RRHH sin listas de Excel y sin caos de formaciones

Crea un expediente centralizado por empleado con datos maestros, contratos, certificados, registros de formación y nóminas. Cada acceso queda auditado y los plazos de conservación se aplican automáticamente: tres años para solicitudes, diez años para nóminas, supresión inmediata a petición del empleado. Los campos sensibles como salario o datos de enfermedad solo son visibles si tienes el rol adecuado, todo asegurado mediante seguridad a nivel de fila en Postgres. Los expedientes están estructurados conforme al BDSG y al RGPD, y el registro de procedimientos es recuperable con un clic. No tienes que mantener más listas de Excel paralelas para direcciones o números de identificación fiscal, todo está en una única fuente con trazabilidad de revisión. Para las solicitudes de información de los empleados en virtud del art. 15 del RGPD, el sistema genera una exportación completa de datos en dos clics. Los datos de solicitudes también se incluyen en el expediente y se suprimen automáticamente al cerrarse el puesto, sin necesidad de recordar los plazos.

Los empleados solicitan vacaciones directamente en DARION-AI y tú las apruebas con un clic desde el panel o respondiendo a un correo. El sistema calcula automáticamente el saldo de vacaciones restante, el traslado del año anterior, los mínimos legales y los permisos especiales por convenio, incluidos medios días y vacaciones por horas. Puedes ver si tu departamento estará operativo la semana que viene o si tres personas estarán esquiando al mismo tiempo. Las bajas por enfermedad, la baja por maternidad/paternidad, los cuidados y los sabbaticals siguen el mismo flujo de trabajo, con conexión al sistema de certificados electrónicos de baja. Las reglas de sustitución se activan automáticamente: si el director comercial enferma, el sustituto asume las aprobaciones sin necesidad de escalarlo. Se pueden configurar turnos, horario flexible y trabajo por confianza. Los días puente y los festivos por comunidad autónoma están registrados en el calendario para que el cálculo del saldo siempre sea correcto.

La formación sobre RGPD, la formación sobre seguridad informática y la acreditación de competencia en IA según el art. 4 de la Ley de IA de Alemania son obligatorias para los empleados que trabajan con los sistemas correspondientes. Previsiblemente a partir de diciembre de 2026, creas estas formaciones en DARION-AI, con periodicidad y estado obligatorio, y confirmas la participación por empleado. La acreditación se guarda de forma inalterable en el expediente de personal, el sistema recuerda el refresco pendiente y en el informe ves, por empleado y por formación, quién ha alcanzado el nivel obligatorio. Los contenidos de formación los aportas tú o tu proveedor de formación, DARION-AI lleva la acreditación.

Los nuevos empleados reciben el primer día una lista de incorporación: crear cuentas de TI, entregar hardware, firmar contratos, iniciar formaciones obligatorias, asignar mentor. El ayudante de IA sugiere tareas adaptadas al rol: un empleado de ventas recibe acceso al CRM, un desarrollador acceso a GitHub y VPN, un técnico la asignación de herramientas y llaves. El progreso se ve en el panel y los puntos pendientes se escalan automáticamente si llevan siete días sin completarse. El sistema envía automáticamente correos de pre-incorporación al nuevo empleado con instrucciones de acceso y lista de equipos, para que todo esté listo el primer día. DARION-AI activa automáticamente las evaluaciones del período de prueba a los tres y seis meses, con plantilla para la entrevista con el empleado. El offboarding funciona de manera inversa con el mismo esquema: desactivar cuentas, recoger hardware, generar certificado de trabajo.

Los contratos de trabajo, las modificaciones, las rescisiones y los certificados se generan a partir de plantillas. El ayudante de IA rellena automáticamente desde tus expedientes los datos maestros, el salario, el período de prueba y la duración del contrato, propone cláusulas estándar y advierte sobre formulaciones legalmente críticas. Los contratos se firman conforme a eIDAS y se archivan de forma inalterable en el expediente de personal: los empleados firman mediante un enlace seguro, sin cuenta propia y sin PDFs impresos. Todo ello está basado en Qwen3 y es self-hosted en Alemania, sin fuga de datos a servicios en la nube de EE. UU. Las revisiones de abogados se almacenan como comentario por cláusula, de modo que tu biblioteca de plantillas mejora con cada revisión. El ayudante de IA genera los certificados de trabajo a partir de los datos maestros y las evaluaciones de rendimiento; tú revisas y el sistema aprende de tus ajustes. Las plantillas de convenio para IG Metall, Verdi o convenios específicos del sector están disponibles como kit.

Los datos maestros, las cuentas de horas, los días de vacaciones y las retribuciones variables se exportan en formato DATEV-LODAS directamente a tu asesor fiscal o a tu departamento de nóminas. Los cambios como aumentos salariales, nueva categoría fiscal o cambio de mutualidad se incluyen en la exportación mensual. No hay que mantener datos en dos sistemas ni hacer malabarismos con CSV a final de mes. Para empresas con departamento de nóminas propio también hay formatos de exportación para Sage, Datev Mittelstand y Lexware. Las notificaciones a la seguridad social a través de sv.net-comfort están integradas, así como las notificaciones AÜG para trabajo temporal: DARION-AI se encarga de las tareas rutinarias y tu departamento de nóminas hace la comprobación final. Las notificaciones SOKA-Bau de la caja de vacaciones de la construcción están preparadas para empresas artesanas. Para empleados en ERTE o con orden de embargo, los valores especiales se incluyen automáticamente para que tu departamento de nóminas no necesite una lista de Excel adicional.