Modul 6 von 16
E-Rechnung ohne Kopfschmerzen — pflichtfertig zum Stichtag empfangen, prüfen und versenden
Empfange, validiere und versende elektronische Rechnungen in den Formaten EN16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Eigenes E-Mail-Postfach pro Mandant, KI-Helfer für Prüfung und eine Approval-Inbox mit Vier-Augen-Prinzip. DSGVO-konform und EU-gehostet bei Hetzner Nürnberg, für 49 € netto/Nutzer/Monat all-in.
Was E-Rechnung kann
Formate EN16931, EXTENDED und XRECHNUNG
DARION-AI erzeugt und liest die drei für deutsche und europäische B2B-Rechnungen relevanten Formate: EN16931 als europäische Norm, EXTENDED für ZUGFeRD-Profile mit erweiterten Geschäftsdaten und XRECHNUNG als Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Pro ausgehender Rechnung wählst du das Profil oder lässt DARION-AI anhand des Empfängers automatisch entscheiden. Die XML-Validierung läuft gegen die offiziellen Schematron-Regeln, Fehler werden direkt im Beleg markiert und mit Klartext-Erklärung versehen. Hybrid-PDFs mit eingebettetem XML werden korrekt erzeugt — Lieferanten und Kunden können entweder die menschenlesbare Ansicht öffnen oder das XML maschinell verarbeiten. Versions-Updates der Schematron-Regeln pflegen wir zentral, du musst nichts selbst nachziehen, sobald die KoSIT neue Validierungs-Regeln freigibt.
Approval-Inbox mit Vier-Augen-Prinzip
Eingehende E-Rechnungen landen in einer zentralen Approval-Inbox. Du siehst Lieferant, Betrag, Fälligkeit und automatisch extrahierte Bestellbezüge auf einen Blick. Freigaben laufen wahlweise über Vier-Augen-Prinzip oder mehrstufige Workflows je nach Betragsgrenze und Kostenstelle. Kommentare, Rückfragen und Ablehnungen werden im Beleg dokumentiert, der Audit-Trail zeigt später lückenlos, wer wann was freigegeben hat. Vertretungsregelungen für Urlaub und Krankheit hinterlegst du pro Freigeber, DARION-AI leitet automatisch um. Eskalations-Notifications bei überfälligen Approvals gehen per E-Mail oder Push an den Vertreter. Mobile-Freigabe per App funktioniert für Beträge bis zur persönlichen Grenze des Freigebers — auch unterwegs ohne Laptop verzögerst du keine Skonto-Fristen mehr.
Eigenes E-Mail-Postfach pro Mandant
Jeder Mandant bekommt ein eigenes E-Mail-Postfach ([email protected] oder eigene Domain), das DARION-AI direkt anbindet. Eingehende PDFs und XML-Anhänge werden automatisch erkannt, dem Mandanten zugeordnet und der E-Rechnungs-Pipeline übergeben. Lieferanten brauchen nichts umstellen — sie schicken weiter an die gewohnte E-Mail-Adresse, du bekommst die Rechnung strukturiert in DARION-AI. Spam, Mahnungen und nicht-rechnungsrelevante Mails werden vom KI-Helfer aussortiert, bleiben aber im Postfach abrufbar. Der Postfach-Zugriff ist mandantengetrennt durch Postgres Row-Level Security physisch isoliert. Auch das Versand-Postfach für Ausgangs-Rechnungen ist mandantenfähig, sodass Empfänger antworten und der Verlauf am Beleg landet.
KI-Helfer für Prüfung und Kontierung
Der KI-Helfer prüft jede eingehende E-Rechnung auf Plausibilität, vergleicht Betrag mit Bestellung und Wareneingang und schlägt Buchungssatz, Konto und Kostenstelle vor. Lernt aus deinen Korrekturen — Mistral-basiert, EU-gehostet, ohne Datenabfluss in Drittländer. Auffälligkeiten wie ungewöhnliche Beträge, neue IBANs oder doppelte Rechnungen werden direkt in der Approval-Inbox markiert. Bei wiederkehrenden Lieferanten erkennt der Helfer Muster und übernimmt nach Bestätigung Buchungssatz und Kostenstelle automatisch. Nach 50 freigegebenen Belegen pro Lieferant sind etwa 80 Prozent der Vorschläge direkt übernehmbar. Du behältst die Hoheit, Auto-Buchung läuft nur, wenn du sie pro Lieferant explizit freischaltest.
