Projekte

Projekte planen, Aufgaben und Meilensteine führen, Leistungen erfassen und je Kunde auswerten.

Projekte

Wozu dieses Modul da ist

Im Modul Projekte führst du euer Projekt-Portfolio. Zu jedem Projekt hältst du Zeitraum, Budget und Verantwortlichen fest.

Innerhalb eines Projekts arbeitest du mit Aufgaben auf einem Board, mit Meilensteinen und mit einem Team. Über Phasen gliederst du längere Vorhaben in Etappen.

Dazu kommt die Leistungserfassung. Du buchst erbrachte Stunden auf ein Projekt und wertest sie später je Kunde aus.

Was das Modul nicht tut

Das Modul schreibt keine Rechnungen. Erfasste Leistungen wandern nicht von selbst in die Finanzen.

Es ersetzt auch nicht die Zeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz. Kommen und Gehen stempelst du im Modul Zeiterfassung. Hier buchst du Leistungen auf Projekte.

Ein Gantt-Diagramm mit Balken gibt es nicht. Die Planung zeigt eine Tabelle mit Zeitfenstern und weist auf Widersprüche hin.

Aufgaben lassen sich nicht voneinander abhängig machen. Es gibt keinen kritischen Pfad.

Was du vorher brauchst

Für ein neues Projekt genügt der Name. Alles Weitere kannst du nachtragen.

Was	Wo du es anlegst	Wozu du es brauchst
Mitarbeiter	Personal	Damit du unter Owner einen Verantwortlichen auswählen kannst. Die Liste zeigt nur aktive Mitarbeiter.
Mitglieder im Arbeitsbereich	Admin > Mitglieder	Damit du im Reiter Team jemanden hinzufügen kannst. Das Team zieht Nutzer, nicht Mitarbeiter.
Leistungskatalog	Projekte > Leistungskatalog	Damit du in der Erfassung eine Leistung auswählen kannst.
Rolle Administrator oder Inhaber	Admin > Mitglieder	Zum Anlegen und Ändern. Mit der Rolle Mitglied siehst du alles, änderst aber nichts.

Gut zu wissen: Der Leistungskatalog ist dieselbe Liste wie in den Finanzen. Du erreichst ihn über Projekte > Leistungskatalog und über Finanzen > Produkte & Leistungen. Beide Wege zeigen denselben Katalog. Du musst ihn nur an einer Stelle pflegen.

Das erste Projekt anlegen

Modul öffnen. Klick in der Seitenleiste auf Projekte.
Formular aufrufen. Klick oben rechts auf Neues Projekt.
Namen vergeben. Der Name ist Pflicht, zum Beispiel „Halle 2 Umbau“.
Code setzen. Der Code ist freiwillig. Lässt du ihn leer, erzeugt DARION-AI ihn aus dem Namen.
Zeitraum eintragen. Trag Start-Datum und End-Datum ein.
Budget hinterlegen. Das Feld Budget (EUR) nimmt den geplanten Rahmen auf.
Verantwortlichen wählen. Wähle unter Owner einen Mitarbeiter aus Personal.
Speichern. Klick auf Projekt anlegen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

Das Projekt steht in der Tabelle Projekt-Portfolio. Es trägt den Status, den du im Formular gewählt hast, im Regelfall Planung.

Die Kachel Projekte gesamt ist um eins gestiegen. Ein Budget zählt sofort in Budget gesamt mit.

Der Weg eines Projekts

Der Status steht als Auswahlfeld in jeder Projektzeile. Nicht jeder Wechsel ist erlaubt.

Status	Was er bedeutet	Was danach möglich ist
Planung	Das Projekt ist angelegt, die Arbeit läuft noch nicht.	Aktiv oder Storniert
Aktiv	Es wird daran gearbeitet.	Pausiert, Abgeschlossen oder Storniert
Pausiert	Die Arbeit ruht vorübergehend.	Aktiv, Abgeschlossen oder Storniert
Abgeschlossen	Das Projekt ist fertig. Endpunkt.	nichts mehr
Storniert	Das Projekt wurde eingestellt. Endpunkt.	nichts mehr

Das Auswahlfeld zeigt immer alle fünf Werte. Wählst du einen verbotenen Sprung, meldet DARION-AI „Diese Status-Änderung ist nicht erlaubt“. Aus Planung kommst du also nicht direkt auf Abgeschlossen.

