IT-Verwaltung
Hardware erfassen: Geräte, Seriennummern, Hersteller, Garantie und wer welches Gerät nutzt.
IT-Verwaltung
Wozu dieses Modul da ist
Die IT-Verwaltung ist euer Geräte-Inventar. Du erfasst jedes Gerät einmal mit Bezeichnung, Kategorie, Seriennummer und Hersteller. Dazu hinterlegst du, wer das Gerät nutzt und wie lange die Garantie noch läuft.
Damit beantwortest du die Fragen, die im Alltag wirklich aufkommen. Welche Laptops haben wir? Wer hat welchen? Bei welchen Geräten läuft die Garantie demnächst aus?
Du erreichst das Modul über den Eintrag IT in der Seitenleiste. Die Seite selbst trägt die Überschrift „IT-Verwaltung".
Was das Modul nicht tut
Die IT-Verwaltung ist kein Service-Desk. Es gibt keine IT-Anfragen, keine SLA-Fristen und keine Eskalationen. Anfragen und Störungen erfasst du im Modul Tickets. Eine Verknüpfung zwischen Gerät und Ticket kannst du in der Oberfläche nicht setzen.
Das Modul überwacht auch nichts. Verfügbarkeit, Serverlast und Störungsmeldungen findest du hier nicht. Es zeigt nur, was ihr selbst eingetragen habt.
Lizenzen und andere Anlagegüter gehören ins Modul Anlagen.
Was du vorher brauchst
Für das erste Gerät brauchst du nur einen Namen. Alle weiteren Felder sind freiwillig.
| Was | Wo du es anlegst | Wozu du es brauchst |
|---|---|---|
| Mitarbeitende | Personal | Damit du eintragen kannst, wer ein Gerät nutzt. Ohne Einträge steht dort „Keine Mitarbeiter vorhanden". |
| Rolle Inhaber oder Administrator | Einstellungen > Mitglieder | Zum Anlegen und Ändern. Mit der Rolle Mitglied kannst du nur lesen. |
Wichtig: Nimm den unteren Knopf. Ganz oben auf der Seite stehen zwei ausgegraute Knöpfe, Aktualisieren und + Neu. Beide funktionieren nicht. Der Knopf, der wirklich ein Gerät anlegt, heißt ebenfalls + Neu und steht weiter unten in der Karte IT-Verwaltung.
Dein erstes Gerät erfassen
- Modul öffnen. Klick in der Seitenleiste auf IT.
- Formular öffnen. Klick in der Karte IT-Verwaltung rechts oben auf + Neu.
- Gerät benennen. Trag in Gerätename / Bezeichnung einen Namen ein, zum Beispiel Laptop Buchhaltung 01.
- Kategorie wählen. Wähle bei Gerätekategorie zum Beispiel Laptop, Drucker oder Server.
- Seriennummer eintragen. Übernimm die Seriennummer vom Typenschild.
- Status setzen. Lass Gerätestatus auf Aktiv stehen.
- Person zuordnen. Wähle bei Zugewiesen an Mitarbeiter (optional) aus, wer das Gerät nutzt.
- Kaufdaten ergänzen. Trag Hersteller / Lieferant, Garantie bis und Kaufdatum ein.
- Speichern. Klick auf Gerät erstellen.
Woran du erkennst, dass es geklappt hat
Das Formular schließt sich, und das Gerät steht in der Tabelle. Die Kachel Geräte gesamt ist um eins gestiegen, die Kachel Aktiv ebenfalls.
Liegt das Garantieende weniger als 30 Tage in der Zukunft, steht das Datum in der Tabelle rot. Zusätzlich zählt die Kachel Garantie läuft ab dieses Gerät mit.
Häufige Aufgaben
Ein Gerät ändern
Klick in der Gerätezeile rechts auf Bearbeiten. Das Formular öffnet sich mit den bisherigen Werten. Ändere, was nötig ist, und klick auf Speichern.
Ein Gerät in die Reparatur geben
Öffne das Gerät mit Bearbeiten und setz Gerätestatus auf In Reparatur. Nach dem Speichern zählt es in der Kachel In Reparatur mit. Ist es zurück, setzt du den Status wieder auf Aktiv.
Ein Gerät aussortieren
Dafür gibt es zwei Wege, und sie führen zu unterschiedlichen Ergebnissen.
Klickst du in der Gerätezeile auf Stilllegen, verschwindet das Gerät aus der Tabelle und aus allen Kacheln. Du siehst es danach nirgends mehr. Nimm diesen Weg nur, wenn du das Gerät wirklich aus dem Bestand nehmen willst.
Willst du das Gerät in der Liste behalten, öffne stattdessen Bearbeiten und setz Gerätestatus auf Stillgelegt. Es bleibt dann sichtbar und zählt in der Kachel Stillgelegt mit.