GoBD- und eIDAS-konforme Archivierung
Alle E-Rechnungen werden GoBD-konform unveränderbar gespeichert, mit Audit-Trail, Zugriffslogs und gesetzlicher Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Optionale qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS für Rechnungen, die signiert versendet werden müssen — etwa an öffentliche Auftraggeber oder bei Auslandsrechnungen. Beim Betriebsprüfer-Termin exportierst du den geforderten Zeitraum mit zwei Klicks als IDEA-konformen Z3-Datenträger inklusive Index-Datei. Die Originaldatei (XML oder Hybrid-PDF) wird zusammen mit Validierungs-Report und Freigabe-Historie ausgeliefert, sodass die Prüfung lückenlos rekonstruierbar ist. Lösch-Sperren für laufende Verfahren oder Rechtsstreitigkeiten setzt du pro Beleg, DARION-AI respektiert die Sperre auch über das Aufbewahrungs-Ende hinaus.
Versand über PEPPOL und E-Mail
Ausgehende E-Rechnungen versendest du über das PEPPOL-Netzwerk an angeschlossene Empfänger oder als XML/PDF-Hybrid per E-Mail. DARION-AI ist als PEPPOL Access Point angebunden, die ID deines Mandanten wird beim Onboarding eingerichtet — du musst nichts selbst registrieren. Statusmeldungen (zugestellt, akzeptiert, abgelehnt) laufen direkt zurück in den Beleg, du musst nicht im Postausgang nachgucken. Bei Empfängern ohne PEPPOL-Anschluss erkennt DARION-AI das automatisch und versendet die Hybrid-PDF per E-Mail mit Lese-Bestätigung. Rückläufer und Bounces landen in einer separaten Wiedervorlage-Liste, du arbeitest sie strukturiert ab. Storno- und Korrekturrechnungen werden korrekt verkettet und an den Empfänger zurückgemeldet.
Wer nutzt das Modul
Geschäftsführer
Du musst die gestaffelte B2B-Pflicht 2027/2028 vorbereiten — empfangen ab 2025, ausstellen für große Unternehmen ab 2027, für alle ab 2028. DARION-AI nimmt dir die Übergangsregelungen ab: Empfangen über das mandantenspezifische Postfach läuft sofort, ausgehender Versand schaltest du je nach Geschäftspartner schrittweise scharf. Im Dashboard siehst du Quote der eingegangenen E-Rechnungen, offene Approvals und Lieferanten, die noch PDF schicken — sauber für die nächste Geschäftsführungs-Runde. Der KI-Helfer beantwortet Fragen wie 'Welche Lieferanten haben im April keine E-Rechnung geschickt?' direkt im Chat. Für Wirtschaftsprüfer und Betriebsprüfung exportierst du den GoBD-Datenträger mit zwei Klicks. Die Investition in einen externen E-Rechnungs-Provider sparst du dir, alles ist in DARION-AIs 49 € netto/Nutzer/Monat enthalten.
Teamleiter
Als Buchhaltungs-Lead steuerst du die Approval-Inbox. Eingehende Rechnungen werden automatisch dem richtigen Sachbearbeiter zugewiesen — nach Lieferant, Kostenstelle oder Betragsgrenze. Du siehst den Stau live, kannst eskalieren und vertretungsweise freigeben. Für jeden Lieferanten siehst du historische Beträge, der KI-Helfer markiert Ausreißer und doppelte Rechnungen, bevor sie freigegeben werden. Vor dem Monatsabschluss exportierst du alle freigegebenen E-Rechnungen GoBD-konform an den Steuerberater — DATEV-CSV oder direkt in dessen System. Reklamationen an Lieferanten schreibst du aus DARION-AI heraus, der Mail-Verlauf hängt am Beleg. Skonto-Fristen werden automatisch überwacht, du bekommst Push-Notifications für Rechnungen, die in den nächsten drei Tagen ihre Skonto-Frist verlieren würden.
Mitarbeiter
Du bist Sachbearbeiter und prüfst täglich Eingangsrechnungen. In der Approval-Inbox siehst du nur die, die dir zugewiesen sind. Lieferant, Bestellbezug, Wareneingang und KI-Vorschlag stehen direkt am Beleg — du klickst Freigeben oder Korrigieren. Bei Rückfragen schreibst du den Kommentar an den Lieferanten direkt aus DARION-AI, das eigene E-Mail-Postfach versendet automatisch und der Verlauf landet am Beleg. Keine Excel-Liste, kein PDF-Geschiebe per Mail. Bei Unklarheiten markierst du den Beleg mit einer Notiz und gibst ihn an den Teamleiter zurück. Mobile-Freigabe per App funktioniert für Beträge bis zu deiner persönlichen Grenze. Wenn du mal unsicher bist, hilft dir der KI-Helfer mit einer Plausibilitäts-Prüfung — Frage stellen, Antwort bekommen, kein Steuerberater-Anruf nötig. Wiederkehrende Lieferanten erkennst du sofort an der Vorschau, bei neuen Lieferanten zeigt DARION-AI dir die Bankverbindung im Kontext der vorherigen Bestellung an, sodass du nicht versehentlich an einen gefälschten IBAN überweist.
Verzahnt mit
DATEVLexwareSevdeskMicrosoft 365PEPPOL
Häufige Fragen
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