Projekte profitabel halten ohne Excel-Stundenlisten

Excel-artige Bulk-Eingabe für Projekt-Stunden mit direkter Zuordnung zu Projekt, Phase und Tätigkeit — Mitarbeiter erfassen die Woche in fünf Minuten am Freitag, Tab und Pfeil-Tasten funktionieren wie in Excel. Live-Mit-Erfassung über Mobile-App und Browser-Timer für alle, die Stunden lieber live mitlaufen lassen — Timer startet beim Login, läuft im Hintergrund und ordnet automatisch dem aktiven Projekt zu. Stundenkonten, Überstunden und Urlaub werden mit dem HR-Modul synchronisiert — kein doppeltes Pflegen. Pflichtfelder pro Projekt sind konfigurierbar, der KI-Helfer schlägt Tätigkeits-Beschreibungen aus deinen vergangenen Buchungen vor. Wochenfreigabe durch den Mitarbeiter, Genehmigung durch den Projektleiter und Faktura-Übergabe ans Finanz-Modul laufen über einen strukturierten Workflow. Korrekturen und Storno sind nachvollziehbar, sodass GoBD und Audit-Trail erhalten bleiben. Auch externe Freelancer erfassen Stunden über denselben Workflow, sodass deine Faktura-Vorbereitung Eigen- und Fremdleistung sauber trennt — wichtig für die korrekte Gewinnermittlung und für die Reverse-Charge-Behandlung bei EU-Freelancern.

Pro Projekt definierst du Budget in Stunden und Euro, das System rechnet täglich Soll-Ist mit Stundensatz und Kostensatz. Bei 80% Budget-Erreichung bekommst du eine Notification, bei 100% wird das Projekt rot markiert und Aktivitäten werden eskaliert. Marge pro Projekt siehst du live — der KI-Helfer warnt früh, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, und schlägt konkrete Aktionen vor: Scope-Reduktion, Nachverhandlung, Ressourcen-Umverteilung. Festpreis-Projekte und Stundensatz-Projekte werden separat behandelt. Du siehst Burn-Rate pro Woche, geplant gegen ist, und kannst Frühwarn-Schwellen pro Projekt anpassen. Bei mehrjährigen Projekten gibt es Phasen-Budgets mit eigenen Schwellen, sodass eine ausufernde Konzept-Phase nicht erst am Ende auffällt. Estimate-to-Complete (ETC) rechnet der KI-Helfer aus historischen Daten und aktuellem Burn — du siehst, ob das Restbudget reicht. Auch Nachträge und Change-Requests werden separat verbucht, sodass du die Marge-Erosion durch Scope-Creep messen kannst und im nächsten Angebot besser kalkulierst.

Plane Mitarbeiter wochenweise auf Projekte, das System zeigt Auslastung pro Person und Abteilung in einer Heatmap. Überlast (über 100%) und Leerlauf (unter 60%) siehst du in der Kapazitäts-Heatmap, der KI-Helfer schlägt Ressourcen-Verteilung vor — basierend auf Skills, Verfügbarkeit und Projekt-Priorität. Urlaube und Krankmeldungen aus dem HR-Modul fließen automatisch in die Planung — kein böses Erwachen am Montagmorgen. Skills pro Mitarbeiter pflegst du zentral, sodass die Ressourcen-Planung für ein Frontend-Projekt nicht den DevOps-Spezialisten vorschlägt. Soll-Ist-Abgleich zwischen geplanter und gebuchter Auslastung läuft täglich. Bei Engpässen siehst du, welche Skills knapp sind, sodass du gezielt rekrutieren oder externe Freelancer einbinden kannst. Externe Freelancer pflegst du im selben System mit Stundensatz, Verfügbarkeit und Skills.

Erfasste Stunden bündelst du nach Projekt, Phase oder Mitarbeiter und übergibst sie ans Finanz-Modul für die Rechnungsstellung. Stundensatz pro Mitarbeiter oder pro Projekt-Rolle ist konfigurierbar, Festpreis-Projekte werden separat behandelt mit Meilenstein-basierter Faktura. Kostensatz für interne Marge-Rechnung läuft im Hintergrund — Mitarbeiter sehen nur Stundensatz, Geschäftsführung beide Werte über Postgres Row-Level Security abgesichert. Mehrfach-Stundensätze für unterschiedliche Tätigkeiten innerhalb desselben Projekts (Beratung 180 €/h, Entwicklung 120 €/h, Support 90 €/h) sind möglich. Faktura-Vorschau zeigt dir vor dem Export, was beim Kunden ankommt. Bei langfristigen Projekten mit monatlicher Abrechnung läuft der Faktura-Lauf am Monatsende automatisch — Stunden gebündelt, Vorschau geprüft, freigegeben, Rechnung verschickt. Auch Pauschalen für Reisekosten oder Material sind als Position abbildbar.

Plane Aufgaben mit Verantwortlichem, Fälligkeit und Schätzung. Meilensteine triggern Notifications und Faktura-Schritte, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden visualisiert. Der KI-Helfer schlägt Aufgaben-Aufteilung aus Projekt-Beschreibungen vor und schätzt Aufwand basierend auf vergangenen Projekten — bei einem Webshop-Projekt erkennt er typische Phasen wie Konzept, Design, Entwicklung, Testing und schlägt Stunden-Schätzungen vor. Für Handwerksbetriebe gibt es einen vereinfachten Auftrags-Modus ohne Gantt-Diagramm-Overkill — Aufträge mit Stunden, Material und Mitarbeiter-Zuordnung, fertig. Aufgaben-Status synchronisierst du optional mit Jira oder Asana. Kommentare und Anhänge pro Aufgabe halten den Projekt-Kontext beieinander, sodass du nicht in E-Mail-Threads suchst. Wiedervorlage und Erinnerungen reduzieren das Risiko, dass Aufgaben in offenen Listen versanden.

Pro Projekt siehst du Budget, Marge, Stunden, Aufgaben und nächste Meilensteine in einem Dashboard. Der KI-Helfer beantwortet Fragen wie 'Wie viel Budget habe ich noch?', 'Wer ist diese Woche überlastet?' oder 'Welche Aufgabe blockiert den nächsten Meilenstein?' direkt im Chat. Mistral-basiert, EU-gehostet, lernt aus deinem Projekt-Portfolio ohne Datenabfluss in US-Cloud-Services. Geschäftsführung sieht Portfolio-Sicht über alle Projekte mit Marge-Ranking, Frühwarn-Flags und Forecast für das Quartal. Drill-Down vom Portfolio bis zum Einzel-Stundenbuchung in zwei Klicks — kein Excel-Export für den Lenkungskreis nötig. Im Wochen-Review öffnest du das Dashboard, gehst die Frühwarn-Flags durch und priorisierst Aktionen. Auch Kunden-Reports mit selektiver Freigabe — Stunden gebucht, nächste Meilensteine, offene Punkte — exportierst du auf Knopfdruck.