Activa beheren — van aankoop tot sloop volledig gedocumenteerd

Elk activum krijgt een QR-code die je afdrukt en aan het apparaat bevestigt. Bij het scannen met de mobiele app zie je direct stamgegevens, locatie, laatste onderhoud, garantie en verantwoordelijke. Nieuwe activa registreer je via foto en drag-and-drop van aankoopbewijs en leveringsbon, OCR extraheert fabrikant, model, serienummer en aanschafprijs. Bulkimport via CSV voor migratie uit Excel-lijsten is bij onboarding inbegrepen.

Per activum leg je onderhoudsintervallen vast naar tijd (elke zes maanden), bedrijfsuren of tellerstand. DARION-AI maakt automatisch onderhoudsopdrachten aan, wijst ze toe aan de verantwoordelijke technicus en geeft tijdig voor de streefdatum een melding — doorgaans twee weken van tevoren per e-mail en push. Onderhoudsprotocollen worden direct bij de opdracht vastgelegd, foto's en meetwaarden hang je eraan.

De AI-Assistent analyseert onderhoudshistorie, uitvalpatronen en fabrieksaanbevelingen en stelt preventief onderhoud voor voordat apparaten uitvallen. Bij terugkerende defecten markeert hij activa die de economische grens naderen, omdat de reparatie duurder wordt dan een nieuwe aankoop. De assistent is Qwen3-gebaseerd en self-hosted in de EU, zonder gegevensuitstroom naar derde landen, en leert na verloop van tijd van je bevestigingen en correcties. Bij activa met bewaking op afstand, bijvoorbeeld via aangesloten machinesensoren, herkent hij afwijkingen zoals stijgende trillingswaarden of temperatuurdrift vroegtijdig en stelt een inspectie voor. De beslissingsbevoegdheid blijft daarbij altijd bij jou: de assistent doet voorstellen, maar activeert geen automatische bestellingen of opdrachten. Op de knop legt hij je bovendien uit waarom hij een voorstel heeft gedaan, bijvoorbeeld welke onderhoudshistorie en welke uitvalpatronen tot de aanbeveling hebben geleid.

Elk activum heeft een actuele locatie (werkplaats, bouwplaats, kantoor) en een verantwoordelijke. Bij verplaatsing van een activum scant de medewerker de QR-code en kiest de nieuwe locatie, de historie wordt automatisch vastgelegd. Voor gereedschap op bouwplaatsen zie je direct wie welk apparaat heeft en wanneer het terugkomt.

DARION-AI berekent lineair of degressief, legt gebruiksduur per activaklasse vast en maakt automatisch het activaoverzicht voor de jaarafsluiting. Bijzondere afschrijvingen, bijwaarderingen en activaafgangen documenteer je direct bij het activum. De export verloopt GoBD-conform naar DATEV of andere boekhoudingssystemen. Afschrijvingstabellen zijn voor de meest voorkomende activaklassen vooringesteld.

Van aankoopbewijs via ingebruikname, onderhoud, reparaties, locatiewisselingen tot sloop — de complete geschiedenis van een activum ligt bij het asset. Garantiedocumenten, gebruikshandleidingen en inspectieprotocollen hang je als PDF aan. Bij verkoop of sloop documenteer je restwaarde, afnemer en verwijderingsbewijs traceerbaar in de audit-trail.