Modul 18 von 20
VerfügbarBelege erfassen, festschreiben, an den Steuerberater übergeben
Erfasse Belege per Upload oder E-Rechnungs-Import, lass den KI-Helfer Buchungssätze vorschlagen und exportiere DATEV-EXTF-CSV mit einem Klick. GoBD-unveränderbar festgeschrieben, SKR03/SKR04, DSGVO-konform, EU-gehostet in Nürnberg. 49 Euro pro Nutzer und Monat all-in, keine Pro-Modul-Lizenzkosten.
Was Buchhaltung kann
GoBD-Festschreibung mit Buchungssatz-Append-Only
Sobald ein Buchungssatz vollständig und ausgeglichen ist, wechselt der Beleg in den Status kontiert. Danach festschreibst du ihn per Klick: DARION-AI setzt Festschreibekennzeichen, Zeitstempel und Bearbeiter und sperrt den Datensatz serverseitig per Datenbank-Trigger unwiderruflich. Buchungen sind append-only und durch eine kryptographische Hash-Kette abgesichert, Stornierungen laufen über Gegenbuchungen. Der gesamte Ablauf entspricht den GoBD-Anforderungen zur Unveränderbarkeit und maschinellen Auswertbarkeit. Festgeschriebene Belege trägst du direkt in den DATEV-Export, kein manuelles Sortieren, kein Re-Export.
DATEV-EXTF-Export mit Festschreibekennzeichen
Pro Zeitraum exportierst du alle festgeschriebenen Belege als DATEV-EXTF-CSV mit Festschreibekennzeichen-Feld (Header-Feld 21, Wert 1). Der Export enthält Buchungssätze, Belegdaten, Steuerberater-Stammdaten (Berater- und Mandantennummer, SKR-Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr-Beginn, Sachkontenlänge 4 bis 8 Stellen) und die exportierten Belege wechseln automatisch in den Status exportiert. Dein Steuerberater bekommt eine sauber strukturierte EXTF-Datei ohne Konvertierungs-Aufwand. Voraussetzung ist die einmalige Konfiguration der Steuerberater-Stammdaten im Modul, DARION-AI meldet fehlende Pflichtfelder vor dem Export.
E-Rechnungs-Import: ZUGFeRD und XRechnung
Eingehende ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML-Dateien importierst du direkt ins Modul. DARION-AI parst das eingebettete XML, extrahiert Datum, Betrag, Netto, Umsatzsteuer, Lieferant und Rechnungsnummer und legt den Beleg automatisch im Status erkannt an. Der KI-Helfer schlägt anschließend den Buchungssatz vor, du übernimmst oder korrigierst und startest den Festschreib-Workflow. Kein manuelles Abtippen von E-Rechnungen, kein Medienbruch zwischen Eingangs-PDF und Buchungs-Maske. Auch nicht-parsierbare PDFs landen als Belege im Status erfasst und warten auf manuelle Kontierung.
KI-Helfer für Buchungsvorschläge
Beim Beleg-Upload oder E-Rechnungs-Import schlägt der eingebaute KI-Helfer Buchungssatz, Soll-Konto, Haben-Konto und Betrag vor. Die Vorschläge basieren auf deinem bisherigen Buchungsverhalten pro Mandant und verbessern sich mit jedem bestätigten Buchungssatz. Mistral-basiert, EU-gehostet, kein Datenabfluss in Drittländer. Du behältst die Hoheit: jeder Vorschlag muss manuell bestätigt werden, Auto-Buchung gibt es nicht. Nach etwa 50 bis 100 Belegen sind die meisten Vorschläge direkt übernehmbar. Der KI-Helfer hilft auch bei SKR-Kontenauswahl und Umsatzsteuer-Schlüssel.
