Lagerverwaltung ohne Klemmbrett und Excel-Listen

Jeder Mitarbeiter scannt einfach mit dem Smartphone, ein zusätzlicher Hardware-Scanner ist für die meisten Anwendungsfälle nicht nötig. Barcodes (EAN-13, EAN-8, Code128, Code39, ITF-14) und QR-Codes werden in unter einer Sekunde erkannt, auch bei schwacher Beleuchtung im Lager. Wareneingang, Umlagerung und Warenausgang erfasst du direkt am Regal, und die Daten sind sofort im System. Für Hallen ohne WLAN gibt es einen Offline-Modus: Die Daten werden gepuffert und synchronisiert, sobald die Verbindung wieder steht. Eigene Etiketten druckst du direkt aus dem Modul über Brother-, Zebra- oder Dymo-Drucker. Industrie-Handscanner wie der Zebra TC21 oder der Honeywell EDA52 binden sich nahtlos über Bluetooth oder USB-OTG ein, das empfehlen wir für Hochlast-Lager mit über 1.000 Scans pro Tag.

Pro Artikel siehst du Bestand, reservierte Menge, freie Menge und Lagerort live. Jede Bewegung wird mit Zeitstempel, User und Quelle dokumentiert, sodass ein GoBD-konformer Audit-Trail für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater entsteht. Mindest- und Höchstbestände definierst du pro Artikel oder pro Lagerort, und der KI-Helfer schlägt sie dir auf Basis von historischem Verbrauch und Saisonalität vor. Bei Unterschreitung bekommst du eine Notification, auf Wunsch geht auch direkt eine automatisierte Bestellanforderung an den Lieferanten raus. Ein Mehrlager-Setup für Filialen, Außenlager, Konsignationslager oder Baustellen-Lager ist standardmäßig dabei. Den Lagerwert berechnet das System täglich nach FIFO, LIFO oder der Durchschnittspreis-Methode, was für die Bilanz und die Bewertung beim Steuerberater wichtig ist.

Den Inventur-Modus startest du im Modul, danach wird das Smartphone zum Inventur-Gerät. Deine Mitarbeiter scannen Artikel-Etiketten oder QR-Codes am Regal und geben die gezählte Menge ein, das System vergleicht live mit dem Buchbestand und zeigt Differenzen sofort an. Mehrere Inventur-Runden können parallel laufen, zum Beispiel Halle A und Halle B gleichzeitig durch verschiedene Teams. Stichproben-Inventur, permanente Inventur und Stichtags-Inventur sind als Workflows vorkonfiguriert. Den Inventur-Bericht mit Differenzen-Analyse und Buchungs-Vorschlägen für die Buchhaltung exportierst du als PDF oder DATEV-CSV. Bei großen Differenzen schlägt der KI-Helfer auf Basis historischer Muster mögliche Ursachen vor, etwa Diebstahl, Schwund, Buchungsfehler oder unsaubere Stammdaten.

Lagerorte definierst du hierarchisch nach Halle, Gang, Regal und Fach. Jeder Lagerort bekommt einen QR-Code, und jeder Artikel ist genau einem Lagerort zugeordnet, bei Bedarf auch mehreren mit Mengen pro Ort. Die Lager-Heatmap zeigt dir, welche Artikel oft bewegt werden: Schnelldreher landen vorne, Langsamdreher hinten. Die Pickliste optimiert die Wege durch das Lager nach kürzester Strecke, und der KI-Helfer berücksichtigt dabei Lagergewicht und Sperrgut-Positionen. Bei einer Umlagerung scannst du Quell- und Ziel-Lagerort, die Buchung läuft automatisch. Wenn du dein Lager neu sortierst, macht dir der KI-Helfer Vorschläge, welche Artikel umzulagern sind. Nach einer Reorganisation sparst du typisch 15 bis 20 Prozent Pick-Zeit pro Auftrag.

Der Lieferschein wird per Barcode gescannt oder einfach fotografiert, die OCR extrahiert daraus Lieferant, Bestellnummer, Artikel und Mengen. Der Soll-Ist-Vergleich mit der Bestellung läuft automatisch, Differenzen markierst du direkt im Wareneingang und löst damit eine Reklamation an den Lieferanten aus. Warenausgänge erstellst du mit Lieferschein und optional mit Versandlabel für DHL, UPS, GLS, DPD oder Hermes. Die Sendungsverfolgungs-Nummern landen automatisch im CRM-Auftrag und im Kunden-Portal, deine Kunden bekommen ihre Tracking-Mails also ganz ohne dein Zutun. Die Belege werden GoBD-konform mit Hash-Prüfsumme im DMS-Modul archiviert. Auch der Retouren-Workflow ist standardmäßig vorkonfiguriert, inklusive Foto-Dokumentation des Schadens.

Der KI-Helfer (Qwen3, self-hosted in der EU) analysiert deinen Verbrauch der letzten 12 Monate, berücksichtigt Saisonalität, Lieferzeit und Mindestbestand und schlägt dir täglich konkrete Bestellungen vor. Pro Artikel siehst du die empfohlene Menge, die geschätzte Reichweite und den Lieferanten-Preis. Mit einem Klick übernimmst du den Vorschlag in eine Bestellung, die direkt per E-Mail oder EDI an den Lieferanten geht. Bei kritischen Engpässen mit einer Reichweite unter 5 Tagen bekommst du eine Push-Notification, bevor der Stock-Out passiert und Aufträge platzen. Sensible Daten verlassen die EU nicht, und der KI-Helfer trainiert ausschließlich auf deinen anonymisierten Bewegungsdaten. Die Multi-Tenant-Isolation läuft über Row-Level Security.