Datei-Upload

Welche Module Dateien annehmen, welche Grenzen gelten, was mit einer Datei danach passiert und wer sie sehen kann.

Datei-Upload

Worum es hier geht

Dateien nimmt genau ein Modul an, nämlich das DMS. Dazu kommen zwei Stellen in den Einstellungen für Bilder.

Alle anderen Module speichern keine Dateien. Manche zeigen zwar eine Schaltfläche dafür, aber sie ist ausgegraut oder legt nichts ab.

Diese Seite gibt dir den Überblick über alle Stellen. Den ausführlichen Ablauf im DMS beschreibt die DMS-Seite.

Wo du Dateien hochladen kannst

Wo	Was du hochlädst	Was danach passiert
DMS	beliebige Dateien	Die Datei wird gespeichert und bekommt Versionen.
Buchhaltung > Beleg importieren	PDF oder XML einer E-Rechnung	Die Datei wird ausgelesen, aber nicht gespeichert.
Einstellungen > Profil	dein Profilbild	Das Bild wird gespeichert und erscheint in der Seitenleiste.
Einstellungen > Branding	Logo, Favicon, E-Mail-Header	Die Bilder werden gespeichert. Nur der Inhaber kommt hier hin.

Wo es nur so aussieht

Verträge. Oben rechts steht Vertrag hochladen. Die Schaltfläche ist ausgegraut.

E-Rechnung. In der Tabelle gibt es einen Knopf zum Umwandeln mit Datei hochladen. Auch dieser ist ausgegraut.

Personal. In der Mitarbeiter-Ansicht steht der Hinweis „Dokumenten-Upload folgt in Phase 3 (DMS-Integration)". Ein Feld dafür gibt es nicht.

Buchhaltung. Der Import liest deine E-Rechnung aus und legt daraus einen Beleg an. Die Datei selbst wird dabei nicht abgelegt. Willst du sie aufbewahren, lade sie zusätzlich ins DMS.

Was du vorher brauchst

Was	Wo du es prüfst	Wozu du es brauchst
Rolle Inhaber oder Administrator	Einstellungen > Mitglieder	Mit der Rolle Mitglied kannst du im DMS nichts hochladen.
Freies Kontingent	DMS > Kachel Speicher	Ist der Speicher voll, bricht der Upload ab.
Datei unter 50 MB	auf deinem Rechner	Größere Dateien lehnt DARION-AI ab.

So läuft ein Upload ab

Modul öffnen. Klick in der Seitenleiste auf DMS.
Fenster öffnen. Klick oben rechts auf Upload.
Datei wählen. Klick im Feld Datei auf die Auswahl und nimm die Datei von deinem Rechner.
Angaben ausfüllen. Trag Titel und Beschreibung ein und wähle einen Ordner.
Absenden. Klick auf Hochladen.

Ziehen und Ablegen gibt es nicht. Die Datei kommt ausschließlich über das Feld Datei herein.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

Es erscheint die Meldung „Dokument wurde hochgeladen", danach schließt sich das Fenster von selbst. Die Datei steht jetzt in der Karte Dokumente.

Die Kachel Files gesamt ist um eins gestiegen. Die Kachel Speicher zeigt einen höheren Wert.

Die beiden Grenzen

Je Datei gelten 50 MB. Ist die Datei größer, meldet DARION-AI „Datei zu groß (max. 50 MB)".

Je Arbeitsbereich gelten 10 GB. Das ist der Standardwert, solange für euch nichts anderes hinterlegt ist. Ist er erreicht, meldet DARION-AI „Speicher voll".

Der Zusatz „Limit: 100 GB" ist falsch. Er steht als fester Text unter der Kachel Speicher im DMS. Euer tatsächliches Kontingent beträgt 10 GB. Eine Warnung, bevor der Speicher voll ist, gibt es nicht. Der Upload bricht erst ab, wenn nichts mehr frei ist.

Welche Dateitypen durchgehen

Das Auswahlfeld schränkt nichts ein. Du kannst jede Datei auswählen, aber gespeichert werden nur diese Formate:

Dokumente: PDF, DOC, DOCX, TXT
Tabellen: XLS, XLSX, CSV
Präsentationen: PPT, PPTX
Bilder: JPG, PNG, WEBP, GIF
Archive: ZIP

Alles andere schlägt fehl. Die Meldung lautet dann nur „Upload fehlgeschlagen" und nennt den Grund nicht. Wandle die Datei in diesem Fall vorher in ein PDF um.

Häufige Aufgaben

Eine neue Version ablegen

Öffne im DMS beim gewünschten Eintrag den Detailbereich über das Augen-Symbol. Klick dort auf Neue Version hochladen und wähle die neue Datei. Trag eine Änderungsnotiz ein.