Beleg-Workflow mit FSM-Statussteuerung
Jeder Beleg durchläuft einen klar definierten Workflow: erfasst nach dem Upload, erkannt nach E-Rechnungs-Import oder KI-Extraktion, kontiert nach vollständigem Buchungssatz, festgeschrieben nach GoBD-Festschreibung, exportiert nach DATEV-Export. Übergänge werden serverseitig durch eine Zustandsmaschine kontrolliert, unzulässige Sprünge sind technisch ausgeschlossen. Festgeschriebene und exportierte Belege sind read-only, Änderungen sind weder über die UI noch direkt in der Datenbank möglich. Die Statusübersicht zeigt dir live, wie viele Belege offen, festgeschrieben oder exportiert sind.
Steuerberater-Stammdaten und Kontenrahmen
DARION-AI unterstützt SKR03 und SKR04 als Kontenrahmen, global vorbesetzt durch DATEV-Stammdaten. Pro Mandant hinterlegst du einmalig Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr-Beginn und Sachkontenlänge (4 bis 8 Stellen). Aus diesen Daten baut DARION-AI den DATEV-EXTF-Header automatisch. Das configured-Flag zeigt im Dashboard an, ob die Steuerberater-Stammdaten vollständig sind, Export ist erst freigeschaltet wenn alle Pflichtfelder gesetzt sind. Die Konfiguration ist auf den Steuerberater-Wechsel ausgelegt: Änderungen gelten ab dem nächsten Export.
Wer nutzt das Modul
Geschäftsführer
Du übergibst dem Steuerberater monatlich Belege ohne den üblichen Aufwand. DARION-AI zeigt dir im Dashboard live, wie viele Belege offen sind, wie viele festgeschrieben und wie viele bereits exportiert wurden. Der DATEV-EXTF-Export ist per Klick fertig, Steuerberater-Stammdaten sind einmalig hinterlegt. Das Modul ersetzt nicht deinen Steuerberater, aber es sorgt dafür, dass er sauber strukturierte Daten bekommt: GoBD-festgeschrieben, EXTF-formatiert, mit Festschreibekennzeichen. Die Abschluss-Kosten sinken, weil dein Steuerberater nicht mehr manuell aufräumt. Für Betriebsprüfungen hast du jederzeit lückenlose GoBD-Dokumentation, Buchungssätze mit Hash-Kette und vollständige Exporthistorie abrufbar. 49 Euro pro Nutzer und Monat all-in, keine zusätzlichen Lizenzkosten für DATEV-Export oder E-Rechnungs-Import.
Teamleiter
Als Buchhaltungs-Lead steuerst du den Beleg-Durchsatz im Team. Du siehst in der Übersicht, welche Belege noch auf Kontierung warten, welche zur Festschreibung bereit sind und welche in der nächsten DATEV-Übergabe erscheinen. Der KI-Helfer übernimmt Routinebuchungen für wiederkehrende Lieferanten, dein Team prüft und bestätigt. Vor der monatlichen DATEV-Übergabe filterst du nach Zeitraum und Status festgeschrieben, DARION-AI erzeugt den EXTF-Export in Sekunden und wechselt alle enthaltenen Belege auf exportiert. Du kannst den Export für mehrere Perioden parallel steuern, der Fehlerfall bei unvollständigen Steuerberater-Stammdaten wird sofort mit Klartext-Meldung abgefangen, bevor du Zeit verlierst.
Mitarbeiter
Du bist Sachbearbeiter und kümmerst dich täglich um eingehende Belege. PDFs ziehst du per Upload ins Modul, ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien importierst du direkt. DARION-AI schlägt Buchungssatz und Konten vor, du prüfst Netto, Umsatzsteuer und Gegenkonto, klickst Übernehmen und startest die Kontierung. Ist der Buchungssatz ausgeglichen, wechselt der Beleg auf kontiert, du festschreibst ihn per Klick. Nichts muss ausgedruckt oder abgelegt werden. Fertig festgeschriebene Belege gehen in die nächste DATEV-Übergabe. Wenn der KI-Helfer bei einem ungewöhnlichen Beleg unsicher ist, markiert er den Buchungsvorschlag als prüfpflichtig, du entscheidest. Keine Überraschungen beim Steuerberater, kein nachträgliches Korrigieren von Buchungen.
Verzahnt mit
DATEVZUGFeRDXRechnungLexwareSevdesk
Häufige Fragen
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