Branche
Maschinenbau — OEM-Verträge, Wartung und Ersatzteile in einem System
Von der Konstrukteur-Stunde bis zum Wartungsvertrag: DARION-AI verbindet Projekte, Lager und Vertragsmanagement für Maschinenbauer.
Das Problem
OEM-Verträge in SharePoint, Stunden in Excel
Wartungsverträge mit OEM-Kunden liegen in SharePoint-Ordnern, Konstrukteur-Stunden werden in Excel erfasst, der Projektfortschritt ist in einem separaten PM-Tool. Bei der Monatsabrechnung müssen drei Mitarbeiter Daten aus drei Systemen zusammenführen. Kommt ein Vertragsrenewal, fehlt der Überblick über Leistungen der letzten Monate. SLA-Fristen werden im Kalender hinterlegt und bei Urlaubszeiten vergessen. Das Ergebnis: manuelle Nacharbeit, verspätete Rechnungen und SLA-Verletzungen, die Pönalen auslösen.
Ersatzteillager ohne Verbindung zum Service
Das Ersatzteillager wird in einer eigenen Software gepflegt, die Service-Aufträge kommen aus dem Ticketsystem, die Bestellungen gehen über den Einkauf. Diese drei Systeme kennen sich nicht. Ein Servicetechniker weiß nicht, ob ein Ersatzteil auf Lager ist, bevor er zum Kunden fährt. Kommt er ohne das Teil an, kostet das eine zusätzliche Anfahrt. Der Einkauf bestellt Teile nach, die bereits im Lager sind, weil der Bestand falsch erfasst ist. Kapitalbindung und Lieferzeiten steigen.
Mehrere Standorte, unterschiedliche Versionen
Mit 2–5 Produktionsstandorten entstehen Datenversionierungsprobleme: Konstruktionsunterlagen, Preislisten und Projektdokumente existieren in mehreren lokalen Versionen. Wer mit welcher Version arbeitet, ist unklar. Kollaborative Bearbeitung ist nicht möglich, Freigabeprozesse laufen per E-Mail. Bei Lieferterminkonflikten hat die Geschäftsführung keinen konsolidierten Überblick. Das Reporting wird manuell in Excel zusammengestellt und ist beim Fertigstellen bereits veraltet.
Die Lösung
Verträge-Modul mit Liefertermin-Sichtbarkeit
Das Verträge-Modul von DARION-AI speichert OEM-Wartungsverträge, Lieferkontrakte und Rahmenvereinbarungen mit automatischen Renewal-Alerts und SLA-Fristen-Tracking. Jeder Vertrag ist mit dem dazugehörigen Projekt im Projekte-Modul verknüpft — Liefertermine aus dem Projekt sind direkt im Vertrag sichtbar. SLA-Fristen lösen automatische Erinnerungen aus, bevor Pönalen entstehen. Konstrukteur-Stunden aus Projekten fließen direkt in die Vertragsabrechnung — kein manueller Abgleich mehr.
Lager und IT-Service verzahnt für Ersatzteile
Das Warehouse-Modul von DARION-AI ist direkt mit dem IT- und Service-Modul verbunden. Ein Service-Ticket kann automatisch eine Ersatzteil-Reservierung anlegen. Der Servicetechniker sieht vor der Anfahrt den Lagerbestand in Echtzeit. Bestellungen werden automatisch ausgelöst, wenn der Mindestbestand unterschritten wird — mit Genehmigungsworkflow für Bestellungen über einem definierten Schwellwert. Die Kapitalbindung sinkt, weil überschüssige Bestellungen durch korrekte Bestandssicht entfallen.
HR-Stunden aus Projekten direkt in Lohn
Konstrukteur-Stunden, Servicetechniker-Zeiten und Projektmanager-Aufwände werden im Projekte-Modul erfasst und fließen ohne Medienbruch in die HR-Lohnvorbereitung. Überstunden-Auswertungen, Kostenstellen-Zuordnung und Projektkosten-Reports sind tagesaktuell ohne Excel-Export. Die Geschäftsführung hat auf dem Dashboard eine konsolidierte Sicht über alle Standorte — Projektfortschritt, Ressourcenauslastung und Vertragsstatus in einem Bildschirm.
Praxisbeispiele
SLA-Frist-Monitoring für OEM-Kunden
Der Service-Leiter öffnet morgens das Verträge-Dashboard. Alle OEM-Wartungsverträge mit Fälligkeit in den nächsten 14 Tagen sind rot markiert. Per Klick sieht er den letzten Service-Termin, den offenen Ticket-Status und den Lagerbestand für die benötigten Ersatzteile. Er weist den Auftrag mit einem Klick zu und der Techniker erhält die vollständige Auftrags-Dokumentation auf die App.
Ersatzteil-Bestellung mit automatischem Schwellwert
Das Lager-Modul erkennt, dass Dichtungsring-Typ A4 auf 3 Stück gefallen ist — Mindestbestand ist 10. Es wird automatisch ein Bestellvorschlag erstellt und zur Freigabe an den Einkäufer geschickt. Nach Freigabe wird die Bestellung direkt an den bevorzugten Lieferanten gesendet. Der Servicetechniker sieht in seinem Ticket-System, wann das Teil geliefert wird, und plant seinen Kundentermin entsprechend.
Monatsabschluss ohne manuelle Datenzusammenführung
Am Monatsletzten exportiert der Projektleiter die Stunden aller Mitarbeiter aus dem Projekte-Modul direkt in die HR-Lohnvorbereitung — ein Klick, keine Excel-Dateien. Die Finanzbuchhaltung zieht die abgerechneten Projektleistungen aus dem Verträge-Modul für die Rechnungsstellung. Der Steuerberater erhält den DATEV-Export direkt aus dem Finanzen-Modul. Der Prozess dauert Stunden statt Tage.
Relevante Module
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