Branche
Machinebouw — OEM-contracten, onderhoud en reserveonderdelen in één systeem
Van constructeurstijd tot onderhoudscontract: DARION-AI verbindt projecten, magazijn en contractbeheer voor machinebouwers.
Das Problem
OEM-contracten in SharePoint, uren in Excel
Onderhoudscontracten met OEM-klanten staan in SharePoint-mappen, constructeursuren worden in Excel bijgehouden en de projectvoortgang zit in een apart PM-tool. Bij de maandafsluiting moeten drie medewerkers gegevens uit drie systemen samenvoegen. Bij een contractverlenging ontbreekt het overzicht over de geleverde prestaties van de afgelopen maanden. SLA-deadlines worden in de agenda gezet en vergeten tijdens vakanties. Het resultaat: handmatig nawerk, vertraagde facturen en SLA-schendingen die boetes veroorzaken.
Reserveonderdelenlager zonder verbinding met service
Het reserveonderdelenlager wordt beheerd in eigen software, de serviceorders komen uit het ticketsysteem en bestellingen verlopen via inkoop. Deze drie systemen kennen elkaar niet. Een servicetechnicus weet niet of een reserveonderdeel op voorraad is voordat hij naar de klant rijdt. Komt hij zonder het onderdeel aan, dan kost dat een extra rit. Inkoop bestelt onderdelen die al in het magazijn liggen, omdat de voorraad onjuist is geregistreerd. Kapitaalbinding en levertijden stijgen.
Meerdere locaties, verschillende versies
Met 2–5 productielocaties ontstaan dataversioneringsproblemen: constructiedocumenten, prijslijsten en projectdocumenten bestaan in meerdere lokale versies. Wie met welke versie werkt, is onduidelijk. Samenwerking is niet mogelijk en goedkeuringsprocessen verlopen via e-mail. Bij leveringstermijnconflicten heeft de directie geen geconsolideerd overzicht. Rapportage wordt handmatig in Excel samengesteld en is bij oplevering al verouderd.
Die Lösung
Contracten-module met levertermijnzicht
De contracten-module van DARION-AI slaat OEM-onderhoudscontracten, leveringscontracten en raamovereenkomsten op met automatische verlengingsherinneringen en SLA-deadlinebewaking. Elk contract is gekoppeld aan het bijbehorende project in de projecten-module — levertermijnen vanuit het project zijn direct in het contract zichtbaar. SLA-deadlines activeren automatische herinneringen voordat boetes ontstaan. Constructeursuren uit projecten vloeien rechtstreeks door naar de contractfacturering — geen handmatige afstemming meer.
Magazijn en IT-service verweven voor reserveonderdelen
De warehouse-module van DARION-AI is direct gekoppeld aan de IT- en service-module. Een serviceticket kan automatisch een reservering voor een reserveonderdeel aanmaken. De servicetechnicus ziet de voorraad in realtime voordat hij vertrekt. Bestellingen worden automatisch geplaatst wanneer de minimumvoorraad wordt onderschreden — met een goedkeuringsworkflow voor bestellingen boven een ingestelde drempelwaarde. De kapitaalbinding daalt doordat overbodige bestellingen door correct voorraadzicht wegvallen.
HR-uren uit projecten direct naar loon
Constructeursuren, servicetechnicienstijden en projectmanagersinspanningen worden vastgelegd in de projecten-module en vloeien zonder mediabreuk door naar de HR-loonvoorbereiding. Overurenanalyses, kostenplaatskoppelingen en projectkostenrapporten zijn dagelijks actueel zonder Excel-export. De directie heeft op het dashboard een geconsolideerd overzicht van alle locaties — projectvoortgang, bezettingsgraad en contractstatus op één scherm.
Praxisbeispiele
SLA-deadlinebewaking voor OEM-klanten
De servicemanager opent 's ochtends het contractendashboard. Alle OEM-onderhoudscontracten met vervaldatum in de komende 14 dagen zijn rood gemarkeerd. Met één klik ziet hij de laatste serviceafspraak, de openstaande ticketstatus en de voorraad van de benodigde reserveonderdelen. Hij wijst de opdracht met één klik toe en de technicus ontvangt de volledige opdrachtdocumentatie op de app.
Reserveonderdeelbestelling met automatische drempelwaarde
De magazijnmodule detecteert dat afdichtingsring type A4 is gedaald tot 3 stuks — minimumvoorraad is 10. Automatisch wordt een bestelvoorstel aangemaakt en ter goedkeuring naar de inkoper verzonden. Na goedkeuring wordt de bestelling direct naar de gewenste leverancier gestuurd. De servicetechnicus ziet in zijn ticketsysteem wanneer het onderdeel geleverd wordt en plant zijn klantafspraak dienovereenkomstig.
Maandafsluiting zonder handmatige gegevenssamenvoegis
Op de laatste dag van de maand exporteert de projectleider de uren van alle medewerkers vanuit de projecten-module rechtstreeks naar de HR-loonvoorbereiding — één klik, geen Excel-bestanden. De financiële administratie haalt de gefactureerde projectprestaties op uit de contracten-module voor de facturering. De belastingadviseur ontvangt de DATEV-export rechtstreeks vanuit de financiën-module. Het proces duurt uren in plaats van dagen.
Relevante Module
Compliance & Standards
GoBDAVGISO 27001
Häufige Fragen
Één platform
Alle modules. Één login. 49 € netto per gebruiker/maand.
Geen module-bingo, geen verborgen kosten. 14 dagen gratis uitproberen.