HR zonder Excel-lijsten en zonder opleidingschaos

Leg per medewerker een centraal dossier aan met stamgegevens, contracten, getuigschriften, opleidingsbewijzen en loonstroken. Elke toegang wordt geauditeerd, bewaartermijnen verlopen automatisch — drie jaar voor sollicitaties, tien jaar voor loonstroken, directe verwijdering op verzoek van de medewerker. Gevoelige velden zoals salaris of ziektedaten zie je alleen als je de juiste rol hebt — alles beveiligd via Postgres Row-Level Security. Personeelsdossiers zijn gestructureerd volgens de toepasselijke privacywetgeving, het verwerkingsregister is op elk moment op te vragen.

Medewerkers vragen verlof direct aan in DARION-AI, je keurt goed via één klik in het dashboard of via e-mailantwoord. Restverlofsaldo, overdracht uit het vorig jaar, wettelijke minimumverlofdagen en cao-bijzonder verlof berekent het systeem zelf — ook halve dagen en urenverlofdagen. Je ziet zelf of je afdeling de komende week überhaupt inzetbaar is — of dat er drie mensen tegelijk op skivakantie zijn. Ziekmeldingen, ouderschapsverlof, zorgverlof en sabbaticals lopen via dezelfde workflow. Vervangregelingen worden automatisch geactiveerd — als de salesmanager ziek wordt, neemt de plaatsvervanger goedkeuringen over zonder dat je hoeft te escaleren.

AVG-opleiding en IT-beveiligingsopleiding zijn verplichte opleidingen voor medewerkers — DARION-AI distribueert ze automatisch aan nieuwe medewerkers en herinnert aan de jaarlijkse opfrissing. Daarbij komt het AI-competentiebewijs volgens Art. 4 EU AI Act voor iedereen die met AI-systemen werkt — verplicht sinds februari 2026 en in DARION-AI als samengestelde cursus opgenomen. Je ziet zelf of je afdeling de verplichte stand heeft bereikt of wie nog openstaande modules heeft.

Nieuwe medewerkers krijgen op dag één een onboarding-checklist: IT-accounts aanmaken, hardware uitgeven, contracten ondertekenen, verplichte opleidingen starten, mentor toewijzen. De AI-Assistent stelt taken voor passend bij de rol — een verkoopmedewerker krijgt CRM-toegang, een ontwikkelaar GitHub en VPN, een vakman gereedscheidstoewijzing en sleutels. Voortgang zie je in het dashboard, openstaande punten worden automatisch geëscaleerd als ze zeven dagen blijven liggen.

Arbeidscontracten, wijzigingscontracten, beëindigingsovereenkomsten en getuigschriften genereer je uit sjablonen. De AI-Assistent vult stamgegevens, salaris, proeftijd en contractduur automatisch in vanuit je dossiers, stelt standaardclausules voor en waarschuwt bij juridisch kritische formuleringen. Contracten worden eIDAS-conform ondertekend en onveranderbaar in het personeelsdossier opgeslagen — medewerkers tekenen via een beveiligde link, zonder eigen account, zonder afgedrukte PDF's.

Stamgegevens, urenrekeningen, verlofdagen en variabele beloningen exporteer je in DATEV-LODAS-formaat direct naar je belastingadviseur of salarisadministrateur. Wijzigingen zoals salarisverhoging, nieuwe belastingklasse of zorgverzekeringswisseling worden meegenomen in de maandexport. Geen dubbel bijhouden meer in twee systemen, geen CSV-geknutsel aan het einde van de maand.