Häufige Aufgaben

Aufgaben verwalten

Klick in der Tabelle auf einen Projektnamen. Die Detailseite öffnet sich im Reiter Aufgaben.

Klick auf Neue Aufgabe. Der Titel ist Pflicht. Dazu wählst du Status, Priorität, Zugewiesen an und Fällig am. Ein Klick auf Aufgabe anlegen speichert sie.

Die Spalte änderst du im Auswahlfeld auf der Karte. Zur Wahl stehen Backlog, In Arbeit, Review, Erledigt und Storniert. Hier gilt keine feste Reihenfolge.

Meilensteine setzen

Wechsle auf den Reiter Meilensteine. Trag oben den Namen ein, zum Beispiel „M1: Kickoff“. Daneben steht das Datum unter Fällig am. Ein Klick auf Neuer Meilenstein legt ihn an.

Ist die Etappe erreicht, klickst du in der Zeile auf Erledigt. Mit Wieder öffnen machst du das rückgängig.

Das Team zusammenstellen

Wechsle auf den Reiter Team. Wähle links ein Mitglied und rechts eine Rolle aus. Zur Wahl stehen Owner, Manager, Mitglied und Beobachter. Ein Klick auf Mitglied hinzufügen übernimmt die Person.

Diese Projektrolle steuert keine Rechte. Sie hält nur fest, wer im Projekt welche Aufgabe hat. Die tatsächlichen Rechte kommen aus der Rolle im Arbeitsbereich.

Phasen und Zeitleiste planen

Wechsle auf den Reiter Planung. Oben trägst du den Namen einer Etappe ein, zum Beispiel „Konzeptphase“. Daneben stehen Geplanter Start und Geplantes Ende. Ein Klick auf Neue Phase legt sie an.

Darunter steht die Zeitleiste. Sie listet jede Aufgabe mit ihrer Phase und ihrem Zeitfenster. Liegt eine Aufgabe außerhalb ihrer Phase, warnt DARION-AI darüber.

Eine Leistung erfassen

Öffne in der Seitenleiste Projekte > Leistungserfassung. Wähle zuerst das Projekt, denn der Kunde ergibt sich daraus.

Danach wählst du die Leistung. Es erscheinen nur Leistungen, die für dieses Projekt freigegeben sind.

Bei Erfassungsart hast du drei Möglichkeiten. Start/Ende nimmt zwei Zeitpunkte, Dauer nimmt Stunden und Minuten, Timer läuft mit. Der Schalter Abrechenbar steuert, ob die Zeit in die Faktura fließt. Ein Klick auf Erfassen speichert den Eintrag.

Solange ein Eintrag nicht abgerechnet ist, kannst du ihn ändern. Danach ist er unveränderlich, so verlangt es die GoBD.

Den Leistungskatalog pflegen

Öffne Projekte > Leistungskatalog und klick auf Leistung anlegen. Trag Nummer, Name, Art und Einheit ein. Als Art stehen Leistung, Produkt und Pauschale zur Wahl.

Dazu kommen Standardsatz, Steuersatz und Erlöskonto, zum Beispiel 8400. Die Schalter Abrechenbar und Aktiv stehen anfangs auf ja.

Gelöscht wird im Katalog nichts. Mit Deaktivieren nimmst du eine Leistung aus der Auswahl. Bestehende Einträge bleiben erhalten.

Die Auswertung je Kunde ansehen

Öffne Projekte > Leistungs-Übersicht. Voreingestellt ist der laufende Monat. Über Von und Bis änderst du den Zeitraum.

Die Tabelle zeigt je Kunde die Gesamtstunden, die abrechenbaren Stunden und deren Anteil. Ein Klick auf Details öffnet die Diagramme und die Einzelpositionen. Dort erzeugst du mit Monatsbericht als PDF eine Datei zum Herunterladen.

