Vertrieb ohne Excel-Pipeline und ohne CRM-Babylon

Lege Leads, Kontakte und Firmen mit Adressen, Ansprechpartnern und vollständiger Historie an. Doubletten erkennt das System automatisch und macht dir Merge-Vorschläge, der KI-Helfer reichert Stammdaten aus öffentlichen Quellen an, zum Beispiel Handelsregister, Branche, Mitarbeiterzahl und Umsatzklasse. Jeder Touchpoint von der ersten E-Mail bis zum Vertragsabschluss landet in der Kontakt-Akte. DSGVO-konform mit Einwilligungen pro Kommunikationskanal und Lösch-Workflow nach Aufbewahrungsfrist. Bei B2B-Leads ist die Doppel-Opt-In-Pflicht pro Kanal abgebildet: Du verschickst Marketing-Mails nur an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung, andernfalls warnt das System. Tag-System und Custom-Felder pro Kontakt konfigurierst du frei, etwa für Branche, Region, Buying-Stage oder Wettbewerbs-Situation. Lead-Scoring rechnet sich aus deinen Kriterien automatisch, sodass dein Vertrieb nicht jedem Lead hinterherrennt. Bestandskunden trennst du von Neukunden über den Account-Status, damit dein Customer-Success-Team eigene Pipelines fährt, ohne mit dem Neugeschäft zu kollidieren. Und bei Konzern-Strukturen mit Mutter- und Tochter-Firmen verknüpfst du Accounts hierarchisch.

Sieh deine Opportunities in einer Kanban-Pipeline mit konfigurierbaren Stages, von 'qualifiziert' über 'Angebot raus' und 'Verhandlung' bis 'won' oder 'lost'. Ziehst du eine Karte zwischen den Stages, aktualisiert das System Wahrscheinlichkeit, Forecast und Aktivitäten automatisch. Pro Stage definierst du Pflichtfelder und Pflicht-Aktionen, damit nichts vergessen wird, zum Beispiel 'Decision-Maker identifiziert' vor 'Angebot raus'. Filter nach Vertriebsmitarbeiter, Region, Branche oder Deal-Größe speicherst du als persönliche Ansicht, sodass dein Wochen-Review immer dieselbe Basis hat. Mehrere Pipelines parallel sind möglich: eine für das Neukunden-Geschäft, eine für Bestandskunden-Upselling, eine für Partner-Deals. Stage-Übergänge dokumentiert das System mit Datum, Bearbeiter und optionaler Notiz, sodass du im Audit-Trail jeden Pipeline-Schritt nachvollziehst. Bei Stage-Rückschritten, etwa von 'Verhandlung' zurück auf 'qualifiziert', bleibt die Historie erhalten und du erkennst, welche Deals wackeln. Auch die Massen-Bearbeitung mehrerer Karten läuft über das Bulk-Tool ohne Excel-Export, ob du Inhaber wechselst, Tags setzt oder Wahrscheinlichkeiten anpasst.

Angebote erstellst du aus Vorlagen mit Positionen, Rabatten und Zahlungsbedingungen. Der KI-Helfer schlägt Texte und Preise auf Basis vergangener Angebote vor, etwa vom gleichen Kunden, aus einer ähnlichen Branche oder bei vergleichbarer Deal-Größe. Jede Änderung wird versioniert, und der Kunde signiert eIDAS-konform direkt im Portal, mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) für rechtsverbindliche Unterschriften. Angenommene Angebote landen automatisch im Vertrags-Modul und im Finanz-Modul für die Faktura. Pro Angebot trackst du Aufrufe und Lese-Dauer beim Kunden, sodass du weißt, welche Positionen interessant waren und wann du nachhaken solltest. Der Approval-Workflow für Großaufträge oder Sonder-Rabatte läuft automatisch: Der Vertriebsmitarbeiter beantragt, der Vertriebsleiter genehmigt, und der Geschäftsführer prüft, wenn der Rabatt über der Schwelle liegt. Mehrsprachige Angebote für internationale Kunden gibt es ebenfalls, inklusive automatischer Währungsumrechnung.

Der KI-Helfer rechnet aus deiner Pipeline, deiner Win-Rate und deinen Sales-Cycles einen Umsatz-Forecast für den nächsten Monat und das nächste Quartal, gewichtet nach Stage-Wahrscheinlichkeit, Deal-Größe und historischen Patterns. Pro Opportunity schlägt er nächste Schritte vor, zum Beispiel 'Termin bestätigen', 'Angebot nachfassen', 'zweiten Stakeholder einbinden' oder 'Pricing-Variante anbieten'. Er ist Qwen3-basiert, self-hosted in der EU und lernt aus deinem bisherigen Vertriebsverhalten, ohne dass Daten abfließen. Risk-of-Slip-Flags markieren Deals, die hängen. Der KI-Helfer fasst zusammen, woran es klemmt, und schlägt eine konkrete Aktion vor. Im Wochen-Review siehst du eine Top-3-Liste mit dem Titel 'Diese Deals brauchen heute Aufmerksamkeit'. Monte-Carlo-Simulationen zeigen dir Quartals-Forecasts mit 80%- und 95%-Konfidenzintervall, sodass deine Vorstands-Kommunikation auf solider Basis steht statt auf Bauchgefühl.

Die Stage 'won' erzeugt den Folge-Auftrag automatisch: ein Projekt im Projekte-Modul mit Budget und Phasen, den Kunden-Stamm im Finanz-Modul mit Steuer-ID und Bankverbindung und den Vertrag im Vertrags-Modul mit Laufzeit und Kündigungsfrist. Du tippst keine Daten doppelt, und jede Übergabe ist auditiert. Bei verlorenen Opportunities erfasst der KI-Helfer den Lost-Reason strukturiert, also Preis, Funktionen, Timing oder Wettbewerber, und gibt dir Win-Loss-Reports auf Knopfdruck. Damit erkennst du, ob du Deals systematisch wegen Pricing oder Funktionen verlierst, und steuerst gegen. Beim Bestandskunden-Upselling synchronisiert das System mit dem bestehenden Projekt: Eine Verlängerung läuft als Nachtrag, eine neue Phase als Erweiterung. Wiedervorlagen für abgehakte Lost-Reasons kommen automatisch. Wenn ein Lead wegen Timing verloren ging, erinnert dich DARION-AI nach sechs Monaten.

Outlook und Microsoft 365 sind direkt angebunden. Eingehende und ausgehende Mails an Kontakte landen automatisch in der Akte, ohne dass du dir BCC-Adressen merken musst. Termine, Anrufe und Aufgaben trackt das System pro Opportunity. Du siehst auf einen Blick, wann der letzte Touchpoint war, und bekommst Notifications, wenn ein Lead 14 Tage nichts mehr von dir gehört hat. Anrufe über Microsoft Teams oder die Telefonanlage werden mit Dauer und Notiz erfasst. Termin-Buchungslinks aus dem CRM verschickst du an Interessenten, und der KI-Helfer schlägt freie Slots aus deinem Kalender vor. E-Mail-Templates mit Platzhaltern für die persönliche Ansprache reduzieren den Tipp-Aufwand bei Routine-Mails. Und für Cold-Outreach gibt es eine automatische Cadence mit drei Touchpoints in zehn Tagen, ohne dass du an jeden Schritt erinnert werden musst.