Vertragsmanagement ohne Sharepoint-Friedhof und ohne vergessene Fristen

Alle Verträge liegen in einer Akte mit Stammdaten, Vertragspartnern, Laufzeiten und Anhängen. PDF-OCR macht Verträge volltext-durchsuchbar, sodass du die Klausel zur Haftungsbegrenzung in Sekunden statt Stunden findest. Verträge sind nach Typ kategorisiert (Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter, NDAs, AVVs, Mietverträge), der Zugriff ist über Rollen und Postgres Row-Level Security abgesichert: Die Geschäftsleitung sieht alles, der Einkauf nur Lieferantenverträge, HR nur Arbeitsverträge. Die Suche unterstützt Phrasen, Wildcards und Filter nach Vertragspartner, Laufzeit oder Vertragswert. Deine Such-Historie ist persönlich, sodass dein letzter Filter beim nächsten Login wieder da ist. Verträge zwischen verbundenen Unternehmen, Konzern-Verflechtungen und Partner-Verträge bildet das System mit Beziehungs-Tags ab. Anhänge wie Anlagen, AGBs und Leistungsbeschreibungen sind versioniert mit dem Hauptvertrag verknüpft. Auch parallele Vertragsstränge, zum Beispiel ein Rahmenvertrag mit Einzelbestellungen, verknüpfst du hierarchisch. So siehst du im Rahmenvertrag den Status aller laufenden Einzelbestellungen und kein zentraler Bestand geht verloren.

Verträge signierst du eIDAS-konform direkt in DARION-AI: die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für rechtsverbindliche Unterschriften, die fortgeschrittene Signatur (AES) für interne Workflows. Vertragspartner unterschreiben über einen sicheren Link ohne eigenes Konto, identifiziert per Video-Ident oder eID. Signierte Verträge werden revisionssicher abgelegt, das Signatur-Zertifikat ist Teil des Audit-Trails. Auch Massensignaturen für viele NDAs gleichzeitig sind möglich, etwa bei einer Recruiting-Welle für 20 Bewerber. Die Signatur-Zertifikate stammen von EU-Vertrauensdiensteanbietern, die eIDAS-Konformität ist auditierbar. Zeitstempel von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern sichern den Signatur-Zeitpunkt rechtsverbindlich ab. Bei mehrstufigen Unterzeichnungen, etwa durch Geschäftsführer und Prokurist, läuft der Workflow automatisch in der richtigen Reihenfolge. Und bei Verträgen mit Schriftform-Erfordernis nach BGB lässt sich die QES mit einer elektronischen Begleitsignatur kombinieren, sodass auch klassische Schriftform-Klauseln rechtsicher digital erfüllt werden.

Pro Vertrag definierst du Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsoption. DARION-AI trackt die Fristen automatisch und verschickt Notifications 90, 60 und 30 Tage vor der Kündigungsfrist, konfigurierbar pro Vertragstyp. Bei kritischen Verträgen, etwa wenn der Vertragswert über einer Schwelle liegt oder es um einen strategischen Lieferanten geht, eskaliert das System an den Geschäftsführer. Vergessene Vertragsverlängerungen oder verpasste Kündigungen sind damit Geschichte, denn der KI-Helfer schlägt im Notification-Text gleich die nächste Aktion vor: 'Kündigung schreiben', 'Verlängerung verhandeln' oder 'Anbieter-Vergleich starten'. Die Übersicht über alle Fristen der nächsten 12 Monate findest du im Fristen-Dashboard, sortiert nach Wichtigkeit und Datum. Auch Service-Level-Agreement-Reviews und jährliche Preisanpassungs-Klauseln triggern als Frist, sodass du nicht vergisst, Reviews oder Preisverhandlungen rechtzeitig anzustoßen. Bei stillschweigender Verlängerung warnt das System besonders früh: 120 Tage vor der Frist, mit Eskalation an die Geschäftsführung, damit dir keine Vertragsbindung über die Hintertür entsteht. Termine landen optional in deinem Outlook-Kalender, sodass du auch ohne DARION-AI-Login an die Frist erinnert wirst.

