Módulo 6 de 22
DisponibleFactura electrónica sin dolores de cabeza: recibir, verificar y enviar cumpliendo el plazo legal
Recibe, valida y envía facturas electrónicas en los formatos EN16931, EXTENDED y XRECHNUNG. Buzón de correo propio por cliente, ayudante de IA para la verificación y bandeja de aprobación con principio de doble control. Conforme al RGPD y alojado en la UE en Hetzner Núremberg, por 49 € neto/usuario/mes todo incluido.
Qué puede hacer Factura electrónica
Formatos EN16931, EXTENDED y XRECHNUNG
DARION-AI genera y lee los tres formatos relevantes para la facturación B2B alemana y europea: EN16931 como norma europea, EXTENDED para perfiles ZUGFeRD con datos comerciales ampliados y XRECHNUNG como formato obligatorio para organismos públicos en Alemania. Por cada factura saliente seleccionas el perfil o dejas que DARION-AI decida automáticamente según el destinatario. La validación XML se ejecuta contra las reglas de Schematron oficiales; los errores se marcan directamente en el documento con una explicación en lenguaje claro. Los PDF híbridos con XML incrustado se generan correctamente: los proveedores y clientes pueden abrir la vista legible por humanos o procesar el XML mecánicamente. Las actualizaciones de las reglas de Schematron las gestionamos centralmente para que no tengas que hacer nada cuando KoSIT publique nuevas reglas de validación.
Bandeja de aprobación con principio de doble control
Las facturas electrónicas entrantes llegan a una bandeja de aprobación centralizada. Ves proveedor, importe, vencimiento y referencias de pedido extraídas automáticamente de un vistazo. Las aprobaciones funcionan con principio de doble control opcional o flujos de trabajo en múltiples etapas según el límite de importe y el centro de coste. Los comentarios, consultas y rechazos se documentan en el documento; el registro de auditoría muestra posteriormente de forma exhaustiva quién aprobó qué y cuándo. Las reglas de sustitución para vacaciones y bajas por enfermedad se configuran por aprobador y DARION-AI redirige automáticamente. Las notificaciones de escalado para aprobaciones vencidas se envían por correo electrónico o push al sustituto. La aprobación móvil mediante app funciona para importes hasta el límite personal del aprobador, incluso fuera de la oficina sin portátil no retrasa más los plazos de descuento por pronto pago.
Buzón de correo propio por cliente
Cada cliente recibe un buzón de correo propio ([email protected] o dominio propio) que DARION-AI lee directamente. Los PDF entrantes y los archivos adjuntos XML se reconocen automáticamente, se asignan al cliente y se entregan al canal de facturación electrónica. Los proveedores no tienen que cambiar nada: siguen enviando a la dirección habitual y tú recibes la factura estructurada en DARION-AI. El spam, los recordatorios y los correos no relacionados con facturas los filtra el ayudante de IA aunque siguen siendo recuperables en el buzón. El acceso al buzón está aislado físicamente por cliente mediante seguridad a nivel de fila en Postgres. También el buzón de salida para las facturas de emisión es multicliente para que los destinatarios puedan responder y el hilo quede adjunto al documento.
ayudante de IA para verificación y contabilización
El ayudante de IA verifica la plausibilidad de cada factura electrónica entrante, compara el importe con el pedido y la entrada de mercancías y propone el asiento, la cuenta y el centro de coste. Aprende de tus correcciones y funciona basado en Qwen3 y self-hosted en la UE, sin fuga de datos a terceros países. Las anomalías como importes inusuales, nuevos IBAN o facturas duplicadas se marcan directamente en la bandeja de aprobación. Para proveedores recurrentes, el asistente reconoce patrones y, tras tu confirmación, asume automáticamente el asiento y el centro de coste. Tras 50 documentos aprobados por proveedor, aproximadamente el 80% de las propuestas son directamente aceptables. Aun así, mantienes el control: la contabilización automática solo se ejecuta si la habilitas expresamente por proveedor.
