Question 1

Welche E-Rechnungs-Formate unterstützt DARION-AI genau?

Accepted Answer

DARION-AI beherrscht alle drei in Deutschland gängigen Spielarten der elektronischen Rechnung: das europaweite Standardformat, die Variante mit erweiterten Geschäftsdaten und das Format für öffentliche Auftraggeber (XRechnung). Empfang und Versand funktionieren für alle drei. Beim Versand wählt DARION-AI automatisch das richtige Format passend zum Empfänger, oder du legst pro Kunde eine Regel fest, etwa XRechnung für Behörden und die erweiterte Variante für Industriekunden. Jede Rechnung wird gegen die offiziellen Prüfregeln getestet, Fehler werden direkt im Beleg markiert und in normalem Deutsch erklärt. Kombi-PDFs, die für Menschen lesbar sind und die maschinellen Daten gleich eingebettet haben, erzeugst du per Klick. Aktualisierungen der amtlichen Prüfregeln pflegen wir zentral ein, sodass du nichts selbst nachziehen musst, wenn die zuständige Stelle (KoSIT) neue Regeln freigibt. Auch andere europäische Formate, etwa das französische, liest DARION-AI mit. Ausländische Lieferanten können dir also in ihrem nationalen Format senden, und du bekommst die Rechnung trotzdem einheitlich aufbereitet. Felder für Auftragsnummer, Kostenstelle und Liefer-Adresse werden korrekt ausgelesen und in deine DARION-AI-Stammdaten übernommen.

Question 2

Wie ist die B2B-Pflicht ab 2025 geregelt und wann muss ich was?

Accepted Answer

Seit 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen von Geschäftskunden annehmen und verarbeiten können. Auch wenn du bisher nur PDFs bekommen hast: das reicht künftig nicht mehr, du musst empfangsfähig sein. Das Versenden kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Einfache PDFs sind übergangsweise weiter erlaubt, aber nur, wenn der Empfänger zustimmt. DARION-AI richtet dir das Empfangs-Postfach beim Start ein, das Versenden schaltest du je Kunde nach Bedarf frei. Du bist also ab sofort empfangsbereit und für die Versand-Stichtage technisch vorbereitet. Wir aktualisieren das Modul laufend, wenn sich die Übergangsregeln ändern, sodass du keine Stichtage selbst im Auge behalten musst. Für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz gelten Sonderregeln. DARION-AI erkennt das an deiner Konfiguration und setzt die Pflichtfelder passend. Auch bei Übergangs-Sonderfällen für bestehende Daueraufträge oder Mietverträge unterstützt DARION-AI die erlaubten Ausnahmen und dokumentiert sie nachvollziehbar im Beleg.

Question 3

Wie funktioniert das eigene E-Mail-Postfach pro Mandant?

Accepted Answer

Jede Firma bekommt eine eigene E-Mail-Adresse (zum Beispiel rechnungen@firma.darion-ai.de oder unter deiner eigenen Domain), die DARION-AI direkt ausliest. Eingehende elektronische Rechnungen werden automatisch erkannt, geprüft und in deinen Freigabe-Eingang gelegt. Deine Lieferanten müssen nichts umstellen, sie schicken einfach weiter an die gewohnte Adresse. Jede Firma hat ihren eigenen, abgeschotteten Bereich: die Daten anderer Kunden sind technisch streng getrennt. Kein anderer Kunde sieht deine Rechnungen, auch der DARION-AI-Support nicht ohne deine ausdrückliche Freigabe. Spam und Werbe-Mails sortiert der KI-Helfer aus, sie bleiben bei Bedarf aber abrufbar. Bei eigener Domain richten wir die nötigen technischen Einstellungen beim Start sauber ein, damit deine Antworten an Lieferanten nicht im Spam landen.

Question 4

Erfüllt DARION-AI GoBD und die Aufbewahrungspflichten?

Accepted Answer

Ja. Elektronische Rechnungen werden so gespeichert, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können, mit lückenlosem Zugriffsprotokoll und der gesetzlichen Aufbewahrung von zehn Jahren. Kommt der Betriebsprüfer, exportierst du den geforderten Zeitraum genau in der Form, die das Finanzamt verlangt, samt Inhaltsverzeichnis und Prüfberichten. Für Rechnungen, die unterschrieben verschickt werden müssen, zum Beispiel an Behörden oder ins Ausland, gibt es auf Wunsch die rechtlich höchste digitale Unterschrift. Das Hosting läuft datenschutzkonform bei Hetzner in Nürnberg und Falkenstein, ohne dass Daten in unsichere Drittländer abfließen. Der KI-Helfer verarbeitet sensible Rechnungsdaten ausschließlich innerhalb der EU. Läuft gerade ein Verfahren, das eine Löschung verbietet, hält das System die Daten auch über das Aufbewahrungs-Ende hinaus, du verlierst also nichts versehentlich.

Modul 6 von 22

E-Rechnung ohne Kopfschmerzen: pflichtfertig zum Stichtag empfangen, prüfen und versenden

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