Der alte Stand rutscht danach in die Liste Versionen. Er bleibt dort dauerhaft stehen.

Sehen, wie voll euer Speicher ist

Die Kachel Speicher im DMS zeigt die Summe aller Dateigrößen. Gezählt werden nur deine eigenen Uploads.

Die Kachel zeigt weniger an, als tatsächlich belegt ist. Sie summiert nur die Dateien, die du selbst hochgeladen hast. Das Kontingent gilt dagegen für den gesamten Arbeitsbereich und zählt auch Dateien mit, die außerhalb des DMS entstanden sind, etwa euer Logo. Es kann also vorkommen, dass die Kachel 0,4 GB anzeigt und ein Upload trotzdem mit „Speicher voll" abbricht. Nimm die Zahl deshalb nicht als Grundlage für eure Kapazitätsplanung.

Wer die Datei danach sieht

Nur du selbst. Im DMS sieht jede Person ausschließlich die Dateien, die sie selbst hochgeladen hat. Deine Kolleginnen und Kollegen finden deine Dateien nicht, auch der Inhaber nicht.

Der Grund liegt in der Berechtigung. Für die gemeinsame Sicht wäre ein zusätzliches Recht nötig, und dieses Recht bekommt keine der drei Rollen. Eine Freigabe je Ordner oder je Person ist angelegt, aber nicht bedienbar.

Plant das ein, bevor ihr das DMS als gemeinsame Ablage einführt. Solange das so ist, taugt es nur als persönliche Ablage.

Wer darf was

Was du tun willst	Mitglied	Administrator	Inhaber
Eigene Dateien und deren Angaben ansehen	ja	ja	ja
Dateien ins DMS hochladen	nein	ja	ja
Eine neue Version ablegen	nein	ja	ja
Eine E-Rechnung in der Buchhaltung importieren	nein	ja	ja
Ein Profilbild hochladen	ja	ja	ja
Logo, Favicon und E-Mail-Header hochladen	nein	nein	ja
Dateien anderer Personen sehen	nein	nein	nein

Die Rolle gilt für den gesamten Arbeitsbereich, nicht für einzelne Module. Eine Abstufung, mit der jemand nur Dateien hochladen darf, gibt es nicht.

Auf dem Handy blendet das DMS alle Schaltflächen zum Schreiben aus. Zum Hochladen nimm den Rechner.

Was es noch nicht gibt

Herunterladen und Vorschau. Eine hochgeladene Datei kannst du im DMS weder öffnen noch zurückholen. Sichtbar sind nur Titel, Dateityp, Größe und die Liste der Versionen. Behalte deine Dateien deshalb zusätzlich auf eurem eigenen Laufwerk.

Eine alte Version öffnen. Die Liste Versionen zeigt nur Nummer und Größe. Wiederherstellen kannst du eine alte Version nicht.

Die gemeinsame Sicht auf alle Dateien. Siehe den Abschnitt oben.

Ziehen und Ablegen. Es gibt kein Feld, auf das du eine Datei ziehen kannst.

Ein E-Mail-Eingang für Belege. Eine Mailadresse, an die ihr Rechnungen schickt, gibt es nicht.

Eine Warnung bei fast vollem Speicher. Es meldet sich erst, wenn nichts mehr frei ist.

Dateien an Datensätzen anderer Module. An einem Kontakt, einem Projekt oder einem Ticket hängt keine Datei.

Wenn etwas nicht klappt

„Datei zu groß (max. 50 MB)". Teile das Dokument auf oder speichere das PDF kleiner.

„Speicher voll". Euer Kontingent von 10 GB ist belegt. Lösche nicht mehr benötigte Dateien oder frag mehr Speicher an. Denk daran, dass die Kachel Speicher nur deine eigenen Dateien zählt. Belegt haben den Platz möglicherweise Kolleginnen und Kollegen. Zum Löschen brauchst du die Rolle Inhaber oder Administrator.

„Upload fehlgeschlagen" ohne weitere Angabe. Meistens liegt es am Dateityp. Prüf die Liste der Formate oben und wandle die Datei um.

Ich finde die Datei einer Kollegin nicht. Das ist so. Jede Person sieht nur ihre eigenen Uploads.

Ich brauche die Datei zurück. Über das DMS kommst du nicht an sie heran. Nimm dein eigenes Exemplar.

Im Formular fehlt ein Feld für Dateien. Außerhalb des DMS gibt es keines. Lade die Datei ins DMS und verweise im Text darauf.

Verwandt

DMS: Ordner, Tags, Suche und Aufbewahrungsfristen.
Buchhaltung: Wie der Import einer E-Rechnung abläuft.
Rollen und Berechtigungen: Welche Rolle was darf.
KI-Helfer: Was die Freigabe eines Dokuments heute bewirkt.