Módulo 23 de 23
PróximamenteEl calendario donde citas, disponibilidad y reuniones se encuentran
Cada persona del equipo ve sus citas en las vistas semana, día, mes y agenda, las mueve arrastrando y crea nuevas con un clic en la cuadrícula. La novedad frente a un calendario clásico es la coordinación de citas: ves la disponibilidad de tus compañeros como puro libre/ocupado, sin sus contenidos, y el sistema propone los huecos libres comunes. Una cita confirmada puede convertirse, si quieres, en una videorreunión con enlace de acceso. Todo está construido de forma nativa, separado por cliente, conforme al RGPD y alojado en la UE en Hetzner.
Qué puede hacer Calendario
Semana, día, mes y agenda de un vistazo
Cada usuario ve su calendario en cuatro vistas: semana como opción por defecto en el escritorio con cuadrícula horaria y línea de la hora actual, día para concentrarse, mes para la visión general y agenda como lista para la movilidad. Mueves y alargas las citas arrastrando, y creas una nueva con un clic o arrastrando directamente en la cuadrícula. La última vista elegida se guarda por usuario y en el móvil empiezas automáticamente en la agenda.
Tipos de cita con colores propios
Defines por empresa tus propios tipos de cita con un color y una etiqueta, por ejemplo Interno, Cliente, Reunión, Tiempo de concentración o Privado. Así entiendes de un vistazo de qué trata una cita, y cada tipo lleva consigo sus reglas de duración, preaviso y margen. El esquema de colores sigue automáticamente tu diseño, claro u oscuro, sin configuración.
Ver la disponibilidad sin leer las citas de otros
Es el corazón de la coordinación: una superposición libre/ocupado muestra cuando los compañeros están libres u ocupados, pero nunca sus títulos ni contenidos. La separación se impone técnicamente, no solo se oculta, y cualquiera puede optar por no ser visible. Así planificas de forma realista mientras la privacidad en el equipo se mantiene intacta.
Find-a-time en lugar del ping-pong por correo
Indicas un intervalo de tiempo, una duración y los participantes, y el sistema calcula los huecos libres comunes y destaca las mejores propuestas. Un clic convierte una propuesta en un borrador de cita y avisa a todos. Para los invitados externos hay además una variante de votación por enlace, en la que el hueco ganador se convierte automáticamente en una cita real. El eterno ir y venir para encontrar una hora desaparece.
Citas periódicas, zonas horarias y recordatorios
Creas las citas periódicas como una serie, el sistema gestiona correctamente el horario de verano e invierno y te permite mover o cancelar instancias sueltas de la serie. Los recordatorios llegan por varios canales como aviso en la aplicación, notificación push o correo, con el preaviso que definas. Quien trabaja entre zonas horarias ve cada cita de forma fiable en su propia hora.
De la cita directamente a la videorreunión
Conviertes una cita confirmada en videorreunión con un interruptor: el enlace de acceso se crea automáticamente, los participantes internos se unen desde el calendario y los invitados a través de un enlace seguro. La grabación siempre requiere consentimiento explícito, registrado de forma limpia por reunión. El servidor de medios funciona en la UE y, si el vídeo no está activo, simplemente no hay botón, sin error.
Quién utiliza este módulo
Director general
Tu equipo todavía coordina con Outlook, avisos de viva voz y cadenas de correo, y aun así las reuniones chocan. Con el calendario ves la carga del equipo como libre/ocupado, sin mirar en las citas ajenas, y find-a-time propone huecos comunes al instante. La coordinación, la videorreunión y el recordatorio viven en la misma cuenta que proyectos, RR. HH. y contabilidad, separados por cliente y conformes al RGPD. Sin herramienta de calendario adicional, sin datos dispersos entre varios proveedores.
Jefe de equipo
Necesitas encontrar en poco tiempo una reunión para cinco personas y no quieres escribir siete correos. Abres find-a-time, indicas la duración y los participantes y eliges el mejor de los huecos libres propuestos. Un clic crea la cita y envía las invitaciones y los recordatorios. Si necesitas vídeo, lo activas en la cita y el enlace de acceso está listo al momento. Tus compañeros ven la cita en su propia zona horaria y vista.
Empleado
Quieres llevar tu día bajo control sin cambios de contexto. En el calendario ves tu semana con los tipos de cita en color, bloqueas un tiempo de concentración arrastrando en la cuadrícula y añades rápido una cita con un cliente. Te unes a la reunión directamente desde la cita, sin buscar un enlace aparte. Tus recordatorios llegan a tiempo como push o correo, y lo que no quieres compartir queda para los compañeros como un simple bloque ocupado sin detalles.
Integrado con
RR. HH.ProyectosMeetingsMicrosoft 365
Preguntas frecuentes
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