HR ohne Excel-Listen und ohne Schulungs-Chaos

Lege pro Mitarbeiter eine zentrale Akte an, mit Stammdaten, Verträgen, Zeugnissen, Schulungsnachweisen und Lohnabrechnungen. Jeder Zugriff wird auditiert, und die Aufbewahrungsfristen laufen automatisch ab: drei Jahre für Bewerbungen, zehn Jahre für Lohnabrechnungen, sofortige Löschung auf Wunsch des Mitarbeiters. Sensible Felder wie Gehalt oder Krankheitsdaten siehst du nur, wenn du die passende Rolle hast, abgesichert über Postgres Row-Level Security. Personalakten sind nach BDSG und DSGVO strukturiert, das Verfahrensverzeichnis ist auf Knopfdruck abrufbar. Schatten-Excel-Listen für Adressen oder Steuer-IDs musst du nicht mehr pflegen, denn alles liegt revisionssicher in einer Quelle. Bei Mitarbeiter-Anfragen nach Art. 15 DSGVO erstellt das System mit zwei Klicks einen vollständigen Datenexport. Auch Bewerbungs-Daten landen in der Akte und werden nach abgeschlossener Stelle automatisch gelöscht, ohne dass du dich an Fristen erinnern musst.

Mitarbeiter beantragen Urlaub direkt in DARION-AI, du genehmigst per Klick aus dem Dashboard oder per Mail-Antwort. Resturlaub, Übertrag aus dem Vorjahr, gesetzliche Mindesturlaube und tarifliche Sonderurlaube rechnet das System selbst, auch Halbtage und Stunden-Urlaub. Du siehst auf einen Blick, ob deine Abteilung in der nächsten Woche überhaupt arbeitsfähig ist oder ob drei Leute gleichzeitig im Skiurlaub sind. Krankmeldungen, Elternzeit, Pflegezeit und Sabbaticals laufen über denselben Workflow, mit eAU-Anbindung an die Krankenkasse. Vertretungsregeln greifen automatisch: Wenn der Vertriebsleiter krank wird, übernimmt die Stellvertretung die Genehmigungen, ohne dass du eskalieren musst. Schichtdienst, Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit lassen sich als Konfigurationen abbilden. Brückentage und gesetzliche Feiertage je Bundesland sind im Kalender hinterlegt, sodass die Resturlaub-Berechnung immer stimmt.

DSGVO-Schulung, IT-Sicherheits-Schulung und der KI-Kompetenz-Nachweis nach Art. 4 EU AI Act sind Pflicht für Mitarbeiter, die mit den jeweiligen Systemen arbeiten. Voraussichtlich ab Dezember 2026 legst du diese Schulungen in DARION-AI an, mit Turnus und Pflichtstatus, und bestätigst die Teilnahme je Mitarbeiter. Der Nachweis wird unveränderbar in der Personalakte gespeichert, das System erinnert an die fällige Auffrischung, und im Bericht siehst du je Mitarbeiter und je Schulung, wer den Pflicht-Stand erreicht hat. Die Schulungsinhalte selbst kommen von dir oder deinem Schulungsanbieter, DARION-AI führt den Nachweis.

Neue Mitarbeiter bekommen am Tag eins eine Onboarding-Checkliste: IT-Konten anlegen, Hardware ausgeben, Verträge unterschreiben, Pflicht-Schulungen starten, Mentor zuweisen. Der KI-Helfer schlägt Aufgaben passend zur Rolle vor. Ein Vertriebsmitarbeiter bekommt zum Beispiel CRM-Zugang und Salesforce-Login, ein Entwickler GitHub und VPN, ein Handwerker Werkzeug-Zuteilung und Schlüssel. Den Fortschritt siehst du im Dashboard, und offene Punkte werden automatisch eskaliert, wenn sie sieben Tage liegen bleiben. Pre-Onboarding-Mails an den neuen Mitarbeiter mit Anfahrtsbeschreibung und Equipment-Liste verschickt das System von selbst, sodass am ersten Tag alles bereit ist. Probezeit-Reviews nach drei und sechs Monaten triggert DARION-AI automatisch, mit einer Vorlage für das Mitarbeiter-Gespräch. Offboarding läuft nach demselben Schema rückwärts: Konten deaktivieren, Hardware einsammeln, Zeugnis erstellen.

Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Aufhebungsverträge und Zeugnisse generierst du aus Vorlagen. Der KI-Helfer füllt Stammdaten, Gehalt, Probezeit und Vertragslaufzeit automatisch aus deinen Akten, schlägt Standard-Klauseln vor und warnt bei rechtlich kritischen Formulierungen. Verträge werden eIDAS-konform signiert und revisionssicher in der Personalakte abgelegt. Mitarbeiter unterschreiben über einen sicheren Link, ohne eigenes Konto und ohne ausgedruckte PDFs. Das Ganze ist Qwen3-basiert und self-hosted in Deutschland, ohne Datenabfluss in US-Cloud-Services. Anwalts-Reviews speicherst du als Kommentar pro Klausel, sodass deine Vorlagen-Bibliothek mit jedem Review besser wird. Zeugnisse für Mitarbeiter generiert der KI-Helfer aus Stammdaten und Performance-Bewertungen. Du redigierst, und das System lernt aus deinen Anpassungen. Tarif-Vorlagen für IG Metall, Verdi oder branchenspezifische Tarife sind als Kit verfügbar.

Stammdaten, Stundenkonten, Urlaubstage und variable Bezüge exportierst du im DATEV-LODAS-Format direkt an deinen Steuerberater oder dein Lohnbüro. Änderungen wie eine Gehaltserhöhung, eine neue Steuerklasse oder ein Krankenkassenwechsel fließen mit dem Monatsexport mit. Du pflegst nichts mehr doppelt in zwei Systemen und musst am Monatsende kein CSV mehr zusammenfrickeln. Für Betriebe mit eigenem Lohnbüro gibt es zusätzlich Export-Formate für Sage, Datev Mittelstand und Lexware. Sozialversicherungs-Meldungen über sv.net-comfort sind angebunden, AÜG-Meldungen für Zeitarbeit ebenfalls. DARION-AI übernimmt den Routine-Kram, dein Lohnbüro behält die Endkontrolle. Meldungen an die Bauarbeiterurlaubskasse SOKA-Bau sind für Handwerksbetriebe vorbereitet. Bei Mitarbeitern in Kurzarbeit oder mit Pfändungsbeschluss fließen die Sonder-Werte automatisch mit, sodass dein Lohnbüro keine extra Excel-Liste braucht.