Branche
Transport & Logistiek — afscheid van Excel en e-mailthreads
Opdrachttracering, vrachtbrieven, rijtijden en douanecompliance in één systeem — in plaats van verspreid over vijf aparte mappen.
Das Problem
Opdrachttracering in e-mailchaos
Elke transportopdracht circuleert als e-mailthread tussen planners, chauffeurs en klanten. Statusvragen worden telefonisch beantwoord. Wie welke vrachtwagen wanneer en waar heeft ingezet, is alleen te achterhalen door moeizaam zoeken in Outlook-mappen. Komt er een douane- of BAFA-auditor, dan kost het samenstellen van de documentatie weken in plaats van uren. Ontbreekt er slechts één vrachtbrief, dan dreigt een boete. Dit is geen uitzondering — het is dagelijkse praktijk in veel transportbedrijven met 20 tot 200 chauffeurs.
Vrachtbrieven verspreid in Word en Excel
CMR-vrachtbrieven worden als Word-sjabloon afgedrukt, ondertekend en ingescand. De scans worden opgeslagen in Windows-mappen zonder trefwoorden. Voor GoBD-conforme archivering ontbreekt onveranderlijke opslag met tijdstempel en toegangslog. Bij retourzaken of verzekeringsclaims moet iemand door mappen spitten. ZUGFeRD- en XRechnung-invoerformaten van grote klanten worden handmatig overgetypt. Het OCR-potentieel blijft onbenut en de foutmarge neemt toe bij elke nieuwe opdracht.
BAFA- en douaneaudit kost weken voorbereiding
Buitenlandse handelscontroles, BAFA-inspecties en douaneaudits vereisen aaneengesloten bewijsketens — van opdrachtacceptatie tot aflevering. In gegroeide transportbedrijven is deze keten verspreid over minimaal vier systemen: TMS, e-mail, papierarchief en boekhoudsoftware. De voorbereiding van een audit bindt twee medewerkers gedurende meerdere weken. Aanvullende verzoeken van de auditor verlengen het proces verder. Met een doorgaande audit-trail zou de auditor op een halve dag klaar zijn.
Die Lösung
Verkoop-module met opdrachtstatustracering
De verkoop-module van DARION-AI beeldt de volledige transportopdracht af — van aanvraag tot afleveringsbevestiging. Elke opdracht heeft een unieke status die zichtbaar is voor planners, de chauffeurs-app en het klantenportaal. Telefoontjes voor statusnavraag vervallen, omdat klanten hun zending zelf in het portaal kunnen volgen. Wijzigingen worden met tijdstempel en gebruiker geregistreerd. De weekplanning kan worden ondersteund met AI-Assistent-voorstellen op basis van historische bezetting en actuele opdrachten.
DMS voor vrachtbrieven en douanedocumenten
De DMS-module beheert CMR-vrachtbrieven, douaneaangiften, pakbonnen en schadefotos als onveranderlijke documenten met tijdstempel en toegangslog. OCR extraheert automatisch datum, zendingsnummer, afzender en ontvanger — zoeken in seconden in plaats van uren. ZUGFeRD en XRechnung worden als invoerformaat ondersteund; de AI-Helfer stelt boekingsregels voor. GoBD-conforme opslag is geen project meer, maar standaardfunctie. Voor douane- en BAFA-audits exporteer je de volledige bewijsketen met één druk op de knop.
Audit-trail op verzoek voor BAFA en douane
DARION-AI registreert elke toegang, elke wijziging en elke export met gebruiker, tijdstempel en context — automatisch, zonder extra beheerinspanning. Voor BAFA-controles, buitenlandse handelscontroles en GoBD-audits genereer je in enkele minuten een volledig rapport. De ISMS-module dekt de NIS2-vereisten voor logistieke bedrijven af en levert de bewijsdocumentatie rechtstreeks vanuit het systeem. Geen handmatig samenstellen meer, geen achtervolgen van bewijsstukken.
Praxisbeispiele
Weekplanning met AI-Assistent-voorstellen
De planner opent maandag de weekplanning in de verkoop-module. De AI-Helfer stelt op basis van openstaande opdrachten, rijderbeschikbaarheid en historische bezetting een geoptimeerde tourtoewijzing voor. Aanpassingen via drag-and-drop. Chauffeurs ontvangen de tour automatisch op de mobiele app. Klanten krijgen een bevestigingsmail met trackinglink.
Mobiele urenregistratie voor chauffeurs
Chauffeurs registreren rij-, wacht- en laadtijden rechtstreeks in de DARION-AI mobiele client. De gegevens vloeien zonder mediabreuk door naar de HR-loonvoorbereiding en de projecturenanalyse. Overuren en rusttijden worden automatisch gecontroleerd. De planner ziet de actuele chauffeurposities en -tijden in realtime op het dashboard — zonder aparte telematicasoftware.
Douanedocumenten GoBD-conform archiveren
Inkomende douanebeschikkingen, uitvoeraangiften en T1-documenten worden via e-mailinbox of scan in het DMS ingelezen. OCR leest referentienummers en goederenwaarden uit en koppelt de documenten aan de betreffende transportopdracht. Bij een douaneaudit downloadt de medewerker de volledige documentatie voor een referentienummer in seconden — inclusief tijdstempel dat de GoBD-conformiteit bewijst.
Relevante Module
Compliance & Standards
NIS2GoBDAVG
Häufige Fragen
Één platform
Alle modules. Één login. 49 € netto per gebruiker/maand.
Geen module-bingo, geen verborgen kosten. 14 dagen gratis uitproberen.