Projekte profitabel halten ohne Excel-Stundenlisten

Die Excel-artige Bulk-Eingabe für Projekt-Stunden ordnet jede Buchung direkt einem Projekt, einer Phase und einer Tätigkeit zu. Mitarbeiter erfassen die ganze Woche am Freitag in fünf Minuten, denn Tab und Pfeil-Tasten funktionieren genau wie in Excel. Wer Stunden lieber live mitlaufen lässt, nutzt die Mobile-App oder den Browser-Timer: Der Timer startet beim Login, läuft im Hintergrund und ordnet die Zeit automatisch dem aktiven Projekt zu. Stundenkonten, Überstunden und Urlaub werden mit dem HR-Modul synchronisiert, du pflegst also nichts doppelt. Pflichtfelder pro Projekt sind konfigurierbar, und der KI-Helfer schlägt Tätigkeits-Beschreibungen aus deinen vergangenen Buchungen vor. Wochenfreigabe durch den Mitarbeiter, Genehmigung durch den Projektleiter und Faktura-Übergabe ans Finanz-Modul laufen über einen strukturierten Workflow. Korrekturen und Storno bleiben nachvollziehbar, sodass GoBD und Audit-Trail erhalten bleiben. Auch externe Freelancer erfassen Stunden über denselben Workflow, sodass deine Faktura-Vorbereitung Eigen- und Fremdleistung sauber trennt. Das ist wichtig für die korrekte Gewinnermittlung und für die Reverse-Charge-Behandlung bei EU-Freelancern.

Pro Projekt definierst du das Budget in Stunden und Euro, und das System rechnet täglich Soll-Ist mit Stundensatz und Kostensatz. Bei 80% Budget-Erreichung bekommst du eine Notification, bei 100% wird das Projekt rot markiert und Aktivitäten werden eskaliert. Die Marge pro Projekt siehst du live. Der KI-Helfer warnt früh, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, und schlägt konkrete Aktionen vor, zum Beispiel Scope-Reduktion, Nachverhandlung oder Ressourcen-Umverteilung. Festpreis-Projekte und Stundensatz-Projekte werden separat behandelt. Du siehst die Burn-Rate pro Woche im Vergleich von geplant und ist und kannst die Frühwarn-Schwellen pro Projekt anpassen. Bei mehrjährigen Projekten gibt es Phasen-Budgets mit eigenen Schwellen, sodass eine ausufernde Konzept-Phase nicht erst am Ende auffällt. Estimate-to-Complete (ETC) rechnet der KI-Helfer aus historischen Daten und dem aktuellen Burn, du siehst also jederzeit, ob das Restbudget reicht. Auch Nachträge und Change-Requests werden separat verbucht, sodass du die Marge-Erosion durch Scope-Creep messen kannst und im nächsten Angebot besser kalkulierst.

Du planst Mitarbeiter wochenweise auf Projekte, und das System zeigt die Auslastung pro Person und Abteilung in einer Heatmap. Überlast (über 100%) und Leerlauf (unter 60%) erkennst du in der Kapazitäts-Heatmap auf einen Blick. Der KI-Helfer schlägt eine Ressourcen-Verteilung vor und berücksichtigt dabei Skills, Verfügbarkeit und Projekt-Priorität. Urlaube und Krankmeldungen aus dem HR-Modul fließen automatisch in die Planung, es gibt also kein böses Erwachen am Montagmorgen. Skills pro Mitarbeiter pflegst du zentral, sodass die Ressourcen-Planung für ein Frontend-Projekt nicht den DevOps-Spezialisten vorschlägt. Der Soll-Ist-Abgleich zwischen geplanter und gebuchter Auslastung läuft täglich. Bei Engpässen siehst du, welche Skills knapp sind, sodass du gezielt rekrutieren oder externe Freelancer einbinden kannst. Diese Freelancer pflegst du im selben System mit Stundensatz, Verfügbarkeit und Skills.

Erfasste Stunden bündelst du nach Projekt, Phase oder Mitarbeiter und übergibst sie ans Finanz-Modul für die Rechnungsstellung. Der Stundensatz ist pro Mitarbeiter oder pro Projekt-Rolle konfigurierbar, Festpreis-Projekte werden separat behandelt und Meilenstein-basiert fakturiert. Der Kostensatz für die interne Marge-Rechnung läuft im Hintergrund: Mitarbeiter sehen nur den Stundensatz, die Geschäftsführung sieht beide Werte, abgesichert über Postgres Row-Level Security. Mehrfach-Stundensätze für unterschiedliche Tätigkeiten innerhalb desselben Projekts sind möglich, zum Beispiel Beratung 180 €/h, Entwicklung 120 €/h und Support 90 €/h. Die Faktura-Vorschau zeigt dir vor dem Export, was beim Kunden ankommt. Bei langfristigen Projekten mit monatlicher Abrechnung läuft der Faktura-Lauf am Monatsende automatisch: Die Stunden werden gebündelt, die Vorschau wird geprüft und freigegeben, die Rechnung geht raus. Auch Pauschalen für Reisekosten oder Material bildest du als Position ab.

Du planst Aufgaben mit Verantwortlichem, Fälligkeit und Schätzung. Meilensteine triggern Notifications und Faktura-Schritte, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden visualisiert. Der KI-Helfer schlägt eine Aufgaben-Aufteilung aus Projekt-Beschreibungen vor und schätzt den Aufwand auf Basis vergangener Projekte. Bei einem Webshop-Projekt erkennt er zum Beispiel typische Phasen wie Konzept, Design, Entwicklung und Testing und schlägt passende Stunden-Schätzungen vor. Für Handwerksbetriebe gibt es einen vereinfachten Auftrags-Modus ohne Gantt-Diagramm-Overkill: Aufträge mit Stunden, Material und Mitarbeiter-Zuordnung, mehr braucht es dort nicht. Den Aufgaben-Status synchronisierst du optional mit Jira oder Asana. Kommentare und Anhänge pro Aufgabe halten den Projekt-Kontext beieinander, sodass du nicht in E-Mail-Threads suchen musst. Wiedervorlage und Erinnerungen reduzieren das Risiko, dass Aufgaben in offenen Listen versanden.

Pro Projekt siehst du Budget, Marge, Stunden, Aufgaben und die nächsten Meilensteine in einem Dashboard. Der KI-Helfer beantwortet Fragen wie 'Wie viel Budget habe ich noch?', 'Wer ist diese Woche überlastet?' oder 'Welche Aufgabe blockiert den nächsten Meilenstein?' direkt im Chat. Er ist Qwen3-basiert, self-hosted in der EU und lernt aus deinem Projekt-Portfolio, ohne dass Daten in US-Cloud-Services abfließen. Die Geschäftsführung sieht die Portfolio-Sicht über alle Projekte mit Marge-Ranking, Frühwarn-Flags und Forecast für das Quartal. Der Drill-Down vom Portfolio bis zur Einzel-Stundenbuchung gelingt in zwei Klicks, ein Excel-Export für den Lenkungskreis ist nicht nötig. Im Wochen-Review öffnest du das Dashboard, gehst die Frühwarn-Flags durch und priorisierst deine Aktionen. Auch Kunden-Reports mit selektiver Freigabe, etwa gebuchte Stunden, nächste Meilensteine und offene Punkte, exportierst du auf Knopfdruck.