Sector
Transporte y Logística — Fin a Excel y los hilos de correo
Seguimiento de pedidos, cartas de porte, tiempos de conductores y cumplimiento aduanero en un solo sistema, en lugar de repartidos en cinco carpetas distintas.
Das Problem
Seguimiento de pedidos en el caos del correo
Cada pedido de transporte circula como hilo de correo entre los responsables de tráfico, los conductores y los clientes. Las consultas de estado llegan por teléfono. Quién encargó qué camión, cuándo y dónde, solo puede averiguarse buscando laboriosamente en las carpetas de Outlook. Cuando aparece un auditor de aduanas o de BAFA, reunir la documentación lleva semanas en lugar de horas. Si falta una sola carta de porte, se arriesga una multa. No es un caso aislado: es el día a día en muchas empresas de transporte de 20 a 200 conductores.
Cartas de porte dispersas en Word y Excel
Las cartas de porte CMR se imprimen como plantilla Word, se firman y se escanean. Los escaneos acaban en carpetas de Windows sin indexar. Para un archivo conforme con GoBD falta el almacenamiento inmutable con marca de tiempo y registro de accesos. En casos de devolución o daños en el seguro, alguien tiene que rebuscar entre carpetas. Los formatos de entrada ZUGFeRD y XRechnung de grandes clientes se recopian manualmente. El potencial del OCR queda sin aprovechar y la tasa de errores crece con cada nuevo pedido.
La auditoría BAFA y aduanera consume semanas de preparación
Las inspecciones de comercio exterior, los controles BAFA y las auditorías aduaneras exigen cadenas de evidencia completas, desde la recepción del pedido hasta la entrega. En empresas de transporte con sistemas acumulados, esa cadena está repartida en al menos cuatro sistemas: TMS, correo electrónico, archivo en papel y software de contabilidad. Preparar una auditoría inmoviliza a dos empleados durante varias semanas. Las solicitudes adicionales del inspector alargan aún más el proceso. Con un rastro de auditoría continuo, el inspector terminaría en medio día.
Die Lösung
Módulo de Ventas con seguimiento del estado de pedidos
El módulo de Ventas de DARION-AI cubre el pedido de transporte completo, desde la solicitud hasta la confirmación de entrega. Cada pedido tiene un estado unívoco, visible para los responsables de tráfico, la aplicación del conductor y el portal del cliente. Las llamadas para consultar el estado desaparecen porque los clientes pueden seguir su envío en el portal. Los cambios quedan registrados con marca de tiempo y usuario. La planificación semanal puede apoyarse con sugerencias del ayudante de IA que tienen en cuenta la ocupación histórica y los pedidos actuales.
DMS para cartas de porte y documentos aduaneros
El módulo DMS almacena cartas de porte CMR, declaraciones aduaneras, albaranes y fotografías de daños como documentos inmutables con marca de tiempo y registro de accesos. El OCR extrae automáticamente fecha, número de envío, remitente y destinatario: búsquedas en segundos en lugar de horas. ZUGFeRD y XRechnung se admiten como formatos de entrada y el ayudante de IA propone los asientos contables. El almacenamiento conforme con GoBD deja de ser un proyecto para convertirse en una función estándar. Para auditorías aduaneras y de BAFA, se exporta la cadena de evidencia completa con un solo clic.
Rastro de auditoría con un clic para BAFA y Aduanas
DARION-AI registra cada acceso, cada modificación y cada exportación con usuario, marca de tiempo y contexto, de forma automática y sin trabajo de mantenimiento adicional. Para controles BAFA, inspecciones de comercio exterior y auditorías GoBD se genera un informe completo en pocos minutos. El módulo ISMS cubre los requisitos NIS2 para empresas de logística y proporciona la documentación acreditativa directamente desde el sistema. Sin recopilación manual, sin correr detrás de los justificantes.
Praxisbeispiele
Planificación semanal con sugerencias del ayudante de IA
El responsable de tráfico abre la planificación semanal en el módulo de Ventas los lunes. El ayudante de IA propone una asignación de rutas optimizada basándose en los pedidos abiertos, la disponibilidad de conductores y la ocupación histórica. Los ajustes se realizan mediante arrastrar y soltar. Los conductores reciben la ruta automáticamente en la aplicación móvil. Los clientes reciben un correo de confirmación con enlace de seguimiento.
Registro móvil de horas para conductores
Los conductores registran tiempos de conducción, espera y carga directamente en el cliente móvil de DARION-AI. Los datos fluyen sin ruptura de medios hacia la preparación de nóminas de RRHH y el análisis de horas por proyecto. Las horas extra y los tiempos de descanso se comprueban automáticamente. El responsable de tráfico ve las posiciones y horas actuales de los conductores en tiempo real en el panel de control, sin necesidad de software de telemática independiente.
Archivar documentos aduaneros conforme a GoBD
Los avisos de aduana entrantes, las declaraciones de exportación y los documentos T1 se incorporan al DMS por correo electrónico o escáner. El OCR lee los números de referencia y los valores de mercancía, y vincula los documentos con el pedido de transporte correspondiente. En una auditoría aduanera, el encargado descarga en segundos la documentación completa de un número de referencia, incluida la marca de tiempo que acredita la conformidad con GoBD.
Relevante Module
Compliance & Standards
NIS2GoBDRGPD
Häufige Fragen
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