Lade einen Vertrag hoch, und der KI-Helfer extrahiert Vertragsparteien, Laufzeit, Kündigungsfristen, Haftungsbegrenzung, Gerichtsstand und Zahlungsbedingungen automatisch. Risiko-Klauseln wie automatische Verlängerung, einseitige Anpassungsrechte oder ungewöhnliche Haftungsregelungen werden markiert und mit Begründung angezeigt. Der Helfer ist Qwen3-basiert, self-hosted in der EU und lernt aus deinen Vertrags-Vorlagen, ohne dass Daten in US-Cloud-Services abfließen. Bei deutschsprachigen Standard-Verträgen liegt die Trefferquote bei über 90%. Du bestätigst oder korrigierst die Extraktion, und das System lernt aus deinen Korrekturen. Nach etwa 30 Verträgen sind die Vorschläge meist direkt übernehmbar. Der Risiko-Score pro Vertrag kombiniert Vertragswert, Laufzeit, Haftungs-Cap und kritische Klauseln, sodass du im Portfolio die heikelsten Verträge sofort erkennst und priorisierst. Wenn du mehrere ähnliche Verträge vergleichst, erstellt der KI-Helfer eine Klausel-Matrix über Haftung, Laufzeit, Pönalen und Service-Level. So siehst du auf einen Blick, wo deine Standardverträge voneinander abweichen und welche Konditionen du gegenüber Lieferanten standardisieren solltest.

Jede Vertragsversion wird gespeichert, und Änderungen zwischen Versionen siehst du im Diff-Viewer mit hervorgehobenen Hinzufügungen und Streichungen. Verhandlungs-Schleifen mit Vertragspartnern laufen über einen strukturierten Workflow mit Anmerkungen, Vorschlägen sowie Annahme oder Ablehnung pro Klausel. Änderungs-Verträge und Nachträge sind mit dem Hauptvertrag verknüpft, und der KI-Helfer fasst die Änderungen zwischen zwei Versionen in einem Satz zusammen. Auch bei mehreren parallel verhandelten Klauseln behält das System den Überblick: Du siehst pro Klausel den Status (offen, in Verhandlung, akzeptiert) und musst nicht in E-Mail-Threads suchen, was zuletzt vereinbart wurde. Externe Anwalts-Reviews dokumentierst du ebenfalls als Kommentar pro Klausel, sodass du bei der nächsten Vertragsverhandlung auf dem letzten Stand aufsetzt, statt von vorn anzufangen.

Pflege Vertragsvorlagen für NDAs, Lieferverträge, Arbeitsverträge, AVVs und Mietverträge an einer zentralen Stelle. Variablen wie Vertragspartner, Laufzeit und Vertragswert füllt das System aus den Stammdaten der Kunden- oder Mitarbeiter-Akte, sodass du keine Adresse und keine Firmierung mehr abtippst. Der KI-Helfer schlägt passende Klauseln aus deiner Vorlagen-Bibliothek vor, etwa abhängig von Vertragsart, Branche oder Vertragswert. Anwalts-Reviews speicherst du als Kommentar pro Klausel, und bei der nächsten Verwendung warnt das System, falls eine kritische Klausel ohne Review geändert wurde. So baust du eine versionierte Vorlagen-Bibliothek auf, die mit jedem Review besser wird. Branchenspezifische Vorlagen für IT-Dienstleister, Bauverträge nach VOB oder Beratungsverträge sind als Starterkit verfügbar, mehrsprachige Vorlagen für internationale Verträge gibt es mit deutscher und englischer Spalte parallel. Auch Klausel-Bibliotheken für besondere Lebenslagen wie Wettbewerbsverbot, Geheimhaltung, Salvatorische Klausel oder Schiedsgerichtsabrede pflegst du modular, sodass du je nach Vertrag die passenden Bausteine zusammenstellst.