Einzelfall — es ist Alltag in vielen Speditionsbetrieben mit 20 bis 200 Fahrern.
Frachtbriefe verstreut in Word und Excel
CMR-Frachtbriefe werden als Word-Vorlage ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt. Die Scans landen in Windows-Ordnern ohne Verschlagwortung. Für GoBD-konforme Archivierung fehlt die unveränderliche Ablage mit Zeitstempel und Zugriffslog. Bei Retourenfällen oder Versicherungsschäden muss jemand in Ordnern wühlen. ZUGFeRD- und XRechnung-Eingangsformate von Großkunden werden manuell umgetippt. Das OCR-Potenzial bleibt ungenutzt, die Fehlerquote steigt mit jedem neuen Auftrag.
BAFA- und Zoll-Audit kostet Wochen Vorbereitung
Außenwirtschaftsprüfungen, BAFA-Kontrollen und Zollaudits erfordern lückenlose Belegketten — von der Auftragsannahme bis zur Zustellung. In gewachsenen Speditionsbetrieben ist diese Kette über mindestens vier Systeme verteilt: TMS, E-Mail, Papierarchiv und Buchführungssoftware. Die Vorbereitung eines Audits bindet zwei Mitarbeiter für mehrere Wochen. Nachforderungen des Prüfers verlängern den Prozess weiter. Mit einem durchgängigen Audit-Trail wäre der Prüfer in einem halben Tag durch.
Die Lösung
Vertrieb-Modul mit Auftragsstatus-Tracking
Das Vertrieb-Modul von DARION-AI bildet den kompletten Speditionsauftrag ab — von der Anfrage bis zur Ablieferbestätigung. Jeder Auftrag hat einen eindeutigen Status, der für Disponenten, Fahrer-App und Kundenportal sichtbar ist. Telefonate zur Statusabfrage entfallen, weil Kunden ihre Sendung selbst im Portal verfolgen können. Änderungen werden mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert. Die Wochen-Disposition kann mit KI-Vorschlägen unterstützt werden, die historische Auslastung und aktuelle Aufträge berücksichtigen.
DMS für Frachtbriefe und Zolldokumente
Das DMS-Modul übernimmt CMR-Frachtbriefe, Zolldeklarationen, Lieferscheine und Schadensfotos als unveränderliche Dokumente mit Zeitstempel und Zugriffslog. OCR extrahiert Datum, Sendungsnummer, Absender und Empfänger automatisch — Suchen in Sekunden statt Stunden. ZUGFeRD und XRechnung werden als Eingangsformat unterstützt, der KI-Helfer schlägt Buchungssätze vor. GoBD-konforme Speicherung ist kein Projekt mehr, sondern Standardfunktion. Für Zoll- und BAFA-Audits exportierst du die vollständige Belegkette per Knopfdruck.
Audit-Trail per Knopfdruck für BAFA und Zoll
DARION-AI protokolliert jeden Zugriff, jede Änderung und jeden Export mit Benutzer, Zeitstempel und Kontext — automatisch, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand. Für BAFA-Kontrollen, Außenwirtschaftsprüfungen und GoBD-Audits erzeugst du einen vollständigen Bericht in wenigen Minuten. Das ISMS-Modul deckt die NIS2-Anforderungen für Logistik-Unternehmen ab und liefert die Nachweisdokumentation direkt aus dem System. Kein manuelles Zusammenstellen mehr, kein Hinterherrennen nach Belegen.
Praxisbeispiele
Wochen-Disposition mit KI-Vorschlägen
Der Disponent öffnet montags die Wochenplanung im Vertrieb-Modul. Der KI-Helfer schlägt auf Basis offener Aufträge, Fahrverfügbarkeit und historischer Auslastung eine optimierte Tour-Zuteilung vor. Anpassungen per Drag-and-Drop. Fahrer erhalten die Tour automatisch auf die Mobile-App. Kunden bekommen eine Bestätigungs-E-Mail mit Tracking-Link.
Mobile Stundenerfassung für Fahrer
Fahrer erfassen Lenk-, Warte- und Beladezeiten direkt im DARION-AI-Mobile-Client. Die Daten fließen ohne Medienbruch in die HR-Lohnvorbereitung und die Projektstunden-Auswertung. Überstunden und Ruhezeiten werden automatisch geprüft. Der Disponent sieht die aktuellen Fahrer-Positionen und -Zeiten in Echtzeit im Dashboard — ohne separate Telematiksoftware.
Zollunterlagen GoBD-konform archivieren
Eingehende Zollbescheide, Ausfuhranmeldungen und T1-Dokumente werden per E-Mail-Eingang oder Scan in das DMS gezogen. OCR liest Referenznummern und Warenwerte aus, verknüpft die Dokumente mit dem jeweiligen Speditionsauftrag. Bei einem Zollaudit lädt der Sachbearbeiter die vollständige Dokumentation für eine Referenznummer in Sekunden herunter — inkl. Zeitstempel, der die GoBD-Konformität belegt.
Relevante Module
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