Module 19 van 22
Binnenkort beschikbaarDocumenten vastleggen, vergrendelen en overdragen aan de belastingadviseur
Leg documenten vast via upload of e-facturimport, laat de AI-assistent boekingsposten voorstellen en exporteer DATEV-EXTF-CSV met één klik. GoBD-onveranderbaar vergrendeld, SKR03/SKR04, AVG-conform, EU-gehost in Nürnberg. 49 euro per gebruiker per maand alles inbegrepen, geen licentiekosten per module.
Wat Boekhouding kan
GoBD-vergrendeling met append-only boekingsposten
Zodra een boekingspost volledig en in evenwicht is, wisselt het document naar de status geconteerd. Daarna vergrendel je het met een klik: DARION-AI stelt het vergrendelingskenmerk, tijdstempel en medewerker in en blokkeert de record serversijds via een databasetrigger onherroepelijk. Boekingen zijn append-only en beveiligd door een cryptografische hashketen, storneringen verlopen via tegenboeking. Het gehele proces voldoet aan de GoBD-vereisten voor onveranderlijkheid en machinale verwerking. Vergrendelde documenten verwerk je direct in de DATEV-export, geen handmatig sorteren, geen herexport.
DATEV-EXTF-export met vergrendelingskenmerk
Per periode exporteer je alle vergrendelde documenten als DATEV-EXTF-CSV met het vergrendelingskenmerk (headerveld 21, waarde 1). De export bevat boekingsposten, documentgegevens, stamgegevens van de belastingadviseur (adviseur- en cliëntnummer, SKR-rekeningstelsel, begin boekjaar, grootboekrekeninglengte 4 tot 8 cijfers) en de geëxporteerde documenten wisselen automatisch naar de status geëxporteerd. Je belastingadviseur ontvangt een netjes gestructureerd EXTF-bestand zonder conversie-inspanning. Vereiste is de eenmalige configuratie van de stamgegevens van de belastingadviseur in de module, DARION-AI meldt ontbrekende verplichte velden voor de export.
E-facturimport: ZUGFeRD en XRechnung
Inkomende ZUGFeRD-PDF's en XRechnung-XML-bestanden importeer je direct in de module. DARION-AI parseert de ingebedde XML, extraheert datum, bedrag, netto, omzetbelasting, leverancier en factuurnummer en legt het document automatisch aan in de status herkend. De AI-assistent stelt daarna de boekingspost voor, je neemt die over of corrigeert hem en start de vergrendelingsworkflow. Geen handmatig overtikken van e-facturen, geen mediabrug tussen inkomende PDF en boekingsscherm. Ook niet-parseerbare PDF's komen als documenten in de status vastgelegd binnen en wachten op handmatige boeking.
AI-assistent voor boekingsvoorstellen
Bij een documentupload of e-facturimport stelt de ingebouwde AI-assistent boekingspost, debetrekening, creditrekening en bedrag voor. De voorstellen zijn gebaseerd op je eerdere boekingsgedrag per cliënt en verbeteren met elke bevestigde boeking. Qwen3-gebaseerd, self-hosted in de EU, geen gegevensuitstroom naar derde landen. Je behoudt de controle: elk voorstel moet handmatig worden bevestigd, automatisch boeken bestaat niet. Na ongeveer 50 tot 100 documenten zijn de meeste voorstellen direct overneembaar. De AI-assistent helpt ook bij de keuze van SKR-rekeningen en het omzetbelastingkenmerk.
Documentworkflow met FSM-statussturing
Elk document doorloopt een duidelijk gedefinieerde workflow: vastgelegd na upload, herkend na e-facturimport of AI-extractie, geconteerd na volledige boekingspost, vergrendeld na GoBD-vergrendeling, geëxporteerd na DATEV-export. Overgangen worden serversijds gecontroleerd door een toestandsmachine, ongeoorloofde sprongen zijn technisch uitgesloten. Vergrendelde en geëxporteerde documenten zijn alleen-lezen, wijzigingen zijn noch via de UI noch direct in de database mogelijk. Het statusoverzicht toont je live hoeveel documenten open, vergrendeld of geëxporteerd zijn.
Stamgegevens belastingadviseur en rekeningstelsel
DARION-AI ondersteunt SKR03 en SKR04 als rekeningstelsel, globaal vooraf ingesteld via DATEV-stamgegevens. Per cliënt sla je eenmalig adviseursnummer, cliëntnummer, rekeningstelsel, begin boekjaar en grootboekrekeninglengte (4 tot 8 cijfers) op. Op basis van deze gegevens bouwt DARION-AI de DATEV-EXTF-header automatisch op. Het configured-vlag geeft in het dashboard aan of de stamgegevens van de belastingadviseur volledig zijn, export is pas vrijgeschakeld wanneer alle verplichte velden zijn ingesteld. De configuratie is ontworpen voor wisseling van belastingadviseur: wijzigingen gelden vanaf de volgende export.
Wie gebruikt deze module
Directeur
Je draagt maandelijks documenten over aan de belastingadviseur zonder de gebruikelijke tijdsinvestering. DARION-AI toont je in het dashboard live hoeveel documenten open zijn, hoeveel vergrendeld en hoeveel al zijn geëxporteerd. De DATEV-EXTF-export is met één klik klaar, stamgegevens van de belastingadviseur zijn eenmalig vastgelegd. De module vervangt je belastingadviseur niet, maar zorgt ervoor dat hij netjes gestructureerde gegevens ontvangt: GoBD-vergrendeld, EXTF-geformatteerd, met vergrendelingskenmerk. De afsluitingskosten dalen, omdat je belastingadviseur niet meer handmatig hoeft op te schonen. Voor bedrijfscontroles heb je te allen tijde aantoonbare GoBD-documentatie, boekingsposten met hashketen en volledige exportgeschiedenis beschikbaar. 49 euro per gebruiker per maand alles inbegrepen, geen extra licentiekosten voor DATEV-export of e-facturimport.
Teamleider
Als boekhoudingleider stuur je de documentdoorvoer in het team. Je ziet in het overzicht welke documenten nog op boeking wachten, welke klaar zijn voor vergrendeling en welke in de volgende DATEV-overdracht verschijnen. De AI-assistent neemt routineboekingen over voor terugkerende leveranciers, je team controleert en bevestigt. Voor de maandelijkse DATEV-overdracht filter je op periode en status vergrendeld, DARION-AI genereert de EXTF-export in seconden en zet alle opgenomen documenten op geëxporteerd. Je kunt de export voor meerdere perioden parallel sturen, het foutenscenario bij onvolledige stamgegevens van de belastingadviseur wordt direct met een duidelijke melding onderschept voordat je tijd verliest.
Medewerker
Je bent een medewerker administratie en beheert dagelijks inkomende documenten. PDF's sleep je via upload in de module, ZUGFeRD- en XRechnung-bestanden importeer je direct. DARION-AI stelt boekingspost en rekeningen voor, je controleert netto, omzetbelasting en tegenrekening, klikt op Overnemen en start de boeking. Is de boekingspost in evenwicht, dan wisselt het document naar geconteerd en vergrendel je het met een klik. Er hoeft niets uitgeprint of gearchiveerd te worden. Volledig vergrendelde documenten gaan naar de volgende DATEV-overdracht. Wanneer de AI-assistent bij een ongebruikelijk document onzeker is, markeert hij het boekingsvoorstel als te controleren en beslis je. Geen verrassingen bij de belastingadviseur, geen achteraf corrigeren van boekingen.
Gekoppeld met
DATEVZUGFeRDXRechnungLexwareSevdesk
Veelgestelde vragen
Andere modules uit dit domein
Beschikbaar
Financiën
DATEV-conforme boekhouding met AI-Assistent voor GoBD-veilige documenten, urenregistratie en BWA
Gratis uitproberen
Beschikbaar
Personeel
Personeelsmanagement met digitaal dossier, verlofbeheer en verplichte opleidingen voor AVG, IT-beveiliging en AI-competentie volgens EU AI Act voor het Nederlandse en Duitse midden- en kleinbedrijf
Gratis uitproberen
Beschikbaar
Verkoop
CRM met lead-pipeline, drag-and-drop-stages, offertegeneneratie en AI-Assistent voor forecasting en next-best-action — AVG-conform en EU-gehost bij Hetzner
Gratis uitproberen
Beschikbaar
Projecten
PSA met urenregistratie, budgettracking, resourceplanning en AI-Assistent voor projectwinstgevendheid — AVG-conform en EU-gehost bij Hetzner Neurenberg
Gratis uitproberen
Beschikbaar
Contracten
Contractbeheer met eIDAS-handtekening, termijntracking, versiebeheer en AI-Assistent voor clausule-extractie en risicoherkenning — AVG-conform en EU-gehost
Gratis uitproberen
Beschikbaar
E-factuur
Elektronische facturen conform EN16931, EXTENDED en XRECHNUNG met AI-Assistent, eigen e-mailpostbus per tenant en gefaseerde B2B-plicht 2027/2028 netjes vervuld — AVG-conform en EU-gehost bij Hetzner
Gratis uitproberen
Beschikbaar
Tijdregistratie
Digitale prikklok met wettelijk conforme ArbZG-controle, GoBD-bescherming en plan/werkelijk-vergelijking voor het midden- en kleinbedrijf
Gratis uitproberen
Binnenkort beschikbaar
Klantenshop
Je directe kanaal voor extra DARION-AI-producten en -diensten zoals de AI-training, besteld op factuur of via offerte, AVG-conform en EU-gehost bij Hetzner