Archivado conforme a GoBD y eIDAS
Todas las facturas electrónicas se almacenan de forma inmutable conforme a GoBD con registro de auditoría, registros de acceso y período de conservación legal de diez años. Firma electrónica cualificada opcional conforme a eIDAS para facturas que deben enviarse firmadas, por ejemplo a organismos públicos o en facturas al extranjero. En la visita del inspector fiscal exportas el período requerido en dos clics como soporte de datos Z3 compatible con IDEA incluido el archivo de índice. El archivo original (XML o PDF híbrido) se entrega junto con el informe de validación y el historial de aprobaciones para que la inspección sea completamente reproducible. Las bloqueos de supresión para procedimientos en curso o litigios se configuran por documento y DARION-AI respeta el bloqueo incluso después del final del período de conservación.
Envío por PEPPOL y correo electrónico
Las facturas electrónicas salientes se envían a través de la red PEPPOL a destinatarios conectados o como PDF/XML híbrido por correo electrónico. DARION-AI está conectado como punto de acceso PEPPOL y el ID de tu cliente se configura durante la incorporación sin necesidad de registrarte tú mismo. Los mensajes de estado (entregado, aceptado, rechazado) vuelven directamente al documento para que no tengas que mirar en la bandeja de salida. Para destinatarios sin conexión PEPPOL, DARION-AI lo detecta automáticamente y envía el PDF híbrido por correo electrónico con confirmación de lectura. Las devoluciones y los rebotes van a una lista de reactivación separada que gestionas de forma estructurada. Las facturas rectificativas y de corrección se encadenan correctamente y se notifican al destinatario.
Quién utiliza este módulo
Director general
Debes prepararte para la obligación B2B escalonada 2027/2028: recibir desde 2025, emitir para grandes empresas desde 2027, para todos desde 2028. DARION-AI te libera de las regulaciones transitorias: la recepción a través del buzón específico del cliente funciona de inmediato; el envío saliente lo activas gradualmente según el socio comercial. En el panel ves el porcentaje de facturas electrónicas recibidas, las aprobaciones pendientes y los proveedores que siguen enviando PDF, listo para la próxima reunión de dirección. El ayudante de IA responde preguntas como '¿Qué proveedores no han enviado ninguna factura electrónica en abril?' directamente en el chat. Para auditores y revisiones fiscales exportas el soporte de datos GoBD en dos clics. Te ahorras la inversión en un proveedor externo de facturación electrónica; todo está incluido en los 49 € neto/usuario/mes de DARION-AI.
Jefe de equipo
Como responsable de contabilidad gestionas la bandeja de aprobación. Las facturas entrantes se asignan automáticamente al responsable correcto según proveedor, centro de coste o límite de importe. Ves el embudo en tiempo real, puedes escalar y aprobar como sustituto. Para cada proveedor ves importes históricos y el ayudante de IA marca valores atípicos y facturas duplicadas antes de que se aprueben. Antes del cierre mensual exportas todas las facturas electrónicas aprobadas conforme a GoBD al asesor fiscal: CSV de DATEV o directamente en su sistema. Las reclamaciones a proveedores las redactas desde DARION-AI y el hilo de correo queda adjunto al documento. Los plazos de descuento por pronto pago se supervisan automáticamente y recibes notificaciones push para facturas que van a perder su plazo de descuento en los próximos tres días.
Empleado
Eres técnico administrativo y verificas facturas entrantes diariamente. En la bandeja de aprobación ves solo las que te han asignado. Proveedor, referencia de pedido, entrada de mercancías y propuesta del ayudante de IA están directamente en el documento: haces clic en Aprobar o Corregir. Para consultas escribes el comentario al proveedor directamente desde DARION-AI; el buzón de correo propio envía automáticamente y el hilo queda en el documento. Sin lista de Excel, sin reenvío de PDFs por correo. Para dudas marcas el documento con una nota y lo devuelves al jefe de equipo. La aprobación móvil mediante app funciona para importes hasta tu límite personal. Si tienes dudas, el ayudante de IA te ayuda con una comprobación de plausibilidad: haz la pregunta, obtén la respuesta, sin necesidad de llamar al asesor fiscal. Los proveedores recurrentes los reconoces de inmediato en la vista previa; para proveedores nuevos DARION-AI te muestra el número de cuenta bancaria en el contexto del pedido anterior para que no pagues accidentalmente a un IBAN falsificado.
Integrado con
DATEVLexwareSevdeskMicrosoft 365PEPPOL
Preguntas frecuentes
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49 € neto/usuario/mes — todos los módulos incluidos
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Contabilidad conforme a DATEV con ayudante de IA para justificantes seguros según GoBD, registro de horas y BWA
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