Gestión de contratos sin cementerio de Sharepoint y sin olvidar plazos

Todos los contratos en un expediente con datos maestros, partes contractuales, duraciones y archivos adjuntos. El OCR de PDF hace los contratos buscables en texto completo: encuentras la cláusula de limitación de responsabilidad en segundos en lugar de horas. Los contratos están categorizados por tipo (proveedores, clientes, empleados, NDA, AET, contratos de arrendamiento), el acceso está protegido por roles y seguridad a nivel de fila en Postgres: la dirección lo ve todo, compras solo los contratos de proveedores, RRHH solo los contratos de trabajo. La búsqueda admite frases, comodines y filtros por contraparte, duración o valor del contrato. El historial de búsqueda es personal para que tu último filtro esté disponible en el próximo inicio de sesión. Los contratos entre empresas vinculadas, estructuras corporativas y contratos con socios se representan con etiquetas de relación. Los anexos como apéndices, condiciones generales y descripciones de servicios están versionados y vinculados al contrato principal. También los hilos contractuales paralelos, como contrato marco más pedidos individuales, se vinculan jerárquicamente para ver el estado de todos los pedidos en curso desde el contrato marco sin perder ningún stock central.

Firma contratos conforme a eIDAS directamente en DARION-AI: firma electrónica cualificada (FEQ) para firmas con plena validez legal, firma avanzada (FAE) para flujos de trabajo internos. Las contrapartes firman mediante un enlace seguro sin cuenta propia, con identificación por video-identificación o eID. Los contratos firmados se archivan de forma inalterable; el certificado de firma forma parte del registro de auditoría. Las firmas masivas para muchos NDA simultáneamente son posibles, por ejemplo en una ola de contratación para 20 candidatos. Los certificados de firma proceden de prestadores de servicios de confianza de la UE y la conformidad con eIDAS es auditable. Los sellos de tiempo de prestadores de servicios de confianza cualificados aseguran el momento de la firma con plena validez legal. Para firmas en múltiples etapas (director general más apoderado), el flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en el orden correcto. Para contratos con requisito de forma escrita según el código civil, la FEQ también puede combinarse con firma electrónica acompañante para cumplir digitalmente con las cláusulas de forma escrita clásicas.

Por contrato defines la duración, el período de preaviso y la opción de prórroga. DARION-AI realiza el seguimiento de los plazos automáticamente; las notificaciones se envían 90, 60 y 30 días antes del período de preaviso, configurables por tipo de contrato. Para contratos críticos (valor del contrato por encima del umbral, proveedor estratégico), el sistema escala al director general. Las prórrogas de contratos olvidadas o los preaviso incumplidos quedan en el pasado: el ayudante de IA propone directamente la siguiente acción en el texto de la notificación: 'redactar aviso de rescisión', 'negociar prórroga', 'iniciar comparación de proveedores'. La vista general de todos los plazos de los próximos 12 meses se muestra en el panel de plazos, ordenados por importancia y fecha. Las revisiones de acuerdos de nivel de servicio y las cláusulas anuales de ajuste de precios también se activan como plazo para no olvidar iniciar revisiones o negociaciones de precios a tiempo. Para la prórroga tácita, el sistema avisa especialmente pronto: 120 días antes del plazo con escalado a la dirección para que no te quedes atrapado en compromisos contractuales por la puerta trasera. Las fechas aparecen opcionalmente en tu calendario de Outlook para que también te recuerden el plazo sin estar conectado a DARION-AI.

Sube un contrato y el ayudante de IA extrae automáticamente las partes contractuales, la duración, los plazos de preaviso, la limitación de responsabilidad, el fuero y las condiciones de pago. Las cláusulas de riesgo como la prórroga automática, los derechos de adaptación unilateral o las disposiciones de responsabilidad inusuales se marcan y se muestran con su justificación. El ayudante está basado en Qwen3, es self-hosted en la UE y aprende de tus plantillas de contrato sin que ningún dato se transfiera a servicios en la nube de EE. UU. Para contratos estándar en alemán, la tasa de aciertos supera el 90%. Confirmas o corriges la extracción y el sistema aprende de tus correcciones: tras unos 30 contratos, las propuestas suelen ser directamente aceptables. La puntuación de riesgo por contrato combina el valor del contrato, la duración, el límite de responsabilidad y las cláusulas críticas, de modo que identificas y priorizas de inmediato los contratos más delicados de tu cartera. Y al comparar varios contratos similares, el ayudante de IA crea una matriz de cláusulas sobre responsabilidad, duración, penalizaciones y niveles de servicio. Así ves de un vistazo dónde difieren tus contratos estándar y qué condiciones deberías estandarizar frente a los proveedores.

Cada versión del contrato se guarda; los cambios entre versiones se ven en el visor de diferencias con resaltado de adiciones y supresiones. Los ciclos de negociación con contrapartes se realizan mediante un flujo de trabajo estructurado: comentarios, propuestas, aceptación o rechazo por cláusula. Las modificaciones y addendas están vinculados al contrato principal y el ayudante de IA resume los cambios entre dos versiones en una frase. Con varias cláusulas negociadas en paralelo, el sistema mantiene el control: ves por cláusula el estado (abierto, en negociación, aceptado) y no tienes que buscar en hilos de correo qué fue lo último acordado. Las revisiones externas de abogados también se documentan como comentarios por cláusula para que en la próxima negociación partas del último estado en lugar de empezar desde cero.

Mantén plantillas de contratos para NDA, contratos de suministro, contratos de trabajo, AET y contratos de arrendamiento de forma centralizada. Variables como la contraparte, la duración y el valor del contrato las rellena el sistema desde los datos maestros del expediente del cliente o del empleado: no tienes que volver a escribir ninguna dirección o denominación social. El ayudante de IA propone las cláusulas adecuadas de tu biblioteca de plantillas, por ejemplo según el tipo de contrato, el sector o el valor del contrato. Las revisiones de abogados se almacenan como comentarios por cláusula: en el próximo uso, el sistema avisa si se ha modificado una cláusula crítica sin revisión. Así construyes una biblioteca de plantillas versionada que mejora con cada revisión. Las plantillas específicas del sector para proveedores de servicios de TI, contratos de obra según VOB o contratos de consultoría están disponibles como kit de inicio. Plantillas multilingües para contratos internacionales con columnas en alemán e inglés en paralelo. También las bibliotecas de cláusulas para situaciones especiales, como cláusulas de no competencia, confidencialidad, cláusula salvatoria y acuerdos de arbitraje, se gestionan de forma modular para poder combinar los componentes adecuados según el contrato.