Gestión de almacén sin portapapeles ni listas de Excel

Cada empleado escanea con el smartphone, sin necesidad de hardware adicional para la mayoría de los casos. Los códigos de barras (EAN-13, EAN-8, Code128, Code39, ITF-14) y los códigos QR se reconocen en menos de un segundo, incluso con poca luz en el almacén. La recepción de mercancías, el traslado y la salida de mercancías se registran directamente en el estante; los datos aparecen inmediatamente en el sistema. Modo sin conexión para naves sin wifi: los datos se almacenan en búfer y se sincronizan al recuperar la conexión. Impresión de etiquetas propias directamente desde el módulo con impresoras Brother, Zebra o Dymo. Los escáneres de mano industriales (Zebra TC21, Honeywell EDA52) se conectan de forma fluida por Bluetooth o USB-OTG; se recomiendan para almacenes de alta carga con más de 1.000 escaneos al día.

Por artículo ves en tiempo real stock disponible, cantidad reservada, cantidad libre y ubicación. Los movimientos se documentan con sello de tiempo, usuario y origen en el registro de auditoría, conforme a GoBD para auditores y asesores fiscales. Los niveles mínimo y máximo los defines por artículo o por ubicación; el ayudante de IA los propone basándose en el consumo histórico y la estacionalidad. Cuando se supera a la baja, llega una notificación y opcionalmente se genera automáticamente una solicitud de pedido al proveedor. La configuración multidepósito para sucursales, depósitos externos, almacenes en consignación o depósitos de obra está incluida de serie. El valor del inventario se calcula diariamente según el método FIFO, LIFO o precio medio ponderado, lo cual es importante para el balance y la valoración con el asesor fiscal.

Inicias el modo de inventario en el módulo y el smartphone se convierte en el dispositivo de inventario. Los empleados escanean las etiquetas de artículos o los códigos QR en el estante, introducen la cantidad contada y el sistema compara en tiempo real con el stock contable, mostrando las diferencias inmediatamente. Son posibles varias rondas de inventario en paralelo (p. ej. nave A y nave B simultáneamente por equipos distintos). El inventario por muestreo, el inventario permanente y el inventario a fecha fija están preconfigurados como flujos de trabajo. El informe de inventario con análisis de diferencias y propuestas de asiento para la contabilidad se exporta en PDF o CSV para DATEV. El ayudante de IA propone posibles causas de las diferencias importantes: robo, merma, error de registro o datos maestros incorrectos, basándose en patrones históricos.

Defines las ubicaciones de forma jerárquica: nave, pasillo, estante, posición. Cada ubicación recibe un código QR; cada artículo está asignado exactamente a una ubicación (o a varias, con cantidades por ubicación). El mapa de calor del almacén muestra qué artículos se mueven con frecuencia: los de alta rotación se colocan al frente, los de baja rotación al fondo. La lista de picking optimiza los recorridos por el almacén según la ruta más corta; el ayudante de IA tiene en cuenta el peso del almacén y las posiciones de mercancía voluminosa. Al trasladar, escaneas la ubicación de origen y la de destino; el registro se realiza automáticamente. Al reorganizar el almacén, el ayudante de IA sugiere qué artículos reubicar; típicamente, tras la reorganización se ahorra entre un 15 y un 20% del tiempo de picking por pedido.

El proveedor escanea el código de barras del albarán o lo fotografías: el OCR extrae proveedor, número de pedido, artículos y cantidades. La comparación entre lo pedido y lo recibido se realiza automáticamente; las diferencias las marcas directamente en la recepción de mercancías y lanzas una reclamación al proveedor. Las salidas de mercancías se crean con albarán y opcionalmente etiqueta de envío (DHL, UPS, GLS, DPD, Hermes). Los números de seguimiento se almacenan automáticamente en el pedido del CRM y en el portal del cliente; los clientes reciben correos de seguimiento sin que tengas que hacer nada. El archivo de justificantes conforme a GoBD con suma de verificación hash se realiza en el módulo DMS. El flujo de trabajo de devoluciones está preconfigurado de serie con documentación fotográfica del daño.

El ayudante de IA (Qwen3, self-hosted en la UE) analiza tu consumo de los últimos 12 meses, tiene en cuenta la estacionalidad, el plazo de entrega y el stock mínimo, y te propone a diario pedidos concretos. Por artículo ves la cantidad recomendada, la cobertura estimada y el precio del proveedor. Con un clic conviertes la propuesta en un pedido que va directamente al proveedor por correo electrónico o EDI. Ante escaseces críticas, con una cobertura inferior a 5 días, recibes una notificación push antes de que se produzca la rotura de stock y los pedidos se vean afectados. Los datos sensibles no salen de la UE, y el ayudante de IA se entrena exclusivamente con tus datos de movimiento anonimizados. El aislamiento multitenant funciona mediante Row-Level Security.