Wer darf was in diesem Modul

Was du tun willst	Mitglied	Administrator	Inhaber
Projekte, Aufgaben und Meilensteine ansehen	ja	ja	ja
Projekte anlegen, ändern und löschen	nein	ja	ja
Aufgaben und Meilensteine pflegen	nein	ja	ja
Team-Mitglieder hinzufügen und entfernen	nein	ja	ja
Leistungen erfassen	nein	ja	ja
Leistungskatalog pflegen	nein	ja	ja
Sätze und Umsätze sehen	nein	ja	ja

Die Rolle gilt immer für den gesamten Arbeitsbereich, nicht für einzelne Module. Die letzte Zeile ist eine Besonderheit. Für die Rolle Mitglied blendet DARION-AI die Spalte Satz im Katalog aus. Dasselbe gilt für den Umsatz in der Auswertung.

Referenz

Die Seiten des Moduls

Seite	Was du dort findest
Projekte	Die vier Kennzahlen und die Tabelle Projekt-Portfolio
Projekte > Projekt-Detail	Aufgaben, Meilensteine, Team und Planung eines Projekts
Projekte > Leistungserfassung	Das Erfassungsformular und die zuletzt erfassten Einträge
Projekte > Leistungskatalog	Die Stammdaten der erfassbaren Leistungen
Projekte > Leistungs-Übersicht	Stunden und Umsatz je Kunde im gewählten Zeitraum

Die drei Unterseiten öffnest du über den Pfeil neben Projekte in der Seitenleiste.

Die Kennzahlen auf der Übersicht

Projekte gesamt zählt alle Projekte, unabhängig vom Status.

Aktive Projekte zählt nur die im Status Aktiv.

Budget gesamt ist die Summe der eingetragenen Budgets.

Offene Aufgaben zählt die Aufgaben aller Projekte, die weder erledigt noch storniert sind.

Der Status einer Leistung

Status	Was er bedeutet
Offen	Erfasst, aber nicht als abrechenbar markiert.
Abrechenbar	Die Zeit fließt in die Faktura ein.
Abgerechnet	Der Eintrag ist abgerechnet und unveränderlich.

Was es noch nicht gibt

Burn-Down und Export. Beide Schaltflächen oben rechts sind ausgegraut und lassen sich nicht anklicken.

Leistungen für ein Projekt freigeben. Die Auswahl Leistung in der Erfassung zeigt nur freigegebene Leistungen. Eine Oberfläche zum Freigeben gibt es noch nicht. Steht dort „Für dieses Projekt sind keine Leistungen freigegeben“, kannst du auf dieses Projekt noch nichts buchen.

Projektvorlagen. Jedes Projekt legst du von Hand an. Wiederverwendbare Vorlagen gibt es nicht.

Der Weg in die Rechnung. Abrechenbare Stunden erscheinen in der Auswertung, wandern aber nicht selbst in eine Rechnung. Diesen Schritt machst du in den Finanzen.

Diese Punkte werden nachgeliefert. Zusätzliche Kosten entstehen dafür nicht.

Wenn etwas nicht klappt

„Projekte“ fehlt in meiner Seitenleiste. Dann ist das Modul für euren Arbeitsbereich ausgeblendet, oder deine Rolle hat keinen Lesezugriff. Sprich die Person an, die euren Arbeitsbereich verwaltet.

Im Feld Owner steht niemand zur Auswahl. Die Liste zieht aktive Mitarbeiter aus Personal. Leg dort zuerst jemanden an.

Die Auswahl Leistung bleibt leer. Wähle zuerst ein Projekt. Bleibt die Liste danach leer, ist für dieses Projekt noch keine Leistung freigegeben.

Ich kann einen Eintrag nicht mehr ändern. Abgerechnete Einträge sind unveränderlich. DARION-AI meldet das mit einem Hinweis auf die GoBD.

Der Status springt nicht um. Die Stationen laufen in fester Reihenfolge. Aus Planung wird zuerst Aktiv, erst danach Abgeschlossen.

Die Spalte Satz fehlt mir im Katalog. Sätze sieht nur, wer Administrator oder Inhaber ist. Das gilt auch für den Umsatz in der Auswertung.

Verwandt

Finanzen: Denselben Katalog pflegen und Rechnungen schreiben.
Personal: Mitarbeiter anlegen, die als Owner auswählbar sind.
Zeiterfassung: Arbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz stempeln.
Berechtigungen: Welche Rolle was darf.