Modul 8 von 22
VerfügbarAnlagen verwalten: vom Kauf bis zur Verschrottung lückenlos dokumentiert
Erfasse Maschinen, IT-Geräte und Werkzeuge mit QR-Code, plane Wartungen automatisch und dokumentiere Lebenszyklus, Abschreibungen und Standorte. Der KI-Helfer unterstützt dich mit Wartungsvorschlägen, alles DSGVO-konform und EU-gehostet bei Hetzner. Das Ganze gibt es für 49 € netto/Nutzer/Monat all-in, kein Modul-Bingo.
Was Anlagen kann
Inventarisierung mit QR-Code
Jede Anlage bekommt einen QR-Code, den du ausdruckst und am Gerät anbringst. Beim Scannen mit der Mobile-App siehst du sofort Stammdaten, Standort, letzte Wartung, Garantie und Verantwortlichen. Neue Anlagen erfasst du per Foto und per Drag-and-Drop von Kaufbeleg und Lieferschein, die OCR liest Hersteller, Modell, Seriennummer und Kaufpreis automatisch aus. Für die Migration aus Excel-Listen ist der Bulk-Import per CSV beim Onboarding inklusive. QR-Etiketten druckst du auf DIN-A4-Bögen mit Standard-Etiketten oder als wetterfeste Outdoor-Variante für Baustellen-Werkzeuge. Die Etiketten-Größe ist frei konfigurierbar, und der Code enthält neben der Anlage-ID auch eine Direkt-URL. Das funktioniert sogar ohne Mobile-App: Du scannst den Code einfach mit der Smartphone-Kamera, und nach dem Browser-Login siehst du die wichtigsten Anlagen-Daten.
Wartungsplanung mit Erinnerungen
Pro Anlage hinterlegst du Wartungsintervalle nach Zeit (alle sechs Monate), Betriebsstunden oder Zähler-Stand. DARION-AI erstellt automatisch Wartungsaufträge, weist sie dem zuständigen Techniker zu und benachrichtigt rechtzeitig vor dem Stichtag, typischerweise zwei Wochen vorher per E-Mail und Push. Wartungsprotokolle dokumentierst du direkt am Auftrag, Fotos und Messwerte hängst du einfach an. Pflicht-Prüfungen wie DGUV V3 oder UVV werden separat gekennzeichnet, damit sie nicht übersehen werden. Wiederkehrende Wartungs-Checklisten legst du als Vorlage an, der Techniker hakt sie vor Ort am Tablet ab. Wird ein Wartungs-Termin verpasst, eskaliert DARION-AI automatisch an den Verantwortlichen. Und externe Wartungs-Dienstleister bekommen einen Magic-Link-Zugang nur für ihre Aufträge, ganz ohne eigenen DARION-AI-Account.
KI-Helfer für Wartungsvorschläge
Der KI-Helfer analysiert Wartungshistorie, Ausfallmuster und Hersteller-Empfehlungen und schlägt vorbeugende Wartungen vor, bevor Geräte ausfallen. Bei wiederkehrenden Defekten markiert er Anlagen, die sich der Wirtschaftlichkeitsgrenze nähern, weil die Reparatur teurer wird als ein Neukauf. Der Helfer ist Qwen3-basiert und self-hosted in der EU, ohne Datenabfluss in Drittländer, und lernt mit der Zeit aus deinen Bestätigungen und Korrekturen. Bei Anlagen mit Fernüberwachung, zum Beispiel über angebundene Maschinen-Sensoren, erkennt er Anomalien wie steigende Vibrationswerte oder Temperatur-Drift früh und schlägt eine Inspektion vor. Die Entscheidungs-Hoheit bleibt dabei immer bei dir: Der Helfer macht Vorschläge, löst aber keine automatischen Bestellungen oder Aufträge aus. Auf Knopfdruck erklärt er dir außerdem, warum er einen Vorschlag gemacht hat, etwa welche Wartungs-Historie und welche Ausfall-Muster zu der Empfehlung geführt haben.
Standort- und Verantwortlichkeits-Tracking
Jede Anlage hat einen aktuellen Standort (Werkstatt, Baustelle, Büro) und einen Verantwortlichen. Zieht eine Anlage um, scannt der Mitarbeiter einfach den QR-Code und wählt den neuen Standort, die Historie wird dabei automatisch dokumentiert. Bei Werkzeugen auf Baustellen erkennst du sofort, wer welches Gerät hat und wann es zurückkommt. Für die Inventur exportierst du den Soll-Ist-Vergleich pro Standort mit zwei Klicks, fehlende Anlagen werden direkt markiert. Standort-Hierarchien wie Standort > Halle > Bereich > Regal bildest du flexibel ab. Geo-Koordinaten für Baustellen oder Außenstandorte werden beim Scan automatisch mit erfasst, sofern die Mobile-App Zugriff auf das GPS hat. Auch Werkzeug-Ausgaben und Rückgaben pro Mitarbeiter dokumentiert DARION-AI mit Zeitpunkt, sodass Verantwortlichkeiten bei Schäden oder Verlust nachvollziehbar bleiben.
Abschreibungen und Anlagenspiegel
DARION-AI rechnet linear oder degressiv, hinterlegt die Nutzungsdauer pro Anlagenklasse und erstellt automatisch den Anlagenspiegel für den Jahresabschluss. Sonderabschreibungen, Zuschreibungen und Anlagenabgänge dokumentierst du direkt am Asset. Der Export läuft GoBD-konform an DATEV oder andere Buchhaltungs-Systeme, dein Steuerberater bekommt also einen sauberen Anlagenspiegel ohne Excel-Bastelarbeit. AfA-Tabellen sind für die häufigsten Anlagenklassen vorbelegt (IT 3 Jahre, Büromöbel 13 Jahre, Maschinen je nach Typ), eigene Klassen mit individueller Nutzungsdauer legst du einfach selbst an. GWG-Sammelposten und Sofortabschreibungen werden korrekt unterschieden und sauber im Spiegel ausgewiesen. Bei Anlagenabgängen durch Verkauf, Verschrottung oder Diebstahl berechnet DARION-AI den Restbuchwert und gibt automatisch den korrekten Buchungs-Vorschlag in das Finanz-Modul.
Lebenszyklus-Dokumentation
Vom Kaufbeleg über Inbetriebnahme, Wartungen, Reparaturen und Standortwechsel bis zur Verschrottung: Die komplette Geschichte einer Anlage liegt am Asset. Garantieunterlagen, Bedienungsanleitungen und Prüfprotokolle hängst du als PDF an. Beim Verkauf oder bei der Verschrottung dokumentierst du Restwert, Abnehmer und Entsorgungsnachweis nachvollziehbar im Audit-Trail. Für die Versicherung exportierst du eine vollständige Anlagen-Liste mit Zeitwerten, Seriennummern und Standorten. Bei Diebstahl oder Verlust dokumentierst du Polizei-Anzeige und Versicherungs-Korrespondenz direkt am Asset. So geht nichts im Mail-Postfach verloren, alles bleibt am Beleg auffindbar. Auch nach dem Anlagen-Abgang bleibt die historische Akte zehn Jahre archiviert, sodass du bei späteren Garantie- oder Gewährleistungs-Fragen jederzeit auf die Belege zugreifen kannst.
Wer nutzt das Modul
Geschäftsführer
Du brauchst Übersicht über deinen Anlagenbestand für Versicherung, Wirtschaftsprüfer und Investitionsplanung. Im Anlagen-Modul zeigt dir das Dashboard Buchwert, Restnutzungsdauer und kommende Investitionen pro Anlagenklasse. Der KI-Helfer markiert Anlagen, die sich der wirtschaftlichen Grenze nähern, weil die Reparatur teurer wird als ein Neukauf. Für die jährliche Inventur exportierst du den Anlagenspiegel mit Soll-Ist-Abweichungen pro Standort, der Steuerberater bekommt alles GoBD-konform. Bei der Versicherungs-Erneuerung exportierst du eine vollständige Liste mit Zeitwerten und Seriennummern. Für die Investitionsplanung siehst du auf Basis von Restnutzungsdauer und Wartungs-Aufwand, welche Anlagen in den nächsten zwölf Monaten ersetzt werden sollten. Diebstahl und Verlust erfasst du sauber für die Versicherung, inklusive Polizei-Aktenzeichen und Schaden-Korrespondenz, alles nachvollziehbar archiviert.
Teamleiter
Als Werkstatt- oder IT-Leiter steuerst du Wartungen und Verfügbarkeit. Im Wartungs-Kalender siehst du anstehende Wartungen, Pflichtprüfungen wie DGUV V3 und Reparaturen pro Techniker. Bei kritischen Anlagen aktivierst du Verfügbarkeits-Notifications: Springt der Status auf Defekt, bekommst du sofort eine Benachrichtigung. Bei Werkzeugen auf Baustellen siehst du jederzeit, wer welches Gerät hat, verlorene Werkzeuge fallen so deutlich schneller auf. Lieferanten-Reklamationen bei Garantie-Fällen dokumentierst du direkt am Asset, der komplette Schriftverkehr hängt am Beleg. Für Quartals-Reviews exportierst du eine Auswertung mit Wartungs-Quote, Ausfallzeiten und Reparatur-Kosten pro Anlagenklasse. Externe Wartungs-Dienstleister bekommen einen Magic-Link-Zugang nur für ihre Aufträge, du musst also keinen externen Account vergeben und keine Berechtigungen separat pflegen.
Mitarbeiter
Du bist Techniker und arbeitest mit der Mobile-App. Beim Scan eines QR-Codes siehst du Anlagen-Historie, anstehende Wartungen und offene Tickets. Wartungsprotokolle füllst du direkt am Gerät aus und hängst Fotos einfach an. Bei Defekten erstellst du mit zwei Klicks ein Ticket, der Bestell-Workflow für Ersatzteile läuft direkt aus der App ins Einkaufs-Modul. Beim Standortwechsel scannst du den Code und wählst den neuen Ort, die Historie schreibt DARION-AI automatisch mit. Wartungs-Checklisten arbeitest du am Tablet ab, jeder Punkt wird mit Zeitstempel und deinem Namen abgehakt. Papier-Listen und nachträgliches Abtippen ins System entfallen damit komplett. Wenn die App offline ist, etwa im Heizungskeller ohne Empfang, läuft die Erfassung lokal weiter und synchronisiert, sobald wieder Verbindung da ist. Bei wiederkehrenden Defekten siehst du auf einen Blick die Reparatur-Historie der Anlage und entscheidest, ob du eine größere Wartung planst oder die Anlage zur Ausmusterung vorschlägst.
Verzahnt mit
DATEVMicrosoft 365OutlookLexwareSevdesk
Häufige Fragen
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