Lagerverwaltung ohne Klemmbrett und Excel-Listen

Jeder Mitarbeiter scannt mit dem Smartphone — kein zusätzlicher Hardware-Scanner nötig für die meisten Anwendungsfälle. Barcodes (EAN-13, EAN-8, Code128, Code39, ITF-14) und QR-Codes werden in unter einer Sekunde erkannt, auch bei schwacher Beleuchtung im Lager. Wareneingang, Umlagerung und Warenausgang erfasst du direkt am Regal — die Daten sind sofort im System. Offline-Modus für Hallen ohne WLAN: Daten werden gepuffert und beim Verbindungsaufbau synchronisiert. Eigene Etiketten-Druckerei direkt aus dem Modul über Brother-, Zebra- oder Dymo-Drucker. Industrie-Handscanner (Zebra TC21, Honeywell EDA52) binden sich nahtlos über Bluetooth oder USB-OTG ein, für Hochlast-Lager mit über 1.000 Scans pro Tag empfohlen.

Pro Artikel siehst du Bestand, reservierte Menge, freie Menge und Lagerort live. Bewegungen werden mit Zeitstempel, User und Quelle dokumentiert — Audit-Trail für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater nach GoBD. Mindest- und Höchstbestände definierst du pro Artikel oder pro Lagerort, der KI-Helfer schlägt sie vor basierend auf historischem Verbrauch und Saisonalität. Bei Unterschreitung kommt eine Notification, optional auch direkt eine automatisierte Bestellanforderung an den Lieferanten. Mehrlager-Setup für Filialen, Außenlager, Konsignationslager oder Baustellen-Lager standardmäßig dabei. Lagerwert wird täglich nach FIFO, LIFO oder Durchschnittspreis-Methode berechnet — wichtig für die Bilanz und die Bewertung beim Steuerberater.

Inventur-Modus startest du im Modul, das Smartphone wird zum Inventur-Gerät. Mitarbeiter scannen Artikel-Etiketten oder QR-Codes am Regal, geben gezählte Menge ein, das System vergleicht live mit Buchbestand und zeigt Differenzen sofort. Mehrere Inventur-Runden parallel möglich (z.B. Halle A und Halle B gleichzeitig durch verschiedene Teams). Stichproben-Inventur, permanente Inventur und Stichtags-Inventur sind als Workflows vorkonfiguriert. Inventur-Bericht mit Differenzen-Analyse und Buchungs-Vorschlägen für die Buchhaltung exportierst du als PDF oder DATEV-CSV. Der KI-Helfer schlägt bei großen Differenzen mögliche Ursachen vor — Diebstahl, Schwund, Buchungsfehler oder unsaubere Stammdaten — basierend auf historischen Mustern.

Du definierst Lagerorte hierarchisch — Halle, Gang, Regal, Fach. Jeder Lagerort bekommt einen QR-Code, jeder Artikel ist genau einem Lagerort zugeordnet (oder mehreren, mit Mengen pro Ort). Die Lager-Heatmap zeigt, welche Artikel oft bewegt werden — Schnelldreher landen vorne, Langsamdreher hinten. Die Pickliste optimiert die Wege durch das Lager nach kürzester Strecke, der KI-Helfer berücksichtigt dabei Lagergewicht und Sperrgut-Positionen. Bei Umlagerung scannst du Quell- und Ziel-Lagerort, die Buchung läuft automatisch. Bei Neu-Sortierung des Lagers gibt der KI-Helfer Vorschläge, welche Artikel umzulagern sind — typisch sparst du nach Reorganisation 15-20 Prozent Pick-Zeit pro Auftrag.

Lieferant scannt Lieferschein-Barcode oder du fotografierst ihn — OCR extrahiert Lieferant, Bestellnummer, Artikel und Mengen. Soll-Ist-Vergleich mit der Bestellung läuft automatisch, Differenzen markierst du direkt im Wareneingang und löst eine Reklamation an den Lieferanten aus. Warenausgänge werden mit Lieferschein und optional Versandlabel (DHL, UPS, GLS, DPD, Hermes) erstellt. Sendungsverfolgungs-Nummern werden automatisch im CRM-Auftrag und im Kunden-Portal hinterlegt — Kunden bekommen Tracking-Mails ohne dein Zutun. GoBD-konforme Beleg-Archivierung mit Hash-Prüfsumme im DMS-Modul. Retouren-Workflow ist standardmäßig vorkonfiguriert mit Foto-Dokumentation des Schadens.

Der KI-Helfer (Mistral, EU-gehostet) analysiert deinen Verbrauch der letzten 12 Monate, berücksichtigt Saisonalität, Lieferzeit und Mindestbestand und schlägt täglich konkrete Bestellungen vor. Du siehst pro Artikel die empfohlene Menge, geschätzte Reichweite und Lieferanten-Preis. Mit einem Klick übernimmst du den Vorschlag in eine Bestellung, die direkt an den Lieferanten via E-Mail oder EDI geht. Bei kritischen Engpässen (Reichweite unter 5 Tage) bekommst du eine Push-Notification — bevor der Stock-Out passiert und Aufträge platzen. Sensible Daten verlassen die EU nicht, der KI-Helfer trainiert ausschließlich auf deinen anonymisierten Bewegungsdaten — Multi-Tenant-Isolation per Row-Level Security.