Ein Gerät suchen oder filtern
Über der Tabelle steht ein Suchfeld. Es durchsucht Gerätename, Seriennummer und Hersteller. Daneben filterst du nach Status und nach Kategorie. Mit dem Wert Alle hebst du einen Filter wieder auf.
Ablaufende Garantien finden
Setz den Filter Status auf Aktiv und sieh dir die Spalte Garantie bis an. Alles, was rot steht, läuft in den nächsten 30 Tagen ab oder ist bereits abgelaufen.
Wer darf was in diesem Modul
| Was du tun willst | Mitglied | Administrator | Inhaber |
|---|---|---|---|
| Geräte ansehen, suchen und filtern | ja | ja | ja |
| Geräte anlegen | nein | ja | ja |
| Geräte bearbeiten und zuordnen | nein | ja | ja |
| Geräte stilllegen | nein | ja | ja |
Die Rolle gilt für den gesamten Arbeitsbereich, nicht für einzelne Module. Eine eigene IT-Rolle, mit der jemand nur Geräte pflegen darf, gibt es derzeit nicht.
Referenz
Was auf der Seite steht
| Bereich | Was du dort findest |
|---|---|
| Fünf Kacheln oben | Geräte gesamt, Aktiv, In Reparatur, Garantie läuft ab, Stillgelegt |
| Vier Kacheln darunter | Dieselben Zahlen noch einmal, ohne die Kachel Stillgelegt |
| IT-Verwaltung | Suchfeld, zwei Filter, + Neu und die Geräteliste |
Die zweite Kachelreihe wiederholt vier dieser Zahlen. Bei Garantie läuft ab können die beiden Werte auseinandergehen. Die untere Kachel zählt auch Geräte mit längst abgelaufener Garantie mit, die obere nicht.
Die Felder eines Geräts
Gerätename, Gerätekategorie, Seriennummer, Gerätestatus, zugewiesene Person, Hersteller, Garantie bis, Kaufdatum und Notizen. Pflicht ist nur der Gerätename.
Die Kategorien
Laptop, Desktop, Server, Mobilgerät, Drucker, Netzwerk, Peripherie und Sonstige.
Die drei Status
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Aktiv | Das Gerät ist im Einsatz |
| In Reparatur | Das Gerät ist gerade nicht nutzbar |
| Stillgelegt | Das Gerät ist aus dem Betrieb genommen |
Die Kennzahlen
Geräte gesamt zählt alle Geräte in der Liste, auch die stillgelegten. Aktiv, In Reparatur und Stillgelegt zählen je Status. Garantie läuft ab zählt Geräte, deren Garantie in den nächsten 30 Tagen endet. Stillgelegte Geräte zählt diese Kachel nicht mit.
Was es noch nicht gibt
Die beiden Knöpfe oben auf der Seite. Aktualisieren und + Neu sind ausgegraut. Zum Anlegen nimmst du + Neu in der Karte IT-Verwaltung. Zum Aktualisieren lädst du die Seite neu.
Stillgelegte Geräte wiederfinden. Was du über Stilllegen aus dem Bestand nimmst, lässt sich in der Oberfläche nicht zurückholen. Der Filter Status mit dem Wert Stillgelegt findet solche Geräte nicht mehr.
Die Verbindung zu Tickets. Ein Ticket lässt sich nicht an ein Gerät hängen. Notiere die Gerätebezeichnung solange im Ticket-Betreff.
Export der Geräteliste. Eine Ausgabe als Tabelle oder PDF gibt es nicht.
Wartungshistorie. Wann ein Gerät wie oft in Reparatur war, hält das Modul nicht fest. Nutze dafür das Feld Notizen.
Wenn etwas nicht klappt
„IT" fehlt in meiner Seitenleiste. Dann ist das Modul für euren Arbeitsbereich ausgeschaltet. Sprich die Person an, die euren Arbeitsbereich verwaltet.
Der Knopf „+ Neu" reagiert nicht. Du hast den ausgegrauten Knopf oben auf der Seite erwischt. Scroll zur Karte IT-Verwaltung und nimm den Knopf dort.
In der Auswahl steht „Keine Mitarbeiter vorhanden". Im Modul Personal ist noch niemand angelegt. Bis dahin bleibt das Gerät ohne Zuordnung.
Ein Gerät ist nach dem Stilllegen verschwunden. Das ist so gewollt. Stillgelegte Geräte werden aus der Liste genommen.
Die Kachel „Stillgelegt" steht auf null. Über den Knopf Stilllegen ausgetragene Geräte zählen dort nicht mit. Mitgezählt wird nur, was du im Formular auf Stillgelegt gesetzt hast.
Verwandt
- Tickets: Anfragen und Störungen erfassen.
- Anlagen: Inventar, Lizenzen und Anlagegüter.
- Personal: Woher die Namen für die Zuordnung kommen.
- Berechtigungen: Welche Rolle was darf.