Vertrieb ohne Excel-Pipeline und ohne CRM-Babylon

Lege Leads, Kontakte und Firmen mit Adressen, Ansprechpartnern und vollständiger Historie an. Doubletten erkennt das System automatisch und schlägt Merge-Vorschläge vor, der KI-Helfer reichert Stammdaten aus öffentlichen Quellen an — Handelsregister, Branche, Mitarbeiterzahl, Umsatzklasse. Jeder Touchpoint von der ersten E-Mail bis zum Vertragsabschluss landet in der Kontakt-Akte. DSGVO-konform mit Einwilligungen pro Kommunikationskanal und Lösch-Workflow nach Aufbewahrungsfrist. Bei B2B-Leads ist die Doppel-Opt-In-Pflicht pro Kanal abgebildet — du verschickst Marketing-Mails nur an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung, das System warnt sonst. Tag-System und Custom-Felder pro Kontakt sind frei konfigurierbar — Branche, Region, Buying-Stage, Wettbewerbs-Situation. Lead-Scoring rechnet sich aus deinen Kriterien automatisch, sodass dein Vertrieb nicht jedem Lead hinterher rennt. Bestandskunden trennst du von Neukunden über Account-Status, sodass dein Customer-Success-Team eigene Pipelines fährt ohne Kollision mit dem Neugeschäft. Bei Konzern-Strukturen mit Mutter- und Tochter-Firmen verknüpfst du Accounts hierarchisch.

Sieh deine Opportunities in einer Kanban-Pipeline mit konfigurierbaren Stages — von 'qualifiziert' über 'Angebot raus' und 'Verhandlung' bis 'won' oder 'lost'. Ziehst du eine Karte zwischen den Stages, aktualisiert das System Wahrscheinlichkeit, Forecast und Aktivitäten automatisch. Pro Stage definierst du Pflichtfelder und Pflicht-Aktionen, damit nichts vergessen wird — etwa 'Decision-Maker identifiziert' vor 'Angebot raus'. Filter nach Vertriebsmitarbeiter, Region, Branche oder Deal-Größe sparst du als persönliche Ansicht, sodass dein Wochen-Review immer dieselbe Basis hat. Mehrere Pipelines parallel sind möglich — eine für Neukunden-Geschäft, eine für Bestandskunden-Upselling, eine für Partner-Deals. Stage-Übergänge dokumentiert das System mit Datum, Bearbeiter und optionaler Notiz, sodass du im Audit-Trail jeden Pipeline-Schritt nachvollziehst. Bei Stage-Rückschritten (von 'Verhandlung' zurück auf 'qualifiziert') bleibt die Historie erhalten, sodass du erkennst, welche Deals wackeln. Auch Massen-Bearbeitung mehrerer Karten — Inhaber wechseln, Tag setzen, Wahrscheinlichkeit anpassen — läuft über das Bulk-Tool ohne Excel-Export.

Angebote erstellst du aus Vorlagen mit Positionen, Rabatten und Zahlungsbedingungen. Der KI-Helfer schlägt Texte und Preise basierend auf vergangenen Angeboten vor — gleicher Kunde, ähnliche Branche, vergleichbare Deal-Größe. Jede Änderung wird versioniert, der Kunde signiert eIDAS-konform direkt im Portal mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) für rechtsverbindliche Unterschriften. Angenommene Angebote landen automatisch im Vertrags-Modul und im Finanz-Modul für die Faktura. Pro Angebot trackst du Aufrufe und Lese-Dauer beim Kunden, sodass du weißt, welche Positionen interessant waren und wann du nachhaken solltest. Approval-Workflow für Großaufträge oder Sonder-Rabatte läuft automatisch — Vertriebsmitarbeiter beantragt, Vertriebsleiter genehmigt, Geschäftsführer prüft bei Rabatt über Schwelle. Mehrsprachige Angebote für internationale Kunden mit automatischer Währungsumrechnung.

Der KI-Helfer rechnet aus deiner Pipeline, deiner Win-Rate und deinen Sales-Cycles einen Umsatz-Forecast für den nächsten Monat und das nächste Quartal — gewichtet nach Stage-Wahrscheinlichkeit, Deal-Größe und historischen Patterns. Pro Opportunity schlägt er nächste Schritte vor — 'Termin bestätigen', 'Angebot nachfassen', 'zweiten Stakeholder einbinden', 'Pricing-Variante anbieten'. Mistral-basiert, EU-gehostet, lernt aus deinem bisherigen Vertriebsverhalten ohne Datenabfluss. Risk-of-Slip-Flags markieren Deals, die hängen — der KI-Helfer fasst zusammen, woran es klemmt, und schlägt eine konkrete Aktion vor. Im Wochen-Review siehst du eine Top-3-Liste 'Diese Deals brauchen heute Aufmerksamkeit'. Monte-Carlo-Simulationen zeigen Quartals-Forecasts mit 80%- und 95%-Konfidenzintervall, sodass deine Vorstands-Kommunikation auf solider Basis steht statt auf Bauchgefühl.

Stage 'won' erzeugt den Folge-Auftrag automatisch — Projekt im Projekte-Modul mit Budget und Phasen, Kunden-Stamm im Finanz-Modul mit Steuer-ID und Bankverbindung, Vertrag im Vertrags-Modul mit Laufzeit und Kündigungsfrist. Du tippst keine Daten doppelt, jede Übergabe ist auditiert. Bei verlorenen Opportunities erfasst der KI-Helfer den Lost-Reason strukturiert — Preis, Funktionen, Timing, Wettbewerber — und gibt dir Win-Loss-Reports auf Knopfdruck. Damit erkennst du, ob du Deals systematisch wegen Pricing oder Funktionen verlierst, und steuerst gegen. Bei Bestandskunden-Upselling synchronisiert das System mit dem bestehenden Projekt — Verlängerung läuft als Nachtrag, neue Phase als Erweiterung. Wiedervorlagen für 'Lost-Reasons abgehakt' kommen automatisch — wenn ein Lead wegen Timing verloren ging, erinnert dich DARION-AI nach sechs Monaten.

Outlook und Microsoft 365 sind direkt angebunden — eingehende und ausgehende Mails an Kontakte landen automatisch in der Akte, ohne dass du BCC-Adressen merken musst. Termine, Anrufe und Aufgaben trackt das System pro Opportunity. Du siehst auf einen Blick, wann der letzte Touchpoint war, und bekommst Notifications, wenn ein Lead 14 Tage nichts mehr von dir gehört hat. Anrufe über Microsoft Teams oder die Telefonanlage werden mit Dauer und Notiz erfasst. Termin-Buchungslinks aus dem CRM verschickst du an Interessenten — der KI-Helfer schlägt freie Slots aus deinem Kalender vor. E-Mail-Templates mit Platzhaltern für persönliche Ansprache reduzieren Tipp-Aufwand bei Routine-Mails. Automatische Cadence für Cold-Outreach mit drei Touchpoints in zehn Tagen, ohne dass du an jeden Schritt erinnert werden musst.