HR senza liste Excel e senza caos nella formazione

Crea per ogni collaboratore un fascicolo centralizzato con dati anagrafici, contratti, attestati, prove di formazione e buste paga. Ogni accesso viene verificato, i termini di conservazione scadono automaticamente — tre anni per le candidature, dieci anni per le buste paga, cancellazione immediata su richiesta del collaboratore. I campi sensibili come stipendio o dati sanitari sono visibili solo se possiedi il ruolo appropriato — tutto protetto tramite Postgres Row-Level Security. I fascicoli del personale sono strutturati secondo BDSG e GDPR, il registro dei trattamenti è disponibile con un clic. Non devi più gestire liste Excel parallele per indirizzi o codici fiscali, tutto risiede in modo sicuro in un'unica fonte. Per le richieste dei collaboratori ai sensi dell'art. 15 GDPR il sistema crea un'esportazione completa dei dati in due clic. Anche i dati delle candidature confluiscono nel fascicolo e vengono cancellati automaticamente al termine della selezione, senza che tu debba ricordare le scadenze.

I collaboratori richiedono le ferie direttamente in DARION-AI, tu approvi con un clic dal dashboard o via risposta e-mail. Ferie residue, riporto dell'anno precedente, ferie minime di legge e ferie speciali contrattuali vengono calcolati automaticamente dal sistema — anche mezze giornate e ore. Puoi vedere tu stesso se il tuo reparto nella settimana successiva è operativo — o se tre persone sono contemporaneamente in vacanza. Certificati di malattia, congedi parentali, permessi di cura e sabbatici passano per lo stesso flusso di lavoro, con collegamento eAU alla cassa malattia. Le regole di sostituzione si attivano automaticamente — se il responsabile vendite si ammala, la sostituzione assume le approvazioni senza che tu debba intervenire. Turni, orario flessibile e fiducia nell'orario di lavoro sono configurabili. I ponti e le festività statali per ogni Land tedesco sono salvati nel calendario in modo che il calcolo delle ferie residue sia sempre corretto.

La formazione GDPR e la formazione sulla sicurezza informatica sono obbligatorie per i collaboratori — DARION-AI le distribuisce automaticamente ai nuovi collaboratori e ricorda l'aggiornamento annuale. Si aggiunge la prova di competenza IA ai sensi dell'art. 4 EU AI Act per tutti coloro che lavorano con sistemi IA — obbligo in vigore da febbraio 2026 e presente in DARION-AI come corso curato. Puoi vedere tu stesso se il tuo reparto ha raggiunto lo stato di conformità obbligatorio o chi ha ancora moduli aperti. I test di completamento vengono verificati, le prove sono archiviate in modo sicuro nel fascicolo del personale — in caso di ispezione dell'autorità per la protezione dei dati o di audit ISMS puoi presentare il rapporto di conformità direttamente. Moduli specifici per settore come sicurezza sul lavoro per le imprese artigiane, HACCP per la ristorazione o formazione MDR per le aziende MedTech possono essere aggiunti. I contenuti formativi sono disponibili in tedesco e inglese, l'helper IA risponde alle domande di comprensione al termine del modulo.

I nuovi collaboratori ricevono il primo giorno una checklist di onboarding: creare account IT, consegnare hardware, firmare contratti, avviare la formazione obbligatoria, assegnare un mentore. L'helper IA suggerisce attività appropriate al ruolo — un addetto alle vendite riceve accesso al CRM e login Salesforce, uno sviluppatore GitHub e VPN, un artigiano assegnazione degli strumenti e chiavi. Il progresso è visibile nel dashboard, i punti aperti vengono escalati automaticamente se rimangono irrisolti per sette giorni. Le e-mail di pre-onboarding al nuovo collaboratore con indicazioni di percorso e lista dell'attrezzatura vengono inviate automaticamente dal sistema — in modo che il primo giorno sia tutto pronto. Il colloquio del periodo di prova dopo tre e sei mesi viene attivato automaticamente da DARION-AI, con modello per il colloquio con il collaboratore. L'offboarding segue lo stesso schema al contrario — disattivare account, raccogliere hardware, creare attestato.

Contratti di lavoro, contratti di modifica, accordi di risoluzione e attestati vengono generati da modelli. L'helper IA compila automaticamente dai tuoi fascicoli i dati anagrafici, lo stipendio, il periodo di prova e la durata contrattuale, propone clausole standard e avvisa in caso di formulazioni legalmente critiche. I contratti vengono firmati in conformità a eIDAS e archiviati a prova di revisione nel fascicolo del personale. I collaboratori firmano tramite un link sicuro, senza un proprio account e senza PDF stampati. Il tutto è basato su Qwen3 e self-hosted nell'UE, senza fuoriuscita di dati verso servizi cloud statunitensi. Le revisioni legali le salvi come commento per singola clausola, così la tua libreria di modelli migliora a ogni revisione. Gli attestati per i collaboratori l'helper IA li genera dai dati anagrafici e dalle valutazioni delle prestazioni. Tu revisioni, e il sistema impara dalle tue modifiche. I modelli tariffari per IG Metall, Verdi o tariffe specifiche di settore sono disponibili come kit.

Dati anagrafici, conti ore, giorni di ferie e compensi variabili li esporti in formato DATEV-LODAS direttamente al tuo consulente fiscale o ufficio paghe. Modifiche come aumenti di stipendio, nuova classe fiscale o cambio di cassa malattia confluiscono nell'esportazione mensile. Nessuna doppia gestione in due sistemi, nessun lavorio con CSV a fine mese. Per le aziende con proprio ufficio paghe ci sono ulteriori formati di esportazione per Sage, Datev Mittelstand e Lexware. Le notifiche previdenziali tramite sv.net-comfort sono collegate, così come le notifiche AÜG per il lavoro interinale — DARION-AI si occupa della routine, il tuo ufficio paghe del controllo finale. Le notifiche SOKA-Bau per le imprese artigiane edili sono predisposte. Per i collaboratori in cassa integrazione o con decreto di pignoramento i valori speciali confluiscono automaticamente, in modo che il tuo ufficio paghe non abbia bisogno di una lista Excel separata.