Mantener los proyectos rentables sin listas de horas en Excel

Entrada masiva similar a Excel para horas de proyecto con asignación directa a proyecto, fase y actividad: los empleados registran la semana en cinco minutos el viernes, con las teclas Tab y flechas funcionando como en Excel. Registro en tiempo real mediante app móvil y temporizador en navegador para quienes prefieren registrar las horas al instante: el temporizador se inicia al hacer login, corre en segundo plano y se asigna automáticamente al proyecto activo. Las cuentas de horas, las horas extra y las vacaciones se sincronizan con el módulo de RRHH sin duplicar datos. Los campos obligatorios por proyecto son configurables y el ayudante de IA propone descripciones de actividades a partir de tus registros anteriores. La aprobación semanal del empleado, la validación del director de proyecto y el traspaso a facturación al módulo financiero se realizan mediante un flujo de trabajo estructurado. Las correcciones y anulaciones son trazables para que se conserven el GoBD y el registro de auditoría. Los freelancers externos también registran horas mediante el mismo flujo de trabajo para que tu preparación de facturación separe limpiamente los servicios propios de los de terceros, importante para el cálculo correcto del beneficio y el tratamiento de inversión del sujeto pasivo para freelancers de la UE.

Por proyecto defines el presupuesto en horas y euros; el sistema calcula diariamente el real-objetivo con tarifa horaria y precio de coste. Al alcanzar el 80% del presupuesto recibes una notificación; al 100% el proyecto se marca en rojo y las actividades se escalan. Ves el margen por proyecto en tiempo real: el ayudante de IA advierte a tiempo si un proyecto se descontrola y propone acciones concretas: reducción de alcance, renegociación, redistribución de recursos. Los proyectos a precio fijo y por horas se tratan por separado. Ves la tasa de consumo por semana, planificado frente a real, y puedes ajustar los umbrales de alerta temprana por proyecto. Para proyectos plurianuales hay presupuestos por fase con sus propios umbrales para que una fase de concepto desbocada no se detecte solo al final. El ayudante de IA calcula la estimación hasta la finalización (ETC) a partir de datos históricos y el consumo actual: ves si el presupuesto restante es suficiente. Los cambios y solicitudes de cambio también se contabilizan por separado para poder medir la erosión del margen por ampliación del alcance y calcular mejor la próxima oferta.

Planifica empleados semanalmente en proyectos; el sistema muestra la utilización por persona y departamento en un mapa de calor. La sobrecarga (por encima del 100%) y la infrautilización (por debajo del 60%) se ven en el mapa de calor de capacidad; el ayudante de IA propone la distribución de recursos basándose en habilidades, disponibilidad y prioridad del proyecto. Las vacaciones y las bajas por enfermedad del módulo de RRHH se incorporan automáticamente a la planificación, sin sorpresas el lunes por la mañana. Las habilidades por empleado se gestionan centralmente para que la planificación de recursos de un proyecto frontend no proponga al especialista en DevOps. La comparación real-objetivo entre utilización planificada y registrada se ejecuta diariamente. En caso de cuello de botella ves qué habilidades escasean para poder reclutar específicamente o incorporar freelancers externos. Los freelancers externos se gestionan en el mismo sistema con tarifa horaria, disponibilidad y habilidades.

Agrupas las horas registradas por proyecto, fase o empleado y las traspassas al módulo financiero para la facturación. La tarifa horaria por empleado o por rol en el proyecto es configurable; los proyectos a precio fijo se tratan por separado con facturación por hitos. El precio de coste para el cálculo interno del margen corre en segundo plano: los empleados solo ven la tarifa horaria, la dirección ve ambos valores protegidos mediante seguridad a nivel de fila en Postgres. Es posible usar múltiples tarifas horarias para distintas actividades dentro del mismo proyecto (consultoría 180 €/h, desarrollo 120 €/h, soporte 90 €/h). La vista previa de facturación muestra antes de exportar lo que recibirá el cliente. Para proyectos a largo plazo con facturación mensual, el ciclo de facturación se ejecuta automáticamente a final de mes: horas agrupadas, vista previa verificada, aprobada y factura enviada. Los gastos fijos por gastos de viaje o materiales también pueden incluirse como posición.

Planifica tareas con responsable, vencimiento y estimación. Los hitos activan notificaciones y pasos de facturación; las dependencias entre tareas se visualizan. El ayudante de IA propone la distribución de tareas a partir de las descripciones del proyecto y estima el esfuerzo basándose en proyectos anteriores: para un proyecto de tienda online reconoce fases típicas como concepto, diseño, desarrollo, pruebas y propone estimaciones de horas. Para empresas artesanas hay un modo de pedido simplificado sin la complejidad de los diagramas de Gantt: pedidos con horas, materiales y asignación de empleados. El estado de las tareas se sincroniza opcionalmente con Jira o Asana. Los comentarios y archivos adjuntos por tarea mantienen el contexto del proyecto para no tener que buscar en hilos de correo. Los recordatorios y avisos reducen el riesgo de que las tareas queden enterradas en listas abiertas.

Por proyecto ves en un panel el presupuesto, el margen, las horas, las tareas y los próximos hitos. El ayudante de IA responde preguntas como '¿Cuánto presupuesto me queda?', '¿Quién está sobrecargado esta semana?' o '¿Qué tarea bloquea el próximo hito?' directamente en el chat. Está basado en Qwen3, es self-hosted en la UE y aprende de tu cartera de proyectos sin que ningún dato se transfiera a servicios en la nube de EE. UU. La dirección ve la vista de cartera sobre todos los proyectos, con ranking de margen, señales de alerta temprana y previsión para el trimestre. El desglose desde la cartera hasta el registro de horas individual se logra en dos clics, sin necesidad de exportar a Excel para el comité de dirección. En la revisión semanal abres el panel, repasas las señales de alerta temprana y priorizas tus acciones. También exportas con un clic informes para clientes con publicación selectiva, por ejemplo horas registradas, próximos hitos y puntos abiertos.