E-factuur zonder hoofdpijn — plichtgereed op de streefdatum ontvangen, controleren en verzenden

DARION-AI genereert en leest de drie voor Nederlandse en Europese B2B-facturen relevante formaten: EN16931 als Europese norm, EXTENDED voor ZUGFeRD-profielen met uitgebreide bedrijfsgegevens en XRECHNUNG als verplicht formaat voor publieke opdrachtgevers in Duitsland. Per uitgaande factuur kies je het profiel of laat je DARION-AI op basis van de ontvanger automatisch beslissen.

Inkomende e-facturen belanden in een centrale goedkeurings-inbox. Je ziet leverancier, bedrag, vervaldatum en automatisch geëxtraheerde bestellingsreferenties in één oogopslag. Goedkeuringen verlopen optioneel via vierogenprincipe of meerstapsworkflows per bedragsdrempel en kostenplaats. Opmerkingen, vragen en afwijzingen worden in het document vastgelegd, de audit-trail toont later volledig wie wanneer wat heeft goedgekeurd.

Een eigen e-mailpostbus per tenant is gepland ([email protected] of eigen domein), die DARION-AI direct koppelt. Inkomende PDF's en XML-bijlagen worden dan automatisch herkend, aan de tenant toegewezen en doorgegeven aan de e-factuurpipeline. Leveranciers zouden niets hoeven te wijzigen: ze sturen nog steeds naar het bekende e-mailadres en je krijgt de factuur gestructureerd in DARION-AI. De toegang wordt tenantgescheiden via Postgres Row-Level Security, net als de rest van je gegevens. Tot die tijd upload je inkomende facturen als bestand of stuur je ze door naar de documentverwerking.

De AI-Assistent controleert elke inkomende e-factuur op plausibiliteit, vergelijkt het bedrag met bestelling en goederenontvangst en stelt boekingspost, rekening en kostenplaats voor. Hij leert van je correcties en werkt Qwen3-gebaseerd en self-hosted in Duitsland, zonder gegevensuitstroom naar derde landen. Bijzonderheden zoals ongewone bedragen, nieuwe IBAN's of dubbele facturen worden direct in de goedkeurings-inbox gemarkeerd. Bij terugkerende leveranciers herkent de assistent patronen en neemt na jouw bevestiging boekingspost en kostenplaats automatisch over. Na 50 vrijgegeven documenten per leverancier is ongeveer 80 procent van de voorstellen direct overneembaar. Toch houd je de controle: automatisch boeken loopt alleen als je het per leverancier expliciet inschakelt.

Alle e-facturen worden GoBD-conform onveranderbaar opgeslagen, met audit-trail, toegangslogs en wettelijke bewaartermijn van tien jaar. Optionele gekwalificeerde elektronische handtekening conform eIDAS voor facturen die ondertekend verstuurd moeten worden. Bij een belastingcontrole exporteer je de gevraagde periode met twee klikken als IDEA-conform Z3-gegevensdrager inclusief indexbestand.

Uitgaande e-facturen verstuur je via het Peppol-netwerk naar aangesloten ontvangers of als XML/PDF-hybride per e-mail. DARION-AI is als Peppol Access Point aangesloten, de ID van je tenant wordt bij onboarding ingericht — je hoeft niets zelf te registreren. Statusberichten (afgeleverd, geaccepteerd, afgewezen) lopen direct